加強企業文書檔案信息化建設的若干思考及建議

呂小敏

摘 要 隨著科技的發展，迎來了信息化、大數據時代的到來。改變傳統的企業文書檔案工作機制，利用信息化建設手段，不斷提高企業文書檔案信息資源的開發、利用和共享，成為完善和創新發展企業文書檔案工作的重要內容和目標，針對目前企業文書檔案信息化建設工作現狀和面臨的問題，進行了分析思考并提出了加強和改善的若干措施建議。

關鍵詞 企業文書檔案 信息化建設 思考建議

企業的文書檔案管理與利用在企業中是非常重要的，它能夠直接影響到企業的信息化建設。當前我國企業的企業文書檔案管理工作存在著很多的問題，企業應加強對企業文書檔案的管理，投入更多的精力和經費完善企業文書檔案的管理并且加強信息化建設，而且還要培養一批專業素質較高的文書檔案管理人才。

一、企業文書檔案信息化建設的必要性

企業文書檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對企業具有保存價值的各種不同形式和載體的原始文書記錄信息。隨著現代信息技術的發展和應用，辦公自動化成為企業日常管理的主要模式，企業文書檔案的運營管理也隨之發生了調整轉變，主要采用計算機作為信息載體，利用數字技術把紙質文件及聲像資料等文書檔案信息進行數字化處理，最終以電子檔案的形式存儲下來，按照規范性、安全性、效益性原則系統地組織成具有有序結構的檔案信息庫，從而對企業文書檔案進行信息化建設，提高了管理的真實性、及時性、完整性和有效性。隨著數據處理效率和利用程度不斷提升，利用網絡技術，對于企業文書檔案進行計算機聯網處理，實現文書檔案的在線閱覽、傳閱及查詢，快速便捷，準確全面，大大提高了文書檔案管理工作的便利和效率。

二、企業文書檔案管理現狀

（一）企業對文書檔案管理不重視

很多企業并沒有對文書檔案管理有足夠的重視，這是企業文書管理面臨的最大的問題。很多的企業管理人員認為文書檔案管理工作只是對文書檔案進行管理，并沒有具體的價值，忽略了其在拓展市場提高生產品質中的重要作用。很多企業的管理人員也并沒有對文書檔案管理工作建立相應的管理體制，導致文書檔案管理沒有在企業中發揮應有的作用。企業因為不重視企業文書檔案的管理，在進行建設資金分配的時候往往分配給文書檔案管理部分的資金都是有限的，使得文書檔案管理的建設緩慢，導致文書檔案管理并不能得到良好的發展。

（二）文書檔案管理缺乏完善的管理制度

當前，盡管很多企業都積極地應用新型的檔案系統對企業的文書檔案進行管理，但是還是缺乏相應的管理制度和管理體系對企業的文書檔案部門進行規范和管理，使得很多企業的文書檔案資料并不完善，很難使其發揮對企業發展的積極作用。新型的檔案系統缺乏完善的管理制度也變成了紙上談兵，并不能對文書檔案管理工作的水平提高發揮太大的作用。

（三）文書檔案管理人員素質偏低

當前我國企業的文書檔案管理人員的普遍都存在素質偏低的問題，甚至部分企業的文書檔案管理人員嚴重缺乏專業知識，并且企業也并沒有給文書檔案管理員工安排有效的學習培訓，導致文書檔案的管理人員缺乏專業知識，不能夠正確的對文書檔案進行管理，在資料收集和存放方面也不夠專業仔細，嚴重的影響電力企業的文書檔案資料的準確性。

三、加強文書檔案信息化建設的建議和措施

（一）加強文書檔案信息化建設的技術開發和裝備保障能力

計算機文書檔案信息管理及應用系統的建成、維護和發展，需要穩定的軟件開發隊伍，需要可靠的設備保障。要充分調研并明確需求，界定軟件技術開發人員的職責業務，保證系統的實用性和拓展性。在企業文書檔案信息化建設的科學規劃下，加大資金投入，引進維持管理系統安全有效運營的軟硬件設備，包括計算機、交換機、路由器、服務器、掃描儀、刻錄機、打印機、復印機、存儲器、防火墻以及各類應用軟件，定期維護，及時升級。為加強文書檔案數據庫的安全保密，在設置防火墻及相關必備組件的同時，要建立檔案數據備份、恢復機制及措施手段，健全文書檔案數據信息安全保障體系。

（二）不斷加強文書檔案從業人員職業素質

因此，企業想要完美的解決企業文書檔案的管理問題，就要加強對文書檔案管理人員的培訓力度，定期的為文書檔案管理人員組織素質提升培訓，對文書檔案管理人員的的專業素質及專業技能進行提升，使文書檔案管理人員具有現代化意識和服務意識，并能熟練地操作文書檔案管理的工作中使用的相關設備，培養文書檔案管理人員的創新意識，使文書檔案管理人員的綜合素質得到提升，才能更好的完成文書檔案管理的工作。

（三）加強對于信息化建設工作的領導，打好文書檔案信息化建設的基礎

企業文書檔案承載著企業生產經營管理過程中的重要工作內容和信息，企業文書檔案信息化建設刻不容緩，此項工作的開展離不開企業領導的支持，企業文書檔案管理部門要結合自身工作特點和信息化建設的重要性，勤于向領導匯報溝通，闡明此項工作對企業未來發展的長遠意義，使企業領導給以足夠重視和關注，加強對文書檔案信息化建設工作的支持力度，加強企業其他部門對此項工作的協調配合，保證經費的充足配給，制定企業文書檔案信息化建設工作的發展計劃和建設目標藍圖，對于此項工作科學規劃設計，協調調配資源，分布穩妥進行，使企業文書檔案信息化建設工作順利有效開展。將不同介質來源、不同類型的原始文書檔案，經過數字化處理，使之成為一體化電子文檔，從而形成有序結構的電子檔案數據庫，這是文書檔案信息化建設的重要前提和基礎。因此原始文書檔案的數字加工處理和電子文檔的及時準確傳輸及保存至關重要，這是確保企業文書檔案信息化建設質量水平的重要基礎，從事數字化工作的文書檔案人員的工作水平和責任心直接影響到信息化工作的根基，在對企業過去留存的紙質檔案進行數字化處理時，要對其進行適當整理，梳理規范目錄內容；對由于年代久遠及保存不當造成破損嚴重的文書檔案材料，要抓緊進行修復，修復完成后再進行掃描處理。紙質檔案掃描完成后要進行編號立卷，與原版紙質檔案要同步對應，經核對無誤后需企業主管領導簽批通過，因此需要企業本身對此項工作給以足夠的重視，夯實文書檔案信息化建設的基礎。

四、結語

總之，隨著企業的現代化發展，引入了大量信息化、機械化生產設備，使企業文書檔案管理的過程中產生了大量文件信息，這就對企業檔案管理模式和工作質量有了更高的要求，為達到提升檔案管理部門的工作效率，實現煤礦企業高速發展的最終目的，企業文檔管理建設刻不容緩。

參考文獻：

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