簡述中等職業學校檔案管理數字化建設

周玉玲

摘 要：現階段我國的網絡技術得到了廣泛的應用，各個行業通過進行網絡化、數字化建設使自身辦公自動化水平得到了提升，推動了各行各業的發展。在中等職業學校檔案管理中，通過數字化建設能夠有效地轉變檔案管理方式以及提高檔案管理能力。從我國網絡發展角度觀察，檔案管理數字化建設趨勢成為了檔案管理工作發展的一個重要方向，我國的中等職業學校檔案管理工作進行數字化建設是順應時代發展的潮流。本文對我國的中等職業學校檔案管理數字化建設的重要性進行了分析，并且提出了一些加強我國中等職業學校檔案管理數字化建設的建議，希望能夠推動我國中等職業學校檔案管理數字化水平的提升。

關鍵詞：中等職業學校;檔案管理;數字化建設

引言

檔案信息是學校在進行運行過程中所產生的資料，是不斷地積累學校歷史以及辦學資料而形成的，同時對于學校各項評估工作有著重要的影響，是中等職業學校開展其他工作的基礎，同時會影響到學校教學質量以及管理水平的評估工作。而檔案管理工作則是對檔案信息的管理，能夠為學校的發展決策提供相應的數據支持，現階段，中等職業學校也應該要不斷地調整檔案管理工作，加強檔案管理工作的信息化建設，實現檔案管理的信息化、數字化，從而更好地適應當前學校事業發展的要求。

一、中等職業學校檔案管理數字化建設的重要作用分析

1.有助于實現檔案管理的規范化

以往在進行檔案管理工作的過程中，由于采用手工管理，所以容易因為人為因素導致檔案信息受到影響，出現一些雜亂、失真、缺失等問題。導致檔案管理工作的規范化以及科學化目標不能夠有效實現。進行檔案管理數字化建設能夠通過全方面的進行檔案管理工作，并且由于取代了傳統的人工管理方式，能夠有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作問題發生的機率，使檔案管理工作得到有序性提升，同時進行中等職業學校的檔案管理數字化建設，還能夠有效的解決以往檔案管理工作中所存在的一些檔案信息惡意篡改的問題，從而使檔案管理信息的真實性以及全面性得到保障，這對于我國的檔案管理的科學化以及規范化目標的實現有著一定的推動作用。

2.有助于檔案管理工作效率的提升

檔案管理工作的內容會隨著中等職業學校的發展逐漸的增加，當前我國社會不斷發展，中等職業學校在經營和發展過程中也會涉及較多方面，這也會增加檔案管理工作的內容。所以以往的檔案管理方式，由于采用人工的方式，所以導致了檔案管理工作人員在進行的管理過程中會存在著較大的壓力，這就容易使檔案管理工作出現一定的問題。在人工管理的過程中，如果要查找一定的檔案信息，需要將檔案歸檔之后，才能夠進行使用，這對檔案管理工作的效率產生了不利的影響。進行檔案管理數字化建設之后，就能夠通過各種先進的信息化技術進行管理，首先，能夠提升檔案信息的處理速度，提高檔案管理工作的效率，其次，就是能夠降低檔案管理工作問題發生的機率，提高檔案管理工作的質量。最后，就是能夠對檔案管理工作的搜集、整理、歸納以及分析等流程進行有效的優化，從整體上提升檔案管理的管理效率。

3.提高檔案信息的應用效率

在以往的檔案管理工作中，只能夠確保檔案的整理與儲存，或者是實現單個文件的查詢與利用，導致了檔案信息使用效率比較低。而進行中等職業學校檔案信息化建設，能夠使學校形成的各類檔案管理信息以數字化的形式存儲于電腦硬盤中，工作人員可以通過各種先進的信息化構建信息查詢以及閱讀系統，設置相應的檢索工具，以便學校教職人員能夠通過檢索工具找到自己所需要的檔案信息，從而使學校檔案信息的應用效率得到提升。

二、開展中等職業學校檔案管理數字化建設的有效途徑

1.提高建設數字化檔案管理工作的理念

要開展中等職業學校檔案管理數字化建設，首先要求中等職業學校的領導人員以及檔案管理人員能夠提高自身的數字化檔案管理建設理念，提高自身對于檔案管理數字化建設的認識程度，全面認識數字化檔案管理工作在中等職業學校檔案管理工作中的重要性。同時，還應該加大學校內部教職人員對于檔案管理數字化的認識宣傳工作，從而能夠積極的配合檔案工作人員實現學校檔案管理數字化的建設。還有就是中等職業學校檔案管理人員還應該要轉變自身的檔案管理理念，并且做好靜態管理模式向動態管理模式的轉變工作，樹立管理人員良好的數字化管理意識。中等職業學校的領導人員在制定學校發展戰略的時候，還應該要從宏觀的角度上制定學校檔案管理數字化建設規劃，并且將建設規劃進行有效的落實，同時針對學校檔案管理數字化建設中存在的一些問題要進行及時的分析，及時的解決，從而確保中等職業學校檔案管理數字化建設順利地進行。

2.做好相應的數字化基礎設施建設

數字化基礎設施建設是進行檔案管理數字化建設的基礎，在進行數字化建設之前應該要獲得學校的財政支持，確保學校檔案管理數字化建設具有一定的資金支持。首先要做好計算機刻錄設備的配備工作，計算機刻錄設備是進行檔案管理數字化建設的基礎，檔案管理工作中的文件、數據、信息等都需要進行相應的刻錄存儲到電子設備中去，在選擇計算機刻錄設備的過程中，刻錄格式的通用性是采購人員要注意的一點。其次，在購買設備之前要確保各種管理軟件能夠順利的運行，如各種防火墻、防病毒軟件等等能夠有效地保障設備的安全性，同時還應該要確保在學校的檔案進行上傳和下載的過程中得到相應的保護，此外如果資金比較充足，那么可以購買更加完善的設備，如，路由器、存儲設備、數據庫服務器等設備，構建數據信息服務系統，從而提升檔案管理數據化建設水平。

3.要不斷地完善數字化檔案管理體系

中等職業學校要進行檔案管理工作的數字化建設，實現自身檔案管理的數字化，那么就要做好學校內部數字化管理體系的完善工作。中等職業學校應該要不斷地完善檔案數字化管理體系，促進學校檔案信息的使用效率提升，使檔案信息能夠更好的為學校開展各項工作提供幫助。完善數字化檔案管理體系，能夠優化數字化檔案管理工作的各項工作流程，明確數字化檔案管理工作人員的崗位職責，制定數字化檔案管理工作的各項標準，確保中等職業學校的各項檔案管理數字化建設的工作措施能夠有效地落實，并且還能夠對工作人員的工作形成一定的監督效果。另外，完善的數字化檔案管理體系還能夠確保管理人員認真地進行工作，使學校管理人員的工作積極性、主動性得到提高，推動中等職業學校檔案管理數字化建設。相關的教育部門還應該要充分的結合數字化管理體系進行建設監督工作，確保相關人員能夠及時發現數字化建設中的一些不足之處以及潛在的問題，從而能夠及時的解決，進而更好的保障中等職業學校的檔案管理數字化建設工作。

4.重視檔案信息的安全性

中等職業學校進行檔案管理數字化建設能夠有效促進學校檔案信息的管理水平與應用水平，保障檔案信息的準確性與全面性，但是由于在進行檔案管理數字化建設的過程中主要是采用各種互聯網技術，而互聯網技術本身的更新換代比較快，導致了自身的安全性存在著一定的缺陷。數字化檔案管理會容易受到一些黑客或者是病毒入侵，出現惡意更改以及監視的問題，從而使檔案信息的安全性得不到保證。所以中等職業學校在進行自身的檔案管理數字化建設的時候，還應該要結合國家以及教育部門的相關法律規定以及制度制定完善的安全保障制度，強化檔案信息的安全性，盡可能地降低檔案信息泄露、更改等問題的出現。

5.加強檔案管理工作人員隊伍的建設

中等職業學校內部的檔案管理工作比較枯燥，同時在學校中，檔案管理工作人員的晉升幾率比較低，晉升空間也不高，并且檔案管理工作的內容比較多，所以使得檔案管理工作人員比較少，并且缺乏相應的工作熱情，從而阻礙了學校檔案管理工作的發展，再加上對數字化信息技術的了解不夠全面，導致了檔案管理數字化建設遇到了阻礙。所以中等職業學校應該要能夠加強檔案工作人員隊伍建設，提高檔案管理人員的管理能力，加強檔案管理人員對于檔案管理信息化技術的了解，使檔案管理工作人員能夠滿足當前工作的需求。制定科學合理的繼續教育計劃，對檔案管理人員要進行定期的知識技能培訓工作，如果學校的條件允許，可以聘請一些專家來學校進行現場指導。還有就是學校應該要積極引入一些數字化技術比較強的檔案管理人員，提高學校檔案管理人員的福利待遇，營造良好的工作環境，從而使檔案人員隊伍的整體水平得到提升。

三、小結

要做好中等職業學校的檔案管理信息化建設工作，首先就是要能夠轉變學校管理人員以及檔案管理人員的意識，要能夠提高建設資金的支持力度，完善相應的數字化檔案管理體系，優化檔案管理工作環節，落實各項措施，從而確保學校檔案管理數字化建設能夠順利開展，并且還應該要加強檔案管理人員能力的提升工作以及各種數字化基礎設備的建設，從而使學校的檔案管理數字化建設工作能夠更好的開展。

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