國家治理能力現代化視角下提升檔案人員工作效能的思考

劉麗華

摘要：實現國家治理體系和國家治理能力現代化是黨的十八屆三中全會和國家“十三五”規劃提出的全面深化改革的主要目標，實現這一目標需要切實提升社會管理的質量與效率.檔案工作為社會發展提供全面的、準確的、真實的歷史憑證，是我國社會發展各項事業得以順利展開的基礎信息資源.本文總結了檔案管理人員端正工作態度、提升工作熱情度和服務質量的重要意義，進而在人性分析的基礎上剖析了造成檔案管理工作效能低下的原因，最后從軟硬件、制度和理念三個方面對提升檔案管理人員工作效能的思考.

關鍵詞：檔案工作人員;管理;效能;思考

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）02-0127-03

要實現我國現代化國家治理體系的構建以及治理能力的提升必須要依靠創新性的社會管理思想、技術、方法來驅動傳統的社會管理模式進行改革，進而構建起符合現代治理模式的社會管理機制.當前，我國正在努力打造服務型政府，但是，在促進服務型政府建設的過程中依然存在一些不利于促進和諧社會進程的現象，例如由職業倦怠、勤政觀念淡薄等因素引起檔案人員工作效能低下行為，在新時代的背景下無法充分發揮檔案工作的積極作用.

1 社會管理創新背景下提升檔案人員工作效能的價值

和諧社會的本質包含社會大系統內各層級之間以及各層級內部的和諧.檔案部門與其他系統的和諧與否體現在其與服務對象進行溝通服務的效率與質量上，即勤政積極的檔案人員所進行的檔案管理活動能夠獲得服務客體的好評，進而促進整個部門工作效率的提升.

檔案管理人員對整個部門來說其重要作用不言而喻，其工作態度與自身素質決定部門效能的高低.從內部角度來看，某些檔案管理活動惰性、低效行為主要表現為內部各子系統及人員之間職能分工不清、部分領導服務意識缺乏，子系統之間聯系松散無序.因此，只有提升檔案人員的工作熱情度，積極性，樹立服務理念，實現組織內部各系統之間的良性溝通，明晰各子系統的職能定位，才能更好地輔助組織實現發展目標[1].

2 目前檔案管理工作存在的主要問題

2.1 組織對檔案工作的重視程度不足

一些組織和領導認為檔案就是簡單的抄抄寫寫、信息資料的堆放、累積、搜集、整理、借閱登記，與組織的經濟效益和社會效益并不直接掛鉤，由于對其理解的誤區，導致一些組織認為任何人任何專業都可以從事檔案管理工作，僅僅保證資料不丟失，查找有根據，借閱有痕跡即是檔案管理的全部工作.這種對檔案工作錯誤認識、不重視的做法，勢必無法滿足組織的現代化管理需求.

2.2 檔案管理專業人員素質不高，管理層次較低

檔案管理的工作效率關鍵在于檔案人員，“人”是檔案管理中最重要的、最關鍵的因素，一般來說，檔案管理人員應該具備三大基本素質，如圖1所示：

從各行業檔案管理工作實際來看，檔案管理人員的綜合素質有待提高，通常存在以下現象.首先，部分檔案管理人員專業不對口，對檔案管理工作的性認識不到位，不了解管理檔案管理的業務要求，對檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂、調閱等業務不熟悉.更有一些因調整崗位而被動從事檔案工作的人員進行檔案管理工作，這種跨專業的人員調整，對檔案管理的質量提出了較大的挑戰.其次，部分檔案管理人員沒有崗前培訓的經歷.崗前培訓對從業人員從事某專業領域工作具有積極的作用，在有限的時間內，集中獲取職業理論知識，進行工作實踐操練，是入職后從事專業工作的保證，檔案人員在崗前進行系統化、科學化的崗前培訓，能夠促使其入職后迅速進步職業角色，縮短職業迷茫期，保證工作質量.最后，部分檔案人員缺少職業認同感.職業認同感是來自從業者內心的對于所從事職業的高度認同和熱愛.這種職業認同感能夠成為積極努力工作，克服任何困難的首要推動力，它可以將職業理想通過職業實踐活動現實化，并且在該過程中不計或忽略成本付出.檔案人員如果能夠對檔案工作有較高的職業認同感，那么，在檔案管理工作實踐中必然會兢兢業業、主動創新、不斷提高檔案管理工作效率.

2.3 檔案館室硬件設施不齊全

理論上，檔案室的設置和相關硬件設施均有一定的標準和要求.如檔案館室除了能夠充足存放現有資料外，還應考慮留足一定的發展空間;地板所承受重量不得超過1240KG/M;為了保證檔案資料的安全，降低水淹、曝曬和火災的風險，故檔案室一般應采用防火防盜門、窗，并在門窗加入防塵膠條.檔案室的人工照明應選用防爆燈，以防普通照明用時過長而產生火災危險;為了保證紙質檔案的存放質量，檔案室應安裝全天候溫控裝置，將溫濕度控制在合理范圍.但在檔案工作的實踐中，受各單位發展重點、財力等因素限制，一些單位沒有專門的檔案館室，霉變、蟲蛀問題屢屢發生得不到解決，造成檔案材料的缺失、損毀.

2.4 檔案管理方式陳舊，缺乏創新

由于部分檔案人員素質不高，缺乏專業的檔案管理技能，檔案管理方式陳舊落后，如借閱未登記或登記不清，催還不到位或借出不還，有些檔案管理人員雖有心進行管理，但礙于情面或熟人而隨意借出和收回，這種缺乏科學性、規范性的檔案管理，極易使檔案文件的完整性受損.落后的管理方式，造成檔案管理的缺位，使檔案管理工作混亂無序.

2.5 檔案管理保密程度不高

檔案人員的基本工作職責就是確保檔案文件，不丟、不亂、不壞、不散.這就要求檔案人員要保持檔案的完整性、集中性、整齊性和安全性.對于部分涉密檔案文件，檔案人員要有足夠的保密意識，不僅要保證檔案文件的實體安全還要保證檔案文件的內容安全，使在規定保密期限內的保密檔案文件保持其秘密性.

3 阻礙檔案管理人員工作效能提升的因素分析

3.1 人性的假設

3.1.1 “經濟人”的假設.這種假設來自亞當？斯密關于勞動交換的經濟理論，該理論認為一般來說，個體的行為活動是受其自身最大利益的驅動，個體在組織內的積極行為與其獲得職業酬金的目標息息相關，而且，該理論認為受人的懶惰性的影響大部分人都會存在逃避勞動的可能.

3.1.2 “性惡論”的假設.作為儒家的集大成者，荀子提出性惡論，隨后，法家代表韓非子發展了性惡論.荀子認為人性本來就是惡的，人都會有餓了想要吃東西，冷了想要保暖，累了想要休息，喜歡利益而厭惡禍害，這些選擇行為自人生下來不需要學習就會有的.因而必須采取全過程的控制方法，強化指導和監督.

3.2 基于人性假設基礎上的原因分析

3.2.1 崗位職責界定模糊，為推諉提供客觀依據.崗位職責劃分是對每個職位的工作內容、權限、責任、工作標準及升遷范圍等有關事項的清晰界定.它是工作人員開展職業活動的重要基礎，是賦予工作人員權力與責任的主要依據，也是決定工作人員工作效率的關鍵因素.但是，就當前而言，一些組織和部門對檔案相關崗位任務和崗位職責內容界定模糊，缺少清晰的量化指標.例如，在職責中經常使用“其他事項”等模糊性詞匯，使得檔案管理人員有理由不履行其職業職責，為推諉提供客觀依據.

3.2.2 服務觀念缺失.一般來說，思想指導行為，理念決定行動，檔案管理工作者的思想和理念是檔案管理人員依規提供檔案服務過程中所具有的信念、想法、觀念.從近幾年媒體所曝光的檔案服務不及時、不配合、踢皮球等事例，可以看出部分檔案管理人員的服務觀念缺失，遠遠沒有達到建設和諧社會的要求.原因包括兩個方面：一是對檔案工作的職業理想缺失，職業認同度不高，個別檔案管理人員在思想上并不能使自己的職業活動與職業責任實現一致，而是單純的將其視為獲得薪金報酬的平臺.二是受落后傳統意識的影響.一些檔案從業者在職業實踐過程中服務意識較弱，缺乏主動服務的意識.

3.2.3 評價體系不完善.評價體系的不完善為檔案管理人員的低效工作行為提供了評價漏洞，主要包括三個方面.首先，評價指標體系設置不合理甚至缺失，造成對其職業行為的評價真空;其次，評價形式與方法單一傳統，個別組織和部門往往僅通過年終的個人工作總結進行自我評價，無法實現上級、下級、同級和服務對象等全方位的360度評價.最后，一些組織和部門因自身對信息化的接受和普及程度的限制，在實踐中缺少具體解決問題的資源和技術手段的支持.

4 檔案管理人員工作效率提升的思考

4.1 培養檔案管理人員端正的職業態度和職業精神

通過全方位渠道培養檔案管理人員的職業精神，端正職業態度是提升檔案管理工作效率的重要途徑[2].可以通過自身以及外在兩個途徑培養.一方面，從自身角度來說，不斷進行個體價值觀、世界觀的改造是根本.積極工作的重點在于積極，積極是一種態度，是一種意愿.這種態度和意愿來自檔案管理人員的自身，特別是自身的認識，而且，當這種積極被培養起來并形成習慣后，會對整個系統產生良性的影響和促進作用，進而形成正向的組織文化，從根本上確保組織效能的提升.另一方面，創新培養積極職業意識的手段，一般來說，可以創設和提供多種學習平臺，當前是信息化時代，打造多元信息平臺，使檔案管理人員多渠道、及時性的深入認識和理解服務精神、服務的本質以及檔案工作的重要性，進而堅定職業態度，實現真誠服務的目標.

4.2 科學明晰界定崗位職責

檔案管理人員的工作實踐是有據可循的，是依規進行的.檔案管理工作的崗位職責就是其檔案實踐活動的主要依據，也是對其進行工作效能考核的基本標準，科學明晰的崗位職責劃分將合理控制檔案管理人員的工作行為.因此，必須按照“依編設崗、依崗定員、按崗分工、責任明確”等原則進行崗位職責劃分和界定，以確保檔案工作的明確性，減少推諉扯皮的可能.

4.3 加快檔案信息化建設進程

檔案信息化建設是指隨著信息網絡技術的迅猛發展及廣泛應用，將信息技術融入檔案管理中，發現新情況，處理新問題，確立信息網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本方式，實現檔案信息的社會化服務，檔案信息化建設是檔案工作邁向現代化的必由之路.當前，可從以下幾個方面推進檔案信息化建設進程.

首先，為實現檔案管理現代化和辦公自動化加大信息化基礎設施建設投入.對一些重點設備加大投入，滿足使用需求，如服務器、高速掃描儀、存儲、刻錄機、溫度濕度傳感器、UPS電源等多種硬件設施，極大方便數據傳輸與資源共享.其次，重點推進檔案信息相關網站建設.可根據各組織的實際情況完善網站版面內容，對一些板塊進行整合，實現檔案資源的共享，更好地為社會各界提供信息服務.最后，提供多樣化培訓平臺，提升檔案人員綜合素質.通過崗前培訓和在線學習平臺對檔案人員的計算機應用新技術、新設備等方面進行培訓，提升其計算機操作和運用現代化技術的能力，積極培養檔案管理和計算機操作兼容并進的全面型人才.

4.4 進一步完善檔案管理的硬件和軟件資源建設

首先，應合理分配保存檔案的專有庫房，從庫房面積、庫房質量等全面考慮，避免檔案庫房出現潮濕、門窗破損、安全性較差、滅火設備缺失，溫度濕度傳感器失靈、檔案箱柜數量不足等問題.另應充分考慮庫房的面積，有充分的空間保存規定時間內的檔案實體文件.

其次，檔案人員應該具備一定的檔案管理理論基礎、實踐操作能力和職業熱情，能夠嚴格按照國家標準裝訂檔案文件，能夠將實物檔案、電子檔案、文書檔案等分類整理，貼合規范要求.

最后，建立健全檔案管理制度.在現有系列檔案管理制度的基礎上，根據社會發展和服務對象的切實需要進一步完善檔案管理相關制度，在檔案的收集、整理、歸檔、查閱等各流程實現制度化、科學化、規范化.例如，各組織應建立和完善檔案借閱和登記制度，通過設立紙質版或電子版的借閱檔案文件登記表、查閱目錄表等對檔案的日常流動進行嚴格的登記、注銷管理.

當前，我國的檔案管理工作已取得了一定的成績，檔案管理水平實現了質的提升，但隨著社會不斷發展新的標準與要求也不斷呈現，因此，檔案管理人員應以端正、積極的工作態度，提升對檔案工作的職業認同度，提高自身綜合素質，不斷創新檔案管理手段和方法，充分利用當代信息技術，促使檔案管理工作再上新臺階，為國家治理現代化做出應有的貢獻.

參考文獻：

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