淺析軍隊高等教育自學考試檔案的規范管理

王磊 王玉麗

摘 要：對檔案的規范化、科學化管理是做好軍隊高等教育自學考試管理的基礎和前提。深入分析軍隊高等教育自學考試檔案的特點及管理中存在的現實問題，從思想上強化檔案意識、建立有效的檔案管理制度及加強檔案管理的信息化建設三個方面提出軍隊自學考試檔案管理的改進措施，能夠有利促進軍隊高等教育自學考試檔案管理的規范化建設。

關鍵詞：軍隊高等教育自學考試;檔案;規范管理

中圖分類號：G726.9 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）13-0227-02

軍隊高等教育自學考試檔案是軍隊高等教育自學考試過程中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。軍隊高等教育自學考試隸屬于國家高等教育自學考試體系，是經國家教育行政部門批準的對軍隊人員進行以學歷繼續教育為主的高等教育國家考試。在考試計劃的制定、考生報名、考試的組織、成績的發放、畢業審核和學位授予等環節都會產生不同載體、不同形態的原始記錄，對這些原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、編目等工作則是形成了軍隊高等教育自學考試檔案的管理[1]。

1 軍隊高等教育自學考試檔案的特點

1.1 軍隊自學考試檔案材料數量大，種類多，覆蓋面廣

首先，從考試專業看，軍隊自學考試涉及學歷層次分為大專和本科，其中大專有15個專業，本科15個專業，涵蓋社會科學、自然科學等各方面。大專、本科加在一起兩百多門考試課程，考生在這么多課程的學習、考試過程中形成的考籍檔案、轉考免考、畢業論文、試卷等多種材料都是屬于自學考試檔案的范疇。檔案材料的構成復雜，檔案管理工作面臨的難、多、雜、冗的程度可想而知。

其次，從報考人員來看，2017年軍隊高等教育自學考試實行改革，報名對象為現役軍官、士官和非現役文職人員。在改革前，軍隊自學考試招生對象除了以上三類人員還包括非現役公勤和職工，這兩類人員中未畢業的考生還可以繼續參加考試直至畢業，因此考生的人員構成類別復雜，年齡、前置學歷、政治面貌等也各不相同。

第三，從檔案種類來看，除了傳統紙質檔案，軍隊由于其保密的特殊性，電子類的信息需要用光盤刻錄才能傳入電腦，因此又多了一種光盤載體的電子檔案，軍隊自學考試檔案具有載體多樣化的特點。

1.2 軍隊自學考試檔案的來源多樣化

軍隊自學考試的檔案主要來源于以下幾個方面：一是上級主管部門在貫徹執行國家高等教育自學考試方針政策、制定軍隊自學考試具體政策和業務規范、制定開考專業規劃等過程中下發的相關政策、規定和章程等文件;二是各專業主考院校在制訂開考專業考試計劃、編寫課程考試大綱和教材等業務環節中產生的文件材料;三是各考點在擬制上報考試實施方案，編排設置考場，接收、保管和傳送試卷等考務組織環節產生的文件;四是考生在報名、報考、申請畢業、申請學位等環節中產生的文件材料等。

1.3 軍隊自學考試檔案的形成持續時間長，變動頻繁

軍隊高等教育自學考試在改革后規定的結業年限為6年，考生只要在規定時間內完成所有規定課程的考試，取得合格成績提交畢業論文合格即可申請畢業，這種馬拉松式的考試會使檔案的形成持續時間長;加之軍人由于職業的特殊性因為執行任務而無法參加考試的情況時有發生，轉考頻繁，從而造成自學考試檔案的變動頻繁[2]。

1.4 自學考試檔案的實用價值大

自學考試檔案真實記錄了考生在整個學習、考試中的動態，具有重要的實用價值。首先，從考生的角度看，軍隊高等教育自學考試的考生以士官為主，自學考試是士官提升學歷水平的主要途徑，士官個人的成績、畢業檔案、學位檔案等在其晉級晉職、轉業安排時為領導的決策提供依據;其次，對于主考院校來說，考生檔案為其研究、制定學習內容和考試標準提供參考。通過對歷次考試試題和考生答題情況的分析總結，掌握考生的學習情況，提高下一次考試試題的針對性。

2 軍隊高等教育自學考試檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理集中化程度不夠，出現“分散管理、各自為政”的情況

軍隊自學考試檔案形成的渠道較多，采取的是分級分專業的獨立管理模式[2]。各專業分別管理本專業考生的檔案;每個專業又有主考院校、考點等多個辦考機構，每個機構在自學考試的管理運行中又會產生與工作、職能相關的材料檔案，這些檔案又是分別由各機構自行保管;在辦考機構內部，由于軍人職業的特殊性，因為調動、轉業等原因轉崗的情況比較常見，檔案管理人員變動頻繁，致使要調檔查看時需要找不同的人在不同的電腦上查找，檔案處于分散管理的狀態。這種“分散管理”的狀態一定程度上也反映出檔案管理人員缺乏對檔案信息資源的整合意識。

2.2 檔案管理缺乏健全有效的運行機制

2.2.1 缺乏統一的管理制度

雖然各主考院校、各考點都有自己的檔案管理，但是由于缺乏統一的檔案管理制度，每個機構職責范圍內應收集的檔案內容、檔案類別、收集時間節點等沒有具體的統一的規定和要求，有可能造成檔案收集的不全和檔案管理的質量不高。

2.2.2 缺乏專職專業化的檔案管理員

沒有專職專業化的檔案管理員是軍隊自學考試檔案管理中一個很突出的問題，檔案管理人員多是兼職且變動頻繁，人員缺乏專業知識，導致檔案的收集、整理、保管等環節很不專業化，降低了檔案的收集質量進而影響了檔案的實用價值。

2.2.3 缺乏有效的監督機制

自學考試檔案的收集保管一直以來是各個考試機構自行把控，沒有監督機構也沒有監督機制，收集保管利用的質量如何也沒有評估，容易出現檔案管理的各個環節把關不嚴的情況，弱化了檔案的服務效應。

2.3 檔案管理的信息化水平滯后

當前，軍隊自學考試的有些辦考機構的檔案管理的信息化程度比較滯后，有的還停留在依靠手工方式對材料進行歸檔和管理，耗時費工，大大降低了工作效率;同時，由于人員反復接觸檔案材料，也加速了檔案實體的磨損和老化，是一種相當落后的檔案工作方式，已經不適應檔案工作信息化建設的要求。

3 提升軍隊自學考試檔案管理水平的對策

軍隊自學考試畢業證書由主考院校同軍隊高等教育自學考試委員會聯合頒發，考生取得畢業證書后可以參加全國統一的研究生考試。自學考試本科畢業證書在考生今后的工作、升職、評級評職稱以及參加相關資格考試上都是一個有效的通行證。自學考試被越來越多的人選擇作為提升學歷水平的重要途徑，隨著報考人數的逐年遞升，軍隊舉行自學考試的規模不斷擴大，隨之生成的自學考試檔案越來越多，考生對檔案的利用頻率也不斷提高。如何提升軍隊自學考試檔案的管理水平，更好的服務于軍隊自學考試教育事業是一個值得探討的問題。

3.1 思想上要強化檔案意識，加強對自學考試檔案管理的重視

各級辦考機構雖然都對自學考試檔案進行管理，但思想上重視的程度還不夠，僅僅是將自學考試檔案作為考試的衍生品進行保管，“重藏輕用”的思想依然存在，并沒有意識到自學考試檔案今后會發揮的重要作用。

提升自學考試檔案管理水平首先必須從思想上重視自學考試檔案的管理，確保管理制度的落實，要充分認識到檔案以后會發揮的重要作用，強化自學考試檔案意識，從源頭上改變“重藏輕用”的錯誤認識，這是做好檔案工作的關鍵;其次要加強檔案隊伍建設，配備責任心強、態度端正、具備一定專業知識的專職檔案管理人員，定期對檔案管理人員進行培訓和考核。

3.2 建立行之有效的檔案管理制度

軍隊自學考試因其考程長、報考人數多使得檔案的收集、整理工作具有一定的復雜性和難度，為了避免檔案管理的雜亂無章，各辦考機構的檔案管理必須建立統一的制度和標準，使得檔案工作有章可循。

首先是建立一套完善的歸檔制度。明確各辦考機構關于軍隊自學考試檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式，哪些文件材料必須定期歸檔，哪些文件材料是不定期歸檔要有明確的要求，確保及時全面的收集考生在整個報考過程中形成的檔案材料，避免出現材料積壓、丟失的情況;其次是建立檔案材料報送制度。軍隊自學考試檔案采用的分級管理模式容易造成考生的檔案材料在多個辦考機構之間流轉，有些是分布在不同的辦考機構中，為了防止在檔案遞送過程中出現材料丟失的情況，必須建立檔案材料的報送制度，明確各辦考機構在檔案管理上的職責分工，規范各辦考機構檔案材料報送的流程和時間，防止出現檔案管理上的盲區和重復管理的現象;第三是加強對入庫檔案實體的科學管理。檔案入庫之后要按一定的分類標準整理存放，登記造冊，做好檢索目錄方便查詢;落實檔案出入庫制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、檔案編號和借閱人信息，對歸還的檔案認真檢查，嚴防檔案材料丟失或破壞。軍隊自學考試檔案除了具備檔案本身的特點之外還有保密性這個突出的特點，對檔案的安全管理就顯得尤為重要，無論是管理者還是使用者都要有較強的保密意識;同時為延緩檔案的老化，延長檔案的壽命，在實體管理上要做到“十防”，即防水、防光、防盜、防磁、防高溫、防有害氣體、防潮、防鼠、防塵、防蛀;第四是建立健全檔案管理崗位職責制，將責任切實落實到人，檔案管理人員除了要具備熟練的業務技能，還必須要有較強的責任意識和服務意識。

3.3 加強自學考試檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化一直是檔案工作者追求的目標。自學考試檔案的信息化建設是指通過引進先進的設備和技術實現自學考試檔案的實體管理向檔案實體的數字化信息管理的轉變過程。通過這樣的一個轉變，既可以實現自學考試檔案信息的數字化和網絡化，有效的保護檔案實體，也可以實現自學考試檔案信息的接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化，提升檔案管理工作的效率和水平，方便不同的辦考機構之間實現電子檔案的共建共享，更好更高效的為廣大考生服務。自學考試檔案管理的信息化建設對技術、設備、環境和人員素質都提出了更高的要求，首先需要各級辦考機構加大對技術、設備和環境的資金投入，配備先進的計算機、掃描儀和管理軟件，做好軍事綜合信息網的安全保護工作;其次，檔案信息化建設是一項長期的工作，不是一朝一夕就能建成的，它要求檔案管理人員必須加強對新計算機技術、信息技術的學習，不斷提升自身的綜合素質，與時俱進，才能適應信息化這個社會發展的大趨勢。

總之，軍隊院校要大力開展自學考試檔案管理工作，以現有的檔案管理工作為基礎[3]，引入先進的技術和科學的檔案管理理念，構建科學化、規范化的自學考試檔案管理體系，促進整個軍隊自學考試教育事業的發展。

參考文獻

[1] 楊曙光.淺談高校自學考試的檔案管理[J].中國科技信息，2005（12）：43.

[2] 唐覓.論軍隊高等教育自學考試檔案的規范化管理[J].經營管理者，2010（15）：269.

[3] 李磊.高校自考助學檔案管理模式研究[J].蘭臺世界，2014（20）：69.