新時期高校固定資產的信息化管理探究

周磊

摘 要：高校管理中，最重要的一點是對校園固定資產的管理，通過固定資產的盤盈可以讓學校更好地了解自身發展的情況，為學校各項事務的開展提供必要的基礎。隨著高校信息化的不斷發展，高校固定資產的信息化管理水平不斷提高，需要管理人員切實提升自身管理水平和能力，才能提高資產管理的有效性。

關鍵詞：高校管理;固定資產;信息化建設

高校同定資產管理一直是高校管理的重中之重，為學校各項事務的正常開展提供的必要的基礎。隨著近些年高校發展的不斷加快，高校同定資產的管理難度也明顯提升，傳統的管理方法不能滿足高校同定資產管理的發展要求。近些年隨著信息化技術的不斷發展，高校同定資產管理的信息化水平也在不斷提高，逐漸構建和形成了自己的資產管理信息化系統。

一、高校固定資產信息化管理的必要性

隨著我國高校發展的不斷提升，高校的規模和內部同定資產數量也在不斷增加，同定資產管理的難度明顯提升。從規模來看，高校擴招的背景下，高校的規模不斷擴大，新校區、新院系不斷增加，同定資產數量也明顯提升，既有新校區的各類同定資產，也有院系新增的同定資產，特別是理科、工科新設備的采購，因此必須要加強高校同定資產管理的水平和質量。

高校同定資產管理的水平與質量的提升依托信息化手段很好地實現了動態監控的效果。學校同定資產管理過程中，同定資產的使用主體可能會發生變化，部分同定資產會被清查和處置，依托信息化的方式，可以很好地動態進行同定資產的監測，每一項同定資產的變動都可以進行追蹤，對各個環節進行有效的管理和追蹤，同定資產從立項、招標到使用、處置都需要建檔，通過建檔的方式進行整理和分析，可以實現對資產的動態監控，每一項資產的變動都需要輸入到信息系統當中，方便進行調取。其次，高校同定資產信息化管理有利于實現資源的共享。從目前來看，高校同定資產管理過程中，學校需要對同定資產進行盤點和總體掌握，而各二級院系、后勤部門和其他部門也需要根據實際情況進行資源的調配，需要對同定資產進行了解，如部分共享實驗室需要教師根據時間進行合理的安排，方便開展教學工作，通過同定資產的共享可以有效提高同定資產的使用率，實現資源的合理調配。

二、高校固定資產信息化存在的問題

（一）信息化管理水平不高

高校資產管理過程中，高校對流動資金的重要性認識比較高，而對同定信息化的管理認識不夠，部分教職工認為同定資產是“跑不了”的，只要登記造冊即可，因此對同定資產的變動登記不及時，出現了錯誤的情況，導致同定資產的管理登記信息與實際用途存在不一致的情況，部分資產在盤查的過程中丟失，而且無領取的責任人和負責人。

因此，高校同定資產信息化管理過程中，基于高校資產管理的特征和表現，同定資產的登記存在一定的問題，信息化的水平不高。首先，同定資產信息化管理過程中，只有同定資產的驗收和領取人，沒有部門的變動情況，特別是一些教室、電腦等物品劃撥時，沒有及時輸入到信息系統當中，導致信息系統中的同定資產與實際用途、實際使用人不符，有的同定資產報廢以后，其信息依然停留在信息系統當中，還是作為同定資產存在，但在年末清查時無法找到同定資產的信息。其次，高校同定資產管理普遍采用二級院系和各級部門分開管理的辦法，導致各院系和部門只負責自己部分的同定資產管理致，同定資產管理存在閑置和擱置的情況，資產利用率不高，如有的院系人數多，分配的教室資源和辦公資源較多，存在一定的閑置情況，部分院系情愿辦公室和教室空著，也不愿意分配給其他院系使用，這種情況在當前的同定資產信息管理過程中普遍存在。

（二）同定資產的動態化管理沒有實現

高校同定資產的信息化管理過程中，動態管理還沒有完全地形成，一方面，高校同定資產的管理過程中，部分資產的信息存在失真的情況。部分的同定資產管理是由各院系和單位使用的，而采用信息化的管理后，各單位和院系并沒有如實按照學校的要求，將自己的同定資產進行上報，部分資產信息數據沒有公開，導致學校同定資產的信息數據沒有很好地進行解決和處理，無法對同定資產的動態進行監督和管理，對同定資產的把控難度比較大，需要多次進行同定資產的盤盈.、另一方面，同定資產的管理過程中，除不可移動的資產外，大部分的同定資產都存在借出、撥付、交回的情況，在這種情況下，如果不能將這些信息進行及時的錄入，容易造成資產的流失。從目前來看，很多高校已經意識到了同定資產的動態管理重要性，在新建校區、新建實驗室實施了信息化管理，而不是劃撥某一院系進行管理，實現了對項目的及時和細致管理，提高了高校同定資產管理的有效性。

三、新時期高校固定資產的信息化管理提升策略

（一）加強高校同定資產信息人員綜合能力

高校同定資產的信息化管理過程中，必須要加強高校同定資產信息人員的綜合能力，提高信息化管理的能力。首先，高校同定資產信息人員應堅持每個院系配屬一名信息員的，信息員負責本院系的資產管理，將本院系的資產情況輸入到學校的資產管理系統當中，同時實行責任制度，任何資產在清盤的過程中出現問題，如同定資產使用信息與實際人不相符等情況，信息員需要對此負責，同時要對本院系資產利用率負責，每一個同定資產的使用情況必須要明確到小時，實現與其他院系的資產共享，可以隨時根據院系需要申請調配。其次，加強高校同定資產信息人的培訓，從目前來看，大部分的高校同定資產信息人是首次接觸同定資產管理信息系統，對系統操作不熟悉，因此應對同定資產信息人進行培訓和教育工作，幫助信息人快速掌握同定資產的系統，可以熟練操作系統，確保所有同定資產按照系統要求進行錄入，確保所有信息的真實有效。最后，高校同定資產信息人員大多是兼職，是由教務或任課教師兼職，這種情況下必須要提高同定資產信息人的責任意識，明確院系同定資產信息化管理的重要性，幫助其認識到同定資產信息化錄入的重要性和對資產配置的意義，同時落實責任制度，一旦學校在對院系同定資產進行盤查時出現問題，院長為第一責任人、同定資產信息人為第二責任人，通過這種方式提高同定資產信息人員工作的積極性和責任心。

（二）加強高校同定資產信息化建設水平

高校同定資產的信息化水平建設必須要持續提升，要購買設計成熟的資產管理系統，根據本校實際進行重新地開發，使其符合高校資產管理的實際，特別是其中的一些項目和科目內容，有條件和能力的院校可以由本校師生共|一開發資產管理系統，圍繞本校實際情況進行開發和設計，形成本校的同定資產信息管理系統。

高校同定資產信息化建設過程中，無論是對購買的軟件二次開發還是自主設計軟件，必須要遵循以下幾方面的內容。首先，信息系統的功能必須完善，信息系統的內容要覆蓋同定資產的所有類目和內容當中，要根據學校的實際情況進行組織，按照流程管理的思路，充分考慮到同定資產的處理整個流程，包括驗收、入賬、調配到報廢過程，同時也要錄入現有的同定資產，對存在的同定資產信息不全的情況要進行標記，對歷史遺留產生的同定資產信息要進行標記，確保所有的同定資產如實錄入到系統當中。其次，固定資產信息系統的管理界面必須要簡單，確保可視化的操作，要充分考慮到使用人的需求，降低使用難度和操作難度，提升使用效率。因此，高校同定資產的信息化操作界面必須要簡潔，每一項都需要清晰明了，沒有歧義。最后，高校同定資產的信息化系統必須要具有穩定性。高校同定資產信息管理系統的穩定性是非常重要的，隨著高校同定資產的增多，同定資產信息化的水平也會不斷增加，在此背景下，穩定性高的信息系統顯得尤為必要，需要為同定資產的管理提供穩定的系統，避免不穩定造成的同定信息數據丟失問題。

（三）進一步加強同定資產信息監督與管理

高校同定資產信息化建設過程中必須要加強信息的監督與管理工作，防止信息失真的情況。高校同定資產管理的基礎是信息的完整性和真實性，否則信息化建設形同虛弱，無論信息化建設水平如何高，也不可能建立在虛假的信息基礎上。因此，同定資產信息的監理和管理是非常必要的。首先，高校應定期對校內的同定資產情況進行清點和盤查，特別是對流動性較強的同定資產，如桌椅、筆記本等內容，必須要做好資產的轉移錄入工作，確保所有的信息真實有效，不存在漏記、錯記的情況;其次，高校對內部同定資產的管理必須做好錄入工作，特別是對新的固定資產，如新校區、新院系、新實驗室的管理必須要落實到位，要采取同定資產先行的原則，將所有同定資產及時進行錄入，每一項的變動必須要錄入系統，包括同定資產的使用人、同定資產的領用人等內容必須要明確，真實反映各項資源的變動情況。最后，高校同定資產管理過程中必須要加強監管工作，提高資產的使用效率，轉變高校建設屬于國家財政投入，不用白不用的思想，科學合理的規劃學校的設備購買方案和管理方案，提高信息化管理的水平和質量。

四、總結

高校同定資產信息化建設任重道遠，必須要充分利用信息化建設的優勢，提高同定資產信息化的水平和質量，為同定資產管理打下堅實的基礎，同時堅持做好同定資產管理的共享、專業等功能，提高信息管理的整體水平。

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