新時期如何加強檔案管理工作的思考

宋紅菲

摘 要：檔案管理是社會發展到一定階段的新型產物，是時代發展的要求，同時也是社會進步的一種體現，檔案折射出社會發展的歷史歷程，記載了不同時期的真實記錄，記錄著企業 國家的發展，是科學研究機構進行研究和借鑒的重要依據，檔案是社會發展的寶藏，是社會進步的體現，檔案管理工作的重要性逐漸體現，隨著社會和經濟的不斷發展，檔案管理工作也在不斷的進步與變革之中。目前我國已經初步形成一套檔案管理模式和理論，但也只是停留在初始階段，仍然需要繼續適應時代變化，不斷的創新，不斷的探索新的管理模式，網絡信息化的背景下，在機遇到來的同時也給檔案管理工作帶來了挑戰。面對新的歷史時期，本文主要闡述了檔案管理工作的必要性，新時期檔案管理工作中存在的問題，以及相應的解決對策，希望對大家有所啟發，為我國檔案管理工作做出一點綿薄之力。

關鍵詞：檔案管理 ;新時期; 檔案 ;檔案管理思考

一、檔案管理工作的必要性

經濟全球化背景下，伴隨著社會的不斷的變革，社會經濟組織等都在發生大的變革與變化，從政治，文化，經濟以及社會相關信息等角度出發，我們需要真實的去記錄這些變化，整理歸納，存檔乃至傳承，后面的變革只有在這些已經發生的信息資源基礎上才能制定出正確的發展目標，才能夠真正的去創造社會價值，因此檔案管理工作應運而生，且必不可少。網絡信息化的時代，各種各樣的信息充斥著市場，這已經是一個借助信息技術的東風大力發展的時代，檔案管理與時俱進迫在眉睫，檔案管理不該還停留在紙質版，應該借助電、光以及磁等煤質為主要信息載體的文件，做成電子檔案。但是電子文件檔案實行不久，許多弊端也會逐漸暴露出來，電子文件檔案管理有時候會出現非授權訪問、數據完整性被破壞、信息泄漏或丟失、網絡病毒等，所以，網絡信息化背景下，對電子文件檔案的科學管理已成為一個亟需解決的重要課題之一。

二、新時期檔案管理工作中的問題分析

1、我國檔案管理工作跟不上社會發展的需求

伴隨著社會科學技術的不斷進步，檔案管理雖然有在根據時代發展不斷的做出調整與改變，管理的設備也在不斷的完善，但是與目前社會發展的需求相比，檔案管理工作還有許多問題需要解決。這主要是檔案管理的模式與新形勢下對檔案管理的創新要求是不符合的。只有檔案管理工作適應了當時社會發展的環境要求，社會環境才能反作用于檔案管理工作，促進檔案管理工作的發展。

2、檔案管理人員管理素質不適應新時期管理工作

新時期，新要求，新的檔案管理模式需要能夠全面掌握管理檔案工作的復合型人才，由于相關人員的匱乏，一些較為先進的管理信息技術無法在管理過程中得到應有的發揮。原有的檔案管理員工思想過于守舊，不愿意去創新，去改變，去適應正在變化的檔案管理工作，思想仍然停留在保護好檔案不被損壞的層面上，限制了檔案管理工作的創新，減緩了檔案管理朝新時期的時代要求變革的步伐。

3、檔案管理手段需要多樣化

目前檔案管理手段較多的還是手動輸入，手動記錄資料，仍然采用一個計算機，一套軟件的管理模式，舊的檔案管理工作的模式仍然停留在人工操作，手動輸入的階段。也就是我國的檔案管理工作主要是靠負責的工作管理員來手動填寫相應的檔案信息來進行存檔，然后再將檔案進行分類報管，費力還比較慢。分類存檔的時候稍有疏忽，就難道找到對應的檔案，每次調動檔案進行查閱的時候，還要花費大量的時間去尋找，檔案多，找起來更是費時費力，如果后期需要增加或者更新的時候，還要在去尋找之前所有的檔案，進行整理，作廢之前的登記信息，重新梳理，這種管理手段單一，檔案管理手段不能適應當前信息化發展進程。 檔案管理工作需要不斷的完善，不斷的尋求高效的管理模式才能夠適應新時代的發展要求，滿足大眾對檔案的搜索需求。

4.電子檔案優勢需要進一步完善

相比紙質版檔案，電子檔案有明顯的優勢，檔案管理中心，應該重視檔案信息電子化。簡單的說就是檔案信息由紙質版像電子版的轉變，以電子資料的格式進行保存，有需要的作者可以直接在網上下載這些檔案信息，而不是借閱，這樣即發揮了檔案信息的價值，又減少了對檔案的磨損。但是不可忽視的問題是電子檔案所涉及的問題也非常多，同時也會受到一些因素的限制，所以信息化檔案管理也需要多部門密切合作，全面促進和完善信息化檔案管理模式。

三、新時期檔案管理工作中的幾點建議

新時期的檔案管理工作要從多角度入手，要綜合考慮各種因素，作為檔案管理單位首先應該加大檔案信息化人才的培養力度，給大家提供學習和交流的機會。

1、加大檔案信息化人才培養力度

檔案信息化管理需要專業的信息化管理人才，建議各單位加大信息化檔案管理人才培訓力度，經常組織培訓，給大家提供學習和交流的機會，通過培訓提高自身業務能力，促進檔案管理信息化建設發展進程。

2樹立先進的管理理念，學習科學管理模式

要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。

3、科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化計算機技術的應用

電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。因對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

四、結束語

檔案管理在社會高速發展的時代非常重要，檔案管理影響著企業單位工作方向和長遠目標的制定，關系到一個企業的發展前途和經濟效益。認真做好檔案管理工作至關重要。雖然我國的檔案管理工作才剛剛開始起步，只要我們認真鉆研，切實實施檔案管理信息化，必將受益每個單位，以上是筆者的一些建議，分析了新時期檔案管理的重要性，分析了當前檔案管理存在的問題，以及對應的解決意見，工作人員應該在自己檔案管理工作的實踐基礎上，要積極改變自己的固有的思想觀念，要不斷的豐富自己的管理頭腦，借助信息時代的便利，不斷的完善檔案管理工作的內容，創新管理模式，希望對我國的檔案管理工作可以起到一點借鑒作用。

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