基于SWOT模型的新時期檔案管理探究

摘 要：本文從檔案管理的現狀問題出發，利用SWOT分析法對檔案管理發展的優勢、劣勢、機會、問題進行分析，構建SWOT矩陣，提出進一步促進檔案發展的相應管理策略。

關鍵詞：檔案管理;現狀：SWOT分析法;策略

檔案是一個國家、民族和社會成長發展的真實歷史記錄，數千年來勞動人民保存檔案的活動經久不衰，其原因就在于檔案記載了人類發展史上無數的成功經驗和失敗教訓，為當今社會科學發展提供了第一手參考材料，它具有無可替代的作用和利用價值。進入21世紀以來，在社會發展和科學技術的推動下，發達國家的檔案事業已經有了很大的進步。但是目前我國檔案管理手段、管理工具、服務理念還是相對落后的，下面筆者運用SWOT分析法對檔案管理的現狀，并結合新時期的特色，提出進一步促進檔案發展的相應管理策略。

一、檔案管理優勢、機會、劣勢、問題分析

1.檔案管理的優勢分析

（1）新中國成立以來，檔案事業經歷了近70年的建設，我國已形成了一張遍布全國、縱橫交錯、規模龐大的檔案館網絡，也成為一個世間罕見國家級規模的文化基礎設施建設工程。

（2）新中國成立以來，檔案事業在檔案學界的共同努力下，我國檔案部門已經建立起了一套全新通用的、科學的、成熟的檔案管理體系，其中就包括完善的檔案歸檔、移交制度，各級政府機構、國有企事業單位按照制度規定及時、完整、系統地將形成的文書檔案歸入檔案館收藏。檔案館的館藏內容是形形色色的，涉及到的范圍極為廣大，它們包括不同的專業領域、社會領域、以及不同的載體和不同地方的城建變化、企事業單位創業發展歷史，這些館藏檔案從各個角度深入研究，直觀地、專業地展示和記載了中國社會和組織的發展歷史和優秀成果。

2.檔案管理的劣勢分析

（1）當前大部分檔案館還是以紙質檔案為主，管理手段也非常落后，檔案部門大部分還是按照傳統作業流程設置部門、配置人員，檔案部門的主要業務還是以檔案資料的簡單保管、借閱為主，檔案資源開發和利用的工作力度還是遠遠不夠的。

（2）檔案管理信息化程度遠遠不夠，檔案管理數字化與各部門管理信息系統不能相互兼容，無法實現信息資源共享。所謂的數字化，就是靠手工錄入方式獲取數據資料，這樣重復干工作，必然會導致工作效率大大降低，錯誤率大大上升。

（3）單位負責人沒有認識到檔案管理及其信息資源建設工作的重要性，投入的檔案建設的經費最多只是維持檔案館一些基本業務的支出而已，檔案數字化建設無法正常前行，致使檔案管理步伐已經遠遠落在時代的后面。檔案部門也成為一個安置家屬或放置閑雜人員的機構。在檔案部門任職的管理人員大部分由其他專業人士中途轉崗或調入的，他們一般只經過3-5天業務培訓就上崗了。在信息化的今天，檔案與廣大百姓的關系越來越密切，檔案利用的頻率會越來越高，但是檔案部門既缺少專門的專業技術人員來進行科學管理，并且使用的管理工具又相對落后，這樣必然大大降低檔案管理工作效率、工作質量，這種狀況已經無法滿足新時期檔案管理的要求。

（4）館藏貧乏是我國檔案館的老大難問題，因為收集館藏的工作不僅需要很長的時間，還需要非常巨大的經費投入。如果想使檔案館館藏比例有所改觀，并且要達到館藏豐富的要求，是一個長遠而艱巨的任務。

3.檔案管理的機會分析

（1）習近平總書記號召：“新時代要有新氣象，要有新作為。”

（2）國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五“規劃綱要》明確要求：“創新檔案信息管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現代化水平” “提高檔案公共服務能力，要創新服務方式，多渠道開發檔案資源，不斷向社會推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動”檔案機構只有通過利用才能把自身與社會有機地連接起來，向社會證明自身存在的意義和價值，才能塑造良好的社會形象，贏得社會大眾的廣泛認同。

（3）新型檔案的出現，大大豐富了檔案類型，檔案的“隊伍”也越來越壯大，如，音像檔案、縮微檔案、機讀檔案、電子文件已開始大規模加入到檔案這個“家庭”中來了。新型檔案讓檔案利用速度和效率也有了很大提高。

4.人事檔案的問題分析

（1）新型檔案作為現代科技的產物，它的確使檔案利用速度和效率質量都有了很大提高。但檔案利用中的信息安全成為了當今困擾檔案界的一大難題。新型檔案的出現，就意味著檔案人員都必須成為復合型檔案人才。因此，當務之急，就是要重新塑造檔案管理人員職業形象和理念，并不斷提高檔案管理人員綜合素質。

（2）《檔案館》規定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。”由于檔案館長期對外宣傳的力度不夠，一些社會組織和公民對檔案館缺乏信任，不愿將所藏的具有高價值的檔案交給檔案部門，而寧愿交給博物館、圖書館、紀念館等其他文化機構。在這么多文化機構中，檔案館如何獲得盡可能多的檔案文化資源，不僅是在保護社會文化，也是在維護檔案館在社會文化領域中的地位。

二、新時期檔案管理策略

1.檔案教育和培訓的水平是衡量國家檔案事業發展水平的一個重要標準。繼續教育日益受到重視，繼續教育形式更加豐富，內容更貼近時代。首先，認真學習《中華人民共和國檔案法》《保密法》等相關法律法規，建立適用本地方或本機構的檔案管理制度。檔案工作人員要嚴格按照安全保障制度開展工作。其次，增加人才培養資金的投入，建立檔案管理人員再培訓機制，拓寬檔案人才繼續再教育的渠道，保證每位現有的檔案人員都有參加培訓和外出交流學習的機會。再次，針對不同層次的檔案管理人員設置不同學習課程，向學員傳授本專業的新知識、新技能，介紹當今檔案界的新動態，新趨勢，使他們更好地適應本職工作。

2.建立一套完善的、先進的檔案管理信息化體系。引進先進的信息技術，建立以網絡為核心大數據管理平臺，實現檔案的現代化管理;增加檔案管理的基礎設施建設和設備資金投入，建設先進的、科學的檔案館，配備先進的計算機等相關專業硬件和專業軟件;按照國家統一標準完善檔案數字化工作，將館藏檔案資源快速分類錄入，對圖片、音頻等資料進行微縮備份、科學保存，建立完整的、科學的檔案存儲和檢索系統。

3.采取各種形式開發檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。檔案館應積極采取各種措施促進檔案的利用：一是舉辦檔案展覽，向社會宣傳檔案館及檔案庫里的館藏資料，介紹歷史知識、科學知識、地方史記、名人名事、地方特產、地方發展史、民間風俗習慣等，使社會民眾加深對檔案的了解和認識，進一步理解檔案的價值和作用，增強社會檔案意識。二是借助檔案對青少年進行愛國教育，定期組織中學生到檔案館看檔案實物或圖片檔案，培養青少年檔案利用意識和增強學生學習歷史的興趣。三是在館內設立環境舒適的閱覽室，設置觸摸屏向用戶展示檔案館的機構設置和館藏等內容，借助計算機技術和網絡技術為檔案利用提供各種途徑的檢索服務，能夠更加方便用戶快速而精確地查詢檔案。廣泛應用電話、傳真和電子郵件等先進通訊工具，滿足社會多樣化用戶的咨詢服務。

三、在大數據時代的背景下，信息化是檔案管理必經之路，做好檔案信息的真實、全面、安全的工作，我們應該做到下面幾點：

1.為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用。第一，計算機管理工作人員采取必要的計算機網絡安全手段，比如視頻保護（干擾技術），屏蔽技術、內外網隔離技術、數據加密技術、網絡安全監測技術加監管和防范。第二，數字檔案室必須由專人保管，并負責安全保密工作，還應定期更改數字檔案室的登錄密碼，不得向他人泄露。第三，檔案利用時，檔案管理人員應遵守國家相關保密的規定，采取公民身份認證，控制權限等安全措施，用戶網上查詢權限就應根據電子檔案的實際內容和利用用戶的需求來設置。第四，涉密檔案禁止上外網，故不得提供網上查詢。第五，絕對禁止外來存儲介質在檔案管理系統的計算機上使用。

2.做好存儲和備份工作。做好電子檔案和傳統檔案數字副本的存儲和備份工作，將數字化掃描的圖像和數據目錄按照地方《檔案數字化實施細則》的相關規定格式存儲到檔案存儲專用光盤和移動硬盤、U盤等介質上，并且要一式三套，兩套交存本單位（一套由專人封存保管，一套供提供利用），另一份交存異地的檔案合作單位封存保管，預防天災人禍的發生。

3.加大力度收集分散在民間的檔案，提高檔案館在國家社會文化領域中的競爭力。檔案管理部門應該層層動員，布置、調配必要的資金和人員，積極主動采取各種手段收集民間的檔案文化資源，對于處境危險的民間檔案文化資源，要及時收集它們復制件或者照片。在發現瀕于毀滅的重要檔案，應及時按照法律規定采取搶救、保護手段。還要加強與其它文化機構的相互協作，對收藏在其他文化機構中的檔案情況、保存狀況進行摸底調查，對于其中比較珍貴的檔案，應及時取得復制件或者縮微檔案。

四、結語

總之，檔案事業是一項長遠而偉大的事業。檔案館作為檔案事業的主要職能部門，不僅要借助檔案宣傳歷史，展示以往人類的社會實踐經驗對現代社會發展的重要作用，還要把館藏檔案信息最大限度地開發出來，為社會的方方面面服務，逐步提高檔案館在社會上的知名度。

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作者簡介：蔣碧蓉（1973-），女，漢族，籍貫：湖南省耒陽市，職稱：館員、經濟師，學歷：本科，研究方向：綜合檔案管理。