淺談高職院校二級學院檔案的收集與整理

葉淑賢

【摘 要】高職院校二級學院形成的檔案是整個學校檔案的重要組成部分，如何做好二級學院檔案的收集整理工作，對學校的檔案建設起著至關重要的作用。本文通過對高職院校二級學院檔案收集及整理的現狀進行分析研究，并提出建議。

【關鍵詞】高職院校;二級學院;檔案收集;整理;現狀;建議

引言

隨著高職院校的辦學規模日益擴大，二級學院的檔案從種類、數量等也不斷增加。在檔案管理的六個基本環節中，檔案收集、整理工作是檔案管理工作中的重點，只有將二級學院檔案收集整理工作做好，才能最全面的反映學校的真實面貌及管理水平，為學校提供更優質的服務。

1檔案收集整理的內容

高職院校二級學院的檔案主要包括：黨群、行政類、教學類、科學技術研究類、產品生產與科技開發類、基建類、儀器設備類、出版類、聲像載體類、實物類等，收集的的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實物等載體形式。

2檔案收集整理的現狀

（1）檔案管理人員水平較差，缺少專業的培訓指導。二級學院的檔案人員一般為兼職檔案員，缺乏檔案管理經驗，對檔案管理工作的認識不足，由于日常教學管理工作較為繁重，往往不重視檔案的收集工作。兼職檔案人員往往缺少專業的指導及培訓，對檔案工作一知半解，對檔案材料缺乏鑒別能力，嚴重影響檔案收集的質量。

（2）不重視紙質以外檔案載體的收集。由于傳統習慣，兼職檔案員傾向于紙質材料的收集，對紙質以外載體的檔案收集極不重視，例如對一些證書、獎狀、獎杯等實物檔案沒有歸口統一管理，甚至有的個人把一些獎狀、獎杯等據為已有，不愿意交到檔案室存放，使實物檔案的收集難度加大。此外，在電子文件的收集方面也是一大缺口，例如，各種應用系統生成的電子文件，老師在教學工作中產生的電子文件，包括教案、工作總結等 ，以及數碼照片等等，這些電子文件都分散在各人手中，沒有統一歸口收集。

（3）收集工作不及時。兼職檔案員不注重日常收集工作，未有形成常態化的收集管理方式。大部分二級學院在檔案檢查前才進行檔案的收集工作，大部分材料積存在領導及各位老師的手中，在檔案檢查、教學評估材料整理時才發現缺少原始資料，錯過了資料收集的最佳時機。

（4）收集范圍不明確。近年來高職教育發展速度快，特別是在創示范、創一流院校的過程當中，新增很多材料，這些材料沒有適時增加到學校的檔案收集范圍里，原有收集標準不明確，未對新材料作出進一步的詳細分類，導致收集不齊，有些兼職檔案員甚至不知道材料是否應該歸檔，給檔案收集工作造成不少困難。

（5）整理標準不統一。對收集到的材料沒有形成統一的格式要求，甚至隨意變更固定格式，例如，裝釘不合符要求、不按年度進行劃分、紙張大小不符合規格、目錄格式不統一等現象時有發生。部分材料不完整，如缺少原件、批復、請示、編號重復等。

（6）檔案收集的信息化應用投入低。在實際工作中，二級學院檔案管理信息化建設較為落后，沒有配備專門的硬件設備和專業的檔案管理軟件，仍然沿用傳統的管理收集模式，導致收集工作效率不高，不符合高校信息化建設的基本要求。

3建議

（1）加強專業知識培訓，提高檔案收集意識。對檔案技術人員檔案意識教育，可與工作技能培訓、專業知識學習密切掛鉤，提升檔案工作者對自身工作的認同感、價值感。由檔案管理部門牽頭，通過現場檢查、定期召開檔案工作會議、參觀兄弟單位檔案室、聘請專家講授等多種不同的方式對其進行培訓，加強檔案收集意識，提升對檔案的鑒定能力。

（2）加大對非紙質載體檔案的收集力度。專兼職檔案管理人員要轉變傳統觀念，不僅要做好紙質材料的收集工作，同時還要加強對非紙質載體檔案的收集工作，做到與紙質材料的收集同步。例如，一是針對實物、聲像等檔案的收集，可定期將收集到的獎杯、獎狀、重大活動專題照片等檔案在校史館進行展示，通過增加檔案的“曝光率”，既能提高檔案利用率，又能喚起廣大師生對檔案收集工作的重視。二是針對電子文件的收集，兼職檔案員要定期對接相關老師做好移交及接收工作，形成專人統一管理，同時對紙質文件進行掃描，將紙質文件數字化、電子化。

（3）明確歸檔范圍，收集工作常態化。檔案管理部門應不斷完善現有收集工作中的薄弱環節，及時調整歸檔范圍，在制訂歸檔范圍前，應與各二級學院進行充分研究，及時補充新增的檔案內容，根據實際工作情況，盡可能把收集范圍擴大至各項工作中去，各二級學院根據各自業務范圍所涉及的歸檔材料明確列出，力求做到應收盡收，應歸盡歸。在檔案資料建設與管理過程中，為確保檔案材料事實準確、內容完整、手續完備，各類檔案資料要定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集。只有將日常收集工作做好，才能有效避免文件材料的丟失。

（4）加強監督，納入目標考核。將檔案收集工作納入二級學院工作考核目標管理指標體系進行考核，有助于提升學校的檔案管理。檔案管理工作納入學校重點工作目標考核，明確責任與績效，建立自上而下的管理機制，檔案管理部門發揮監督職能，定期對檔案收集工作進行檢查通報，對不符合收集要求、收集數量過少的二級學院予以通報并及時整改，切實推動檔案管理工作在學校整體發展中發揮的重要作用。

（5）統一整理標準，提高檔案質量。二級學院應根據《歸檔文件整理規則》進行檔案整理歸檔，收集到的檔案材料確保做到“門不缺類、類不缺項、項不缺件、件不缺頁”。以件為單位整理的文件，使用不銹鋼訂裝訂，頁數較多的文件應采用線裝法裝訂，并在正反面打上頁碼，在文件的第一頁加蓋檔案章，分別填好歸檔年度、類別、件號，最后依文件順序錄入卷內文件目錄，并存放于統一標準的檔案盒內。

（6）利用信息化技術，提高收集效率。檔案資料收集管理工作中應充分利用信息化技術手段，加強數字檔案建設，有效發揮數字檔案信息的高可用性和高有效性特點。加大信息化資金投入力度，通過引進和自我研發檔案管理軟件，加快實現檔案管理系統與學校OA管理系統的銜接，由OA管理系統生成的電子文件直接導入到檔案管理系統中，使數字化檔案信息實現網絡傳遞。

4結束語

綜上所述，隨著高職院校的不斷發展，檔案的收集工作將面臨更多的挑戰和難題，學校檔案管理人員應該認識到檔案管理工作的重要性，并積極探索有效的管理方法，不斷提升檔案收集整理質量，為學校各項工作的開展提供更高質量的檔案服務。

參考文獻

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