芻議確保數字化檔案信息長期存取的技術方案研究

陳良

摘 要：在信息技術時代，數字化已經是檔案存取的主要方式。但是在開展數字化檔案管理過程中，存在著諸多影響因素，構建現代數字化檔案管理體系，探索檔案信息長期存取的技術方案，對于提升檔案管理綜合水平具有重要意義。

關鍵詞：檔案;存取;數字化;檔案管理;技術方案

在新時代發展背景下，數字化檔案信息工作面臨著新的要求和挑戰，作為檔案工作人員，要認清數字化發展形勢，探索有效的長期存取方式，提升數字化檔案長期存取效能，滿足數字化、信息化發展新需求，構建高效的檔案管理體系。

一、數字化檔案信息保管工作存在的問題

在探索數字化檔案信息長期存取的策略中，首先要明確數字化信息檔案管理存在的問題。由于理念和認知方面存在一定的問題，一般對數字化檔案管理工作的重要性存在一定的誤解，很多工作人員沒有認識到保障檔案管理安全和效率的重要性。在資源分配方面，沒有將檔案管理提高到應有的位置，導致數字化檔案管理存在一定的問題，有待深入探索，提升綜合管理效能。毋庸置疑，在數字化工作體系中，檔案管理是一項傳統工作，很多工作人員在推進工作的過程中，固守傳統的模式，沒有進行積極有效的創新，存在安全性低下、優化效果不夠明顯的問題。作為相關的檔案人員，不能一直用舊的思想和眼光審視檔案管理工作。實現數字化檔案管理的全面創新，在數字信息整合、風險評估、風險預判等方面，現代信息技術都發揮了積極的作用，但是在開展數字化檔案長期存取中，大數據等信息技術還沒有充分發揮效用，有待深入探索和研究，提升數字化檔案信息保管的綜合效果。

二、數字化檔案信息長期存取存在的風險

在檔案工作中，數字化存取方式逐漸成為主流。我們在享受著互聯網帶來便捷的同時，也往往缺乏網絡安全意識。在我們平時運用計算機的時候經常會輸入一些賬號、密碼、個人信息，或者傳送資料等等，這些網絡活動中都隱藏著泄露信息的危險。不能夠準確地辨識危險源，經常隨意填寫真實信息，在傳送資料方面也不注重病毒的侵入，特別在接收郵件等方面，事前不注意掃描就直接打開，這些都是檔案管理工作人員缺乏安全意識的表現。互聯網是一個大容量、速度快的運行平臺，但是也同時為犯罪分子提供了可乘之機。由于在網絡運行監管上無法全面掌握，這就給心懷叵測的人可乘之機，他們會利用網絡安全漏洞或者是受害者防范心不強，施行竊取信息、盜用檔案、傳播病毒等不法行徑。檔案網絡運行需要高效的管理手段，才能有效遏制犯罪分子的行徑，在安全漏洞、信息傳播以及惡意木馬等方面需要加強檔案信息管理和戒備。目前計算機網絡實行的是固定IP協議制度，每一個端口都有自己的IP地址，但是這個IP地址還是可以被篡改的，系統上的數據庫也會暴露在外界，所以說目前互聯網的安全協議存在著一定的缺陷和漏洞，數字化檔案信息長期存取會存在一定的風險。

三、數字化檔案信息保管的發展方向

在數字化檔案管理實踐中，現代檔案信息技術可以極大提升管理效率，通過現代檔案管理信息資源的整合與高效利用，可以進一步提升檔案存取效率，滿足信息檔案存取管理工作發展需求，提升檔案管理的綜合效能。在實踐中，檔案管理工作在信息化體系建設方面仍然存在一定的問題，表現為信息化利用效率不高、缺乏安全保障等。在實踐中，作為管理者和工作人員要認識到現代檔案管理工作發展的方向，融入現代信息技術，提升綜合檔案管理效能。在傳統檔案存取實踐中，由于沒有將檔案管理工作與現代信息技術體系建設有機融合起來，很多工作人員仍然固守傳統的模式和路徑，無助于綜合管理效能的提升。作為檔案管理者，要打通檔案管理工作各環節之間的屏障，構建現代信息技術管理體系，提升數字化檔案存取管理效率。在實踐中，在推廣并構建信息技術體系過程中，會遇到諸多問題，需要不斷開拓思維、積極創新，提升數字化檔案信息存取效率。

四、探索數字化檔案信息長期存取的具體策略

在現代信息社會快速發展的大背景下，在開展數字化檔案信息存取過程中，要認識到數據信息技術的真正作用，通過融入現代管理技術，不斷更新檔案信息理念，轉變存取方式，進一步優化檔案存取模式，讓數據信息技術真正發揮作用，提升檔案信息存取管理效果，滿足現代數字化檔案發展需求。

1.明確管理流程，構建檔案存取體系。在整個數字化檔案信息長期存取管理工作當中，檔案信息存取工作具有較強的體系性。要通過利用計算機技術，建立相應的檔案管理模型，統籌各要素的關系，構建相應的檔案管理模塊，將檔案管理其中的諸多要素進行量化管理，提升檔案管理工作的針對性和實效性。構建數字化檔案管理體系，從多種渠道入手，提升檔案信息存取管理的實際效果，特別是要結合數字化的實際情況，有的放矢的采取檔案信息長期存取管理工作策略，滿足數字化成長需求。在推進數字化檔案管理工作過程中，要從信息技術入手，把好檔案管理工作的第一環節。一般來說，如何提升檔案管理質量，是一個重要的檔案信息存取管理問題。在具體工作中，要從綜合情況、規范程度等方面入手，量化檔案管理工作體系。在工作實踐中，諸多案例證實，要想提升信息技術的應用效率，構建有層次、可量化的信息技術體系，對于激活數字化發展潛力具有至關重要的作用。在構建檔案信息化體系中，首先要找到一個基準點，作為基本工作標準，然后根據工作內容和工作量的要求，提供更具有可操作性的規范指引，讓檔案人員有更多的對照標準，避免出現無序的情況。如此一來，通過整合信息技術資源，提升數字化檔案信息存取效率。

2.注重信息風險，保障信息安全。在推進數字化檔案信息存取管理系統建設中，不能忽視網絡安全體系的建設，構建現代化網絡安全防護網。網絡安全的防范工作不能僅僅依靠網絡監管人員，還需要廣大檔案管理工作人員的共同努力，建立健全網絡安全舉報制度。在工作實踐中，檔案信息都蘊含著巨大價值，一旦出現問題，將會造成無法挽回的經濟損失，所以我們更要注重數字化檔案安全工作。倡導選用我國自主發開生產的服務器和檔案信息化網絡端口，對于公司內部的網絡盡量采用單一模式，或者是半開放形式，關閉不必要的網絡端口，并在網絡上設防火墻，對數字化檔案信息和資料進行有效的監督和保護。構建計算機網絡安全結構，可以有效避免外部網絡的侵入，增大數字化檔案使用的安全性。

3.發揮技術優勢，利用大數據管理。在檔案工作實踐中，數字化檔案信息存取管理面臨著新的要求和挑戰，通過大數據的整合與高效利用，可以實現檔案的有效利用，提升綜合管理效能。在實踐中，大數據技術對于檔案管理具有積極的推動作用。大數據依托自身的數據資源優勢，經過特定的數據算法，能夠實現精準存取與信息推送，對于提升檔案信息存取管理效果具有重要意義。首先，通過構建基礎數據庫，能夠對特定的檔案信息管理數據有更清晰的認識，能夠更準確的進行判斷。其次，通過有效的運算，能夠掌握大數據時代檔案管理的最新動態。通過大數據檔案基礎設施建設，有助于提升綜合信息化建設水平，有助于完善現代檔案管理信息化體系，夯實管理基礎。此外，利用大數據技術進行數字化檔案管理，可以實現信息的精準推送，也能為未來工作發展指明方向，有助于現代檔案管理工作不斷提檔升級。

4.注重信息監管，做好管理培訓。對于數字化檔案信息存取管理工作而言，需要探索構筑多元化的安全體系，加大相關信息的監管流程與力度，每一個檔案管理工作人員都要有備案制度和檔案查詢機制。網絡是一個開放性的平臺，對于檔案安全防范性工作，主要是依靠人的操作，目前我國網絡信息監察工作人員與檔案管理人員的業務能力和知識儲備參差不齊，應該努力提高網絡檔案信息安全監管人員的素質。對于奮斗在第一線的網絡安全檢查人員實行重點培訓，重視其繼續教育工作，定期組織提高業務能力的培訓活動，讓他們能及時更新知識，了解目前各類網絡安全知識，在實際工作中能夠跟得上社會發展。培訓是數字化檔案信息管理工作的重要環節。通過培訓提升職工的綜合能力，更有利于保證數字化檔案管理工作的穩定發展。構建科學的檔案管理信息化工作培訓體系，要從入職、提升等多個角度入手，要從檔案人員入職之初進行具體指導，然后在工作一段時間后，根據崗位分工不同，開展不同的培訓工作。與此同時，在數字化檔案管理培訓中，也應當包括一些與之有關的通用知識，包括行業發展、檔案發展戰略等，提升檔案工作的科學性，提升數字化檔案存取管理的綜合發展效能。

五、總結

綜上所述，隨著現代信息技術的發展，為數字化管理提供了新的工具和支撐，對于數字化檔案管理的要求也越來越高，在這樣的背景下，如何利用現代信息技術，優化數字化檔案管理水平，是一個重要的課題。數字化檔案管理在整個工作體系中占據著十分重要的作用，在大數據時代，如何利用信息技術整合檔案管理資源，也是現代數字化檔案管理的重點，有待深入探究，尋求科學的檔案管理路徑。

參考文獻：

[1]王紅娜.淺談數字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施[J].神州，2018（18）：239-240.

[2]薛 嵐.確保數字化檔案信息長期存取的技術方案研究[J].科技與創新，2015（12）：21.

[3]吳英娟.數字化檔案信息安全管理對策探究[J].黑龍江檔案，2016（2）：83.

[4]王亞芬.確保數字化檔案信息長期存取的技術方案探討[J].黑龍江檔案，2012（2）：70-70.

[5]趙德美.維護數字檔案信息的長期存取[D].云南：云南大學，2007.