有關流動人員檔案管理的現狀及發展趨勢

曹麗娜

摘 要：中國在轉型過程中通過結構調整，對人的主體性進一步解放，出現前所未有的創業潮，在經濟迅猛發展的今天，不僅制度有了融合，各行各業人員也進行了大融合。在良好的市場經濟條件下，人才之間的競爭如此激烈，隨著人才之間的來來往往，人員的流動也是在急劇加快的過程中。人員流動的規模、速度前所未有，我國檔案管理工作中針對流動人員的專業管理也應運而生。但我國作為一個經濟大國，人口的大量流動對檔案管理也是一項巨大挑戰，對此類檔案的管理從無到有、從小到大的過程仍需進一步科學化、制度化。現階段流動人員的人員檔案管理依然存在一些問題和困難，這就需要有關單位進行強化，采取有效的措施，加強對流動人員的檔案管理。

關鍵詞：流動人員;檔案管理;現狀

計劃經濟體制下，我國沿用干部身份檔案管理體制，隨著市場經濟的發展，我國政府的人力資源配置轉向市場化配置。這一轉變促進了體制內外人才的流動，流動人員的檔案管理也打破了干部身份管理模式，流動人員一定程度上不再受限于地域、戶籍等，使得其檔案有地方管，戶籍有地方掛，職稱有地方評。2014年以來國家先后印發《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》、《人力資源社會保障部關于加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見》，這些政策法規等都進一步表明政府在人力資源管理上所做的重大突破。但我國人事檔案針對流動人員的管理起步較晚，在近30年的發展進程中看，有關流動人員的檔案管理在不斷創新發展的同時，一些管理工作仍不能跟上市場化改革的進程。在市場化高速發展的時期，有關流動人員檔案管理需進一步制度化和科學化。

一、流動人員人事檔案管理現狀

1.流動人員檔案信息的真實性有待確定。檔案資料是流動人員身份、經歷、學歷等個人信息的資料證明，反映了人員的真實情況和表現。在人事檔案轉遞、借閱過程中，尤其是紙質化的管理下，很多信息難以確保其真實性，個人可能存在自行添減信息等，帶有很強的主觀性，使檔案管理缺乏意義。加上紙質版的人員檔案規格不統一，資料書寫也沒有標準。手寫板的檔案信息資料很容易出紕漏，有可能會被手動增改，有可能由于墨水書寫字跡模糊不清。在保管過程中，如果人員操作稍微有些失誤，可能會出現缺頁或者資料填寫不一致，造成人員信息的混亂而缺乏真實性和參考性。在信息化大數據時代，采用電子檔案是一大革新，不僅節約成本，節省人力、物力，更能保證信息的真實性和完整性。

2.檔案管理工作中各環節銜接問題。由于流動人員檔案包括非公有制企業聘用人員檔案、未就業高校畢業生、被解聘人員或無業人員的檔案等，涉及范圍之廣，行業之多，使得在人事檔案管理中，部分環節之間可能脫節，一些檔案信息不能及時更新，對企事業用人單位造成一定困擾。針對此類現象，檔案管理應進一步做好相關銜接方案，彌補脫節造成的空缺。工作人員手機資料靠純人手操作，在拆裝的過程中難免會產生工作失誤。不少資料在人手多次反復操作下，出現紙張發黃、字跡褪色、紙張破損等現象，直接影響著人員檔案資料的完整性。辦公軟件的落后嚴重影響著檔案管理的順利開展，同時也沒有真正反映出實際的情況。流動人員資料因為各種工作交接或工作交叉，需要傳閱資料，這個過程中檔案來回傳遞，有時候沒有及時進行交接登記，有時候私自外帶檔案資料違規辦事，有時候檔案資料丟失，這些都是工作中發生的不安全因素。

3.檔案管理收費行為有待規范。在流動人員檔案管理基本公共服務中，自2015年1月1日起，國家取消了流動人員人事檔案的保管費、查閱費、檔案轉遞費等費用。但一些地區部門管理理念落后，加之流動人員在這方面的自我保護意識欠缺等，仍有個別項目收取費用，不符合檔案管理的現代化和體制化要求。沒有組織管理人員進行學習，更新最新的動態信息，導致檔案管理有所滯后。

4.流動人員檔案管理缺乏規范管理。人員檔案是個人的重要資料信息，利用率也是比較大的，但是缺乏管理規范的人員檔案管理是很難發揮其作用的。流動人員檔案來源比較多，結構相對比較復雜多變，加上人員的職業繁多，人員的資料內容也有很大的差別，缺乏管理是非常不理智的。在現實操作中，流動人員檔案的復雜性和多變性，影響著工作人員對檔案管理的耐心和責任心，加上管理制度的不完善和不完整，導致人員檔案管理工作一直止步不前。

二、流動人員檔案管理的創新發展

1.不斷完善流動人員檔案管理的政策法規。流動人員是我國各行各業人才梯隊的重要部分，對經濟的發展至關重要，政府服務和培養好這批人員可促進市場經濟、人才強國等戰略的發展。因此隨著流動人員檔案管理的相關政策、法律法規的一系列出臺，一定意義上推進人力資源的合理化建設。不斷健全、修訂相關規定，更加完善檔案管理的基本公共服務，使得其不斷法制化、規范化、信息化和科學化。政府服務可以在現有的制度基礎上，根據人員流動情況進行制定鑒別歸檔制度、傳遞制度、保密制度、檢查制度等等，形成一個較為完整的管理體系，從多方面進行監控，從而實現管理的進步和提升。對檔案的收集、轉交手續、表述方式、填寫要求等等進行全方位地監控個管理，做到不丟失、不損壞、不堆積，通過制定一系列的規章制度，保證流動人員檔案工作逐步規范和標準，真正發揮流動人員檔案的作用和參考意義。

2.形成完整的管理體系。流動人員檔案管理體制實行“集中管理，歸口管理”，嚴格按照國家賦予的權利和應盡的義務各司其職，在人事管理部門設立專門的流動人員檔案管理，并配備專業人員對此類檔案進行管理。對專業人員進行科學的培訓，提高其辦事效率并精簡辦事過程。隨著人才市場和勞動力市場的進一步融合，人力資源市場日益規范化，初步完成了資源的整合，也完善了人才服務體系。人事管理部門需要重視管理工作，把流動人員檔案管理工作列入會議的匯報工作，定期監督和聽取工作的運行情況，加強對流動人員檔案工作的管控。除了定期的工作匯報之外，還要制定明確的規劃和實施方案，有計劃、有組織、有目的、有檢查地進行工作的部署和安排。通過相關管理體系的明確規定和落實，增強了各部門的溝通協作，要求管理人員及時歸檔和收集等檔案資料的工作處理，也確保了資料的完整度和真實性。

3.清晰的功能定位。2015年1月1日起，流動人員檔案管理工作納入政府基本公共服務體系，取消收取流動人員人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等費用，并為流動人員免費提供多項基本服務。各級服務機構根據當地實際情況，精簡辦事窗口，使基本服務更加規范化。實現對各管理部門的分工合作，明確其職責和功能，讓各部門的工作各司其職、各盡所能地為流動人員檔案作出努力，從而避免盲目地進行管理。各部門的工作都是一環扣一環的，所以各部門的工作交流和職責的分工，有利于管理部門的有效溝通和正常運作，避免因工作交叉或工作重復造成資源的浪費和人員的損耗。

4.管理方法和技術不斷創新。流動人員對于人事檔案的查閱率較高，以往的紙質檔案不易保存，隨著電子技術的發展，越來越多部分采用電子檔案，提高了查閱效率同時也可長時間保存個人檔案。隨著管理設備和技術的不斷創新以及專業人員的職業素養，有關流動人員的檔案管理愈發具有專業性。提高管理人員和管理方法的現代化水平，順應社會發展和最新要求，引進現代科學技術方法和手段，提高流動人員檔案工作的效果和質量。

例如，使用一些網絡平臺的管理服務軟件，開發適合實際情況的搜索工具，進一步優化流動人員檔案的查閱、收集、歸檔、分析等方面的操作。也可以通過建立流動人員檔案的信息資料電子庫，當收到檔案的時候，及時進行掃描和文件的電子備份，建立電子信息庫。電子信息庫可以讓單位或個人需要的時候，隨時隨地進行查閱或參考，實現資源的共享。相關檔案管理部門需要加大對檔案管理的資金投入和管理，加強管理的設備設施建設，提供現代化、科學化的管理手法和工具，讓信息進行聯網操作，使信息更具反饋性和跟蹤性。

三、小結

在經濟發展轉型階段，大量流動人員促成各行業之間的聯系，其各種勞動、報酬、保障等方面與國家的快速發展息息相關，做好流動人員人事檔案的管理工作可適應和促進這一發展的新階段。目前有關流動人員的檔案管理辦法雖有些許困難，但政府不斷加強政策引導與支持，大力發展人力資源服務企業，激活了市場經濟的活力。流動人員人事檔案的管理工作應充分利用大數據帶來的便利，進行人事資源整合，打破以往的服務壁壘。積極對檔案管理進行模式創新，充分發揮流動人員帶來的行業互通，使各行業更加具有專業性，同時也進一步提高了社會公共服務能力。應加強檔案管理人才建設，打造一批高素質、高水準、專業化的人才隊伍，為有關流動人員提高更便捷、更高效、更全面的服務，從而促進國家經濟和人才的強勁發展。在此過程中，相關管理職能部門要順應社會的發展和形勢變化，正視流動人員檔案管理中的漏洞和問題，不斷在實踐中總結經驗，完善相關管理制度，創新管理手段，通過高效且科學的管理方法進行管理，從而提高流動人員檔案管理的質量和水平。流動人員檔案管理工作在當前社會發展中具有舉足輕重的作用，各單位部門需要多加重視，根據實際情況制定方案進行完善優化，為不斷完善流動人員檔案管理工作努力和創新。

參考文獻：

[1]人力資源和社會保障部.人社部印發《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》、《人力資源社會保障部關于加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見》[2016-05-25] http：//www.mohrss.gov.cn。

[2]人社部.印發《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發﹝2014﹞90號）。

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