淺析高校“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享平臺的建設(shè)

周美玲

摘 要：本文基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，結(jié)合新形勢下人事檔案數(shù)字化的要求，在明確高校“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享平臺為主體的前提下，從平臺運(yùn)作流程的設(shè)計、平臺實現(xiàn)功能等方面提出構(gòu)建人事檔案共享平臺的設(shè)想，力求改善高校人事檔案利用工作中存在的不足，真正實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多“跑腿”，讓群眾少跑路。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;人事檔案;共享

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案提出背景

“互聯(lián)網(wǎng)+”一詞最早是由于揚(yáng)在公開場合中首次提出，此后，以馬化騰為首的互聯(lián)網(wǎng)先行者多次提及互聯(lián)網(wǎng)+的概念，最終被國家認(rèn)可并被納入政府工作報告。2015年3月，李克強(qiáng)總理確定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念這才真正為眾人熟知。“互聯(lián)網(wǎng)+”是以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ)，利用信息通信技術(shù)與各行業(yè)的跨界融合，推動產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，并不斷創(chuàng)造出新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)與新模式，構(gòu)建連接一切的新生態(tài)。在“”互聯(lián)網(wǎng)+“”各行業(yè)盛行之時，人事檔案的數(shù)字化工作也開始逐步要求在各單位中開展。顧名思義，“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案是指在借用互聯(lián)網(wǎng)這一平臺下，將數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行跨部門、跨地域的共享。

二、高校“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享模式構(gòu)建

檔案數(shù)字化是信息化時代下的必然要求，是提高辦公效率、科學(xué)規(guī)范化管理和充分利用檔案資源的重要渠道。人事檔案數(shù)字化工作中涉及多個子系統(tǒng)，需要專業(yè)的人員進(jìn)行圖像處理來保證人事檔案的清晰度，同時為了確保組織系統(tǒng)干部檔案數(shù)據(jù)的兼容性，在已完成人事檔案數(shù)字化工作的單位中目前大部分采取外包的方式進(jìn)行此項工作。

1.明確模式中的主體

高校“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享機(jī)制中主要有以下三個主體：

（1）來源主體。通過筆者多年的人事檔案工作實踐中得知，高校人事檔案的來源主要有：各部門、各學(xué)院移交過來的考核材料、工資單、在職學(xué)歷學(xué)位材料、出國進(jìn)修材料等;教職工本人移交過來的獎勵材料等;其它如教職工去世后由家屬移交過來的死亡證明等。

（2）服務(wù)主體。人事檔案室是在人事檔案共享模式中的服務(wù)主體，是接收檔案來源和提供利用的對接窗口，服務(wù)主體要做好接收材料的清點、存檔工作的同時還需要積極向需要利用的群體提供利用，做好聯(lián)系兩者紐帶的作用。

（3）利用主體。利用主體是指需要對人事檔案進(jìn)行查詢利用的主要對象。主要包括：

①教職工本人。教職工是高校人事檔案中常見的利用主體，因?qū)W歷再造、職稱評聘等的需要，需要從個人人事檔案中復(fù)印相關(guān)材料。

②教職工的家屬。教職工的人事檔案是永久存放于人事檔案庫房中，直至去世死亡后仍然留存，其家屬時常需復(fù)印其檔案用作于遺產(chǎn)公證等。

③各部門、各學(xué)院。各部門、各學(xué)院既是人事檔案的來源主體，又是人事檔案的利用主體，在對自己部門或?qū)W院所管轄范圍內(nèi)的人員檔案存在利用需求，如查詢教職工的入黨信息等。

④其他有涉及工作需要的人員。除了上述的利用主體外，有些不存在聯(lián)系的人員因為某種正當(dāng)理由需要提出查詢他人人事檔案的，在符合條件并材料齊全的情況下均可以提供查詢利用。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享平臺規(guī)劃設(shè)計

在高校人事檔案共享機(jī)制圖（1）框架的指導(dǎo)下，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案共享平臺，形成一個服務(wù)主體授予利用主體查詢指定人員人事檔案權(quán)限并提供利用功能的共享路徑。

當(dāng)利用主體因某一特定原因需要在查詢并復(fù)印相關(guān)人員的人事檔案時，登錄共享網(wǎng)絡(luò)平臺并像服務(wù)主體提出申請，提出申請的同時附上相關(guān)的證明材料，例如校內(nèi)部門提供查閱登記表，校外人員提供身份證復(fù)印件及親屬關(guān)系證明等。服務(wù)主體接收到利用主體的利用請求后，需及時進(jìn)行校驗并進(jìn)行選擇性反饋，校驗利用主體是否符合利用條件，不符合直接將理由反饋給利用主體，若符合利用條件，服務(wù)主體則通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器將共享平臺密鑰授予給利用主體，并對利用內(nèi)容進(jìn)行指定。利用主體接收到密鑰后便可登錄共享平臺對服務(wù)主體指定共享的人員人事檔案進(jìn)行查看，有需要復(fù)印的情況下提出復(fù)印申請并加蓋電子印章，當(dāng)利用主體完成查詢利用后退出平臺。整個共享平臺流程如下圖（2）：

3.人事檔案共享平臺實現(xiàn)功能

（1）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確讀取。人事檔案是重要的檔案材料，對于個人及單位而言都具有重要的憑證作用，在工作和生活中發(fā)揮著重要的作用。因此，在實現(xiàn)人事檔案共享平臺之前應(yīng)當(dāng)完成中組部要求的“三齡二歷一身份”的審核工作，并在審核工作中補(bǔ)充干部人事檔案所缺的材料，在保證人事檔案完整性的基礎(chǔ)上實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化，尤其是在后期的管理中，需要對新移交過來的人事檔案進(jìn)行掃描、處理、增添新紀(jì)錄，只有完整的人事檔案才能滿足不同利用主體的需求，將數(shù)據(jù)準(zhǔn)確供給，保證數(shù)據(jù)的真實性、完整性。

（2）檔案信息特定利用。高校的人事檔案室是容納學(xué)校所有教職工的人事檔案的場所，數(shù)字化后形成的數(shù)據(jù)庫是由不同的子數(shù)據(jù)庫構(gòu)成，每個人的人事檔案形成一個子數(shù)據(jù)庫，多個子數(shù)據(jù)庫共同形成總的人事檔案共享數(shù)據(jù)庫。當(dāng)利用者提出利用需求時往往都是針對某一特定的人，這就要求服務(wù)主體可以通過平臺向利用主體推送指定人員的檔案信息，而不是將所有人員檔案全部推送，既保證檔案利用的針對性，又保證了檔案信息的安全性。

（3）一站式服務(wù)。本著讓數(shù)據(jù)多“跑腿”，讓群眾少跑路的原則，能在互聯(lián)網(wǎng)共享平臺上實現(xiàn)的服務(wù)盡可能在平臺上完成。對于常規(guī)性利用的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)定固定的流程，從用戶提出利用申請--服務(wù)主體校驗并發(fā)送數(shù)據(jù)--平臺查詢利用--自主打印這一流程，免去利用主體來回奔波的辛勞，真正意義上實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的跨空間共享。

4.建立安全保護(hù)機(jī)制

信息化時代，信息的安全問題成為了首要問題。為了保證人事檔案信息的安全，保證利用主體在登錄共享平臺進(jìn)行利用時候的穩(wěn)定、通暢，需要建立完善的人事檔案共享平臺安全保護(hù)機(jī)制。

（1）平臺穩(wěn)定維護(hù)機(jī)制。人事檔案共享平臺在使用的過程中有可能會出現(xiàn)認(rèn)證錯誤、用戶名無效等數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部錯誤，也有可能因為供電不穩(wěn)定造成數(shù)據(jù)庫無法正常使用等外部隱患。為了維護(hù)平臺使用的穩(wěn)定性，這就要求需要提前做好預(yù)案，在服務(wù)器中安裝備用電源，并開發(fā)數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，保證平臺的長效運(yùn)行。

（2）安全防護(hù)機(jī)制。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的時代，網(wǎng)絡(luò)信息安全成為安全防護(hù)工作中的重中之重，這就要求共享平臺需要有完備的安全系統(tǒng)，包括病毒防衛(wèi)軟件、防火墻等。

（3）業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)提高機(jī)制。“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案是一種趨勢，更是一種挑戰(zhàn)。作為人事檔案工作人員，面對這項工程，需要增強(qiáng)適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的能力，積極參加有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)保密意識，爭取提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為利用主體提供高效、安全、快捷的服務(wù)。

三、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案并不是簡單的將人事檔案數(shù)字化，更不是一味地將所有的檔案毫無保留地推送提供利用，而是充分利用當(dāng)今主流的互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)，搭建人事檔案共享平臺，形成電子檔案數(shù)據(jù)并加以利用。無論從單位或者是個人的角度出發(fā)，都應(yīng)該抓住新時代下的機(jī)遇，做好人事檔案服務(wù)利用工作。

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