新時期高校檔案數(shù)字化管理的意義

摘 要：隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中有著更加廣闊的應(yīng)用空間，其中在高校檔案管理工作中也漸漸的注重采用信息技術(shù)來完成各項(xiàng)管理。對各個行業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理的新要求。高校中的相關(guān)管理人員要積極的順應(yīng)社會的發(fā)展潮流，跟上社會發(fā)展的腳步，為促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，本文將圍繞新時期高校檔案數(shù)字化管理的意義為主題來展開分析，通過詳細(xì)的了解當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理薄弱環(huán)節(jié)和在新時期中完善高校檔案數(shù)字化管理的可行性對策，再分析高校檔案數(shù)字化管理的意義和價值。

關(guān)鍵詞：新時期;高校檔案數(shù)字化管理;意義

一、針對于當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理薄弱環(huán)節(jié)的分析

1.高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度有待進(jìn)一步完善。當(dāng)前高校中的檔案管理信息技術(shù)正在不斷的優(yōu)化和完善，同時高校中的檔案數(shù)量也不斷的增加，促使高校檔案的管理工作出現(xiàn)了一定的改變。數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)給原本的高校檔案管理工作造成了沖擊和影響，進(jìn)一步導(dǎo)致高校檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)有待完善。本身數(shù)字化檔案管理就是高校檔案管理部門中具有特殊性的工作內(nèi)容，需要高校具有專業(yè)性較強(qiáng)的管理人員來按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完成對檔案資料的整理和保存工作，但是在實(shí)際的檔案管理工作中高校雖然開始合理的利用數(shù)字化檔案管理模式，可是由于自身沒有形成良好的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺少制度的約束，從而容易出現(xiàn)各種違規(guī)操作行為出現(xiàn)，這就對數(shù)字化檔案管理工作的順利開展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。在這種制度不全面的背景下我國高校檔案管理工作隨之出現(xiàn)責(zé)任不明確、交接工作不合理等問題，對高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步形成阻礙，甚至還會導(dǎo)致一些檔案內(nèi)容丟失的現(xiàn)象。

2.高校檔案數(shù)字化管理內(nèi)容不夠全面。在高校中一般學(xué)科建設(shè)是比較完善的，在培養(yǎng)不同專業(yè)的學(xué)生時，一般也都會開設(shè)多樣化的專業(yè)課程，但是在各種因素的影響下，導(dǎo)致教學(xué)活動較為復(fù)雜，并且具有分散性的特點(diǎn)，這種問題的存在就會給高校檔案管理工作造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，檔案資料不能及時的收集和歸檔整理，容易出現(xiàn)高校檔案資料丟失的情況，檔案資料缺乏完整性和專業(yè)性，對高校檔案管理工作的全面優(yōu)化和更新增添難度。所以在新時期高校中的相關(guān)管理人員要重視和加強(qiáng)對檔案資料收集和整理工作，盡快采取有針對性的措施來處理這一難題。除此之外，高校檔案數(shù)字化管理工作中還存在技術(shù)實(shí)施落后的現(xiàn)象。數(shù)字化管理模式的開展對高校的檔案管理設(shè)備提出了更高的要求，高校需要全面的更新和完善基礎(chǔ)設(shè)施才能體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的價值和作用，但是，在實(shí)際的工作中一些高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的投資較少，從而在很大程度上導(dǎo)致檔案管理優(yōu)化工作不能開展，限制了高校檔案數(shù)字化水平的顯著提升。在面對上述種種問題時高校的相關(guān)管理人員一定要足夠重視，采用具有針對性的措施來改善各種薄弱環(huán)節(jié)。

二、針對在新時期中完善高校檔案數(shù)字化管理可行性對策的分析

1.進(jìn)一步優(yōu)化和完善高校檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施。進(jìn)一步優(yōu)化和完善高校檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施能夠確保其穩(wěn)定更新，檔案管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。在新時期高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)部門要全面的分析和研究，然后有針對性的在硬件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面進(jìn)行深化建設(shè)，像服務(wù)器、交換機(jī)、計算機(jī)以及檔案資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等，具有條件的高校還可以加大在復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等方面的投資力度，當(dāng)各種硬件平臺完善以后才能確保高校檔案數(shù)字化管理正常進(jìn)行。高校在探究和分析檔案數(shù)字化管理中需要認(rèn)識到管理系統(tǒng)其實(shí)就是整個管理體系的核心和關(guān)鍵，只有提升管理系統(tǒng)的專業(yè)性和穩(wěn)定性才能促使管理系統(tǒng)的操作更加準(zhǔn)確，體現(xiàn)出管理系統(tǒng)的價值和作用，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量和效率的顯著提升，讓高校檔案數(shù)字化管理的安全性和實(shí)效性得到滿足。需要注意的是，在這一完善過程中一定要保證高校檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性，也就是要求管理工作人員采用更安全的管理軟件和系統(tǒng)。這同時也對研發(fā)部門提出了更高的要求，要在日后加強(qiáng)對軟件及硬件的研發(fā)。

2.培訓(xùn)專業(yè)性較強(qiáng)的高校檔案數(shù)字化管理工作人員。對管理工作人員進(jìn)行專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，是體現(xiàn)出我國高校檔案數(shù)字化管理價值和意義的保障，本身在新時期我國就缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作人員，這種問題的存在嚴(yán)重阻礙了高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理人才已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的管理需求，高校需要加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)才是當(dāng)前的重點(diǎn)工作之一。高校要積極的聘用擁有良好檔案管理專業(yè)素質(zhì)以及數(shù)字化管理技術(shù)的復(fù)合型人才，還要組織當(dāng)前正在從事高校檔案數(shù)字化管理的工作人員參與數(shù)字化管理的教育和學(xué)習(xí)，通過這種手段來提升檔案管理工作人員的數(shù)字化意識和能力。除此之外，在實(shí)際的高校檔案數(shù)字化管理教育培訓(xùn)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要注重為其進(jìn)行創(chuàng)新教育，促使高校檔案數(shù)字化管理人員在接受學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時形成良好的創(chuàng)新意識，這種創(chuàng)新意識的形成能夠在后期管理工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的利用管理技術(shù)，也可以合理的結(jié)合檔案管理工作的各種要求來提升自身的知識體系。

三、針對新時期高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)實(shí)意義的探究和分析

1.顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。在新時期，高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義體現(xiàn)在能夠顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。科學(xué)的在高校檔案管理工作中融入智能化管理系統(tǒng)能夠?yàn)閿?shù)字化管理工作的開展提供保障，能夠讓高校檔案管理工作中的檢索編碼自動生成，大幅度的提升高校的檔案管理效率。在高校數(shù)字化檔案管理工作中，管理工作人員要采用數(shù)字技術(shù)來完成管理，這種工作模式改變了以往傳統(tǒng)落后的檔案管理的局限性，能夠在遠(yuǎn)程操作的幫助下，提升高校檔案管理工作的及時性和有效性。信息操作系統(tǒng)的應(yīng)用也可以將高校檔案資源的實(shí)際利用情況以一種直觀的形式全面的展現(xiàn)出來，這種工作形式能夠更方便高校檔案管理工作人員對已經(jīng)借閱的檔案開展追蹤管理工作，顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的整體效果，避免了高校檔案資源丟失等不良情況的發(fā)生。

2.有利于拓展高校檔案數(shù)字化管理資源建設(shè)途徑。高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義體現(xiàn)在拓展其管理資源建設(shè)途徑。在高校檔案資源管理工作中實(shí)施數(shù)字化管理，采用順應(yīng)新時期發(fā)展的計算機(jī)技術(shù)來建立完善的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的全面搜集整合以及集中化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，真正意義上提升高校檔案管理的效果和水平。當(dāng)高校采用數(shù)字化管理檔案以后，大部分的高校都堅(jiān)持開放性的基本原則，可以為教研工作人員和學(xué)生們借閱檔案資料，幫助教研人員和學(xué)生能夠自覺的將檔案進(jìn)行歸檔處理，那么高校檔案數(shù)字化管理資源獲取的途徑得到了拓展。而且針對在高校檔案管理工作中經(jīng)常見到的，不配合檔案資源整合和歸檔的情況來說，如果合理的借助數(shù)字化管理形式，那么檔案管理工作人員就可以對其開展審查和督促，促使其能夠完成上交工作，確保高校檔案資料的完整性和全面性。

3.實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理中各種資源的共享。高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義還體現(xiàn)在能夠?qū)崿F(xiàn)各種資源的共享。隨著社會的發(fā)展，我國的信息技術(shù)也有著更加廣闊的進(jìn)步空間，這就給檔案資源數(shù)字化管理提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在新時期中漸漸的摒棄了傳統(tǒng)的管理方式以及檢索系統(tǒng)，管理的工作隨之變得更加安全和專業(yè)，管理的通用性大幅度的提升。第一，高校檔案管理系統(tǒng)中的技術(shù)安全防范系統(tǒng)能夠提升檔案資源的安全性，促使高校檔案管理工作完成優(yōu)化和完善。第二，檔案數(shù)字化管理可以合理的利用網(wǎng)絡(luò)平臺來實(shí)現(xiàn)整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部檔案的共享，促使檔案資源能夠科學(xué)的利用，提升高校檔案資源管理的利用效率。第三，當(dāng)學(xué)生和教師在共享和利用檔案資源中，能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，同時高校中的檔案管理部門就能夠?qū)?shù)據(jù)管理系統(tǒng)完善和優(yōu)化，提升管理的專業(yè)性和可靠性。由此可見，高校數(shù)字化檔案管理工作的開展，將會為高校檔案資源的共享和利用提供保障，而且高校檔案資源的保護(hù)力度也會提升。

4.教學(xué)活動推廣的必然需求。除此之外，將高校檔案數(shù)字化處理能夠全面的記錄各種教學(xué)活動的視頻、PPT等特殊檔案，所以說在當(dāng)前新時期中高校檔案數(shù)字化管理也是教學(xué)互動活動推廣的需求。例如，當(dāng)高校參加精品課程評選時，需要將高校具有特色的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化來完成上報參評，通過這種手段來促進(jìn)高校特色課程的知名度和學(xué)科建設(shè)工作的開展。而且教學(xué)檔案數(shù)字化還可以令學(xué)術(shù)會議以及文化活動等多樣化的形式來達(dá)到跨區(qū)域的教學(xué)交流，和傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理相比，高校檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案無損害的展示。

四、總結(jié)

通過上述問題的分析，我們充分的意識到，在新時期中高校檔案管理工作采用數(shù)字化管理模式的重要性和必要性。但是不可否認(rèn)，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理工作中依然存在著各種薄弱環(huán)節(jié)，有待進(jìn)一步完善，主要包括管理制度不夠完善以及管理內(nèi)容不夠全面等，這就要求高校檔案數(shù)字化管理人員要優(yōu)化和完善基礎(chǔ)設(shè)施以及提升工作人員自身的專業(yè)性技能，只有這樣才能全面的體現(xiàn)出高校檔案數(shù)字化管理的意義，顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率，有利于拓展高校檔案數(shù)字化管理資源建設(shè)途徑以及實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理中各種資源的共享，為各項(xiàng)工作的開展提供保障和支持，為實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的合理利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：張鵬（1985-），男，山東濰坊人，本科，工程師，研究方向是檔案信息化、信息資源管理。南京市浦口區(qū)雨山西路86號南京審計大學(xué)，211815。