檔案部門應對突發性自然災害的風險管理研究

李振村

摘 ?要：檔案是國家寶貴的精神財富，做好檔案的安全保護工作是推動國家檔案事業發展的重要前提。檔案部門作為檔案資料的存儲部門，對于檔案保護具有不可推卸的責任。然而近年來，突發性自然災害頻繁發生，給檔案部門的工作帶來了很大的困難。面對突發性自然災害的威脅，本文首先介紹檔案風險管理中存在的一些問題，之后闡述一些突發性自然災害檔案風險管理的辦法，最后根據這些突發性自然災害，提出相應的檔案風險管理策略，以達到保護檔案資源的目的。

關鍵詞：檔案;突發性自然災害;風險管理

引言

我國是世界上遭受地震、臺風、洪水、泥石流等突發性自然災害最為嚴重的國家之一，突發性自然災害會給人民的生命與財產造成嚴重威脅，例如，唐山大地震、汶川地震造成了幾十萬人的傷亡。同時，這些自然災害也會對珍貴的檔案資源造成不可逆的損害。檔案部門是集中保管檔案資料的重要場所，應在工作中不斷完善突發性自然災害的風險管理機制。為此，我們要有效加強防范工作，避免這些檔案資料的損壞與丟失，這也是檔案界所面臨的一個重大問題，為了更好地解決這一問題，我們也提出了相關應對策略。

一、檔案風險管理中存在的問題

（一）檔案風險管理的銜接性差檔案部門要有一個完整的風險管理工程，就必須將風險計劃、風險識別、風險評估、風險監控和風險報告等環節相結合，從而構成完整的體系。檔案部門在制定風險管理計劃時，大多都是按照自身多年的經驗履行，并沒有實事求是地針對檔案部門的自身情況制定計劃，所以在實施計劃時就會變得盲目，缺乏針對性。另外，在風險發生前無法正確識別出檔案所面臨的風險，導致不能及時地對其進行監測和識別，無法從根源上消除對檔案的危害。最后，由于檔案部門的評估方式也比較匱乏，所以無法將可能面對的災害等級和不同價值的檔案資料結合起來進行定性、定量的分析，對于風險管理的下一環節無法準確的提供相關依據。

（二）檔案風險管理的系統性差

檔案風險管理必須是完整、系統且涉及全局的管理工程，因此，從風險發生前到風險發生后恢復檔案館正常工作的所有內容，檔案管理系統都必須有所涉及。目前，檔案風險管理仍然存在很多紕漏，例如制度不規范、系統性不足、缺乏層次性等缺點。由于制度的不規范，在突發性自然災害發生時，可能會導致檔案工作人員無法及時有效的采取應對措施，從而使檔案資料得不到相應的保護，造成巨大的損失。

二、突發性自然災害檔案風險管理辦法

（一）突發性自然災害的檔案風險識別

目前我們所提到的檔案風險識別，就是對大自然尚未發生的、潛在的突發性自然災害給檔案管理帶來的風險和威脅進行系統識別、辨認和歸類，通過運用各種系統方法，了解風險的性質、后果及影響等因素。一般而言，我們在進行風險識別前，必須充分了解檔案風險管理所達到的預期目標。

（二）突發性自然災害的檔案風險評估

對突發性自然災害給檔案所造成的危害進行評估，指的是在自然災害發生后，對檔案進行一定的評判，有效的檢測出檔案的完整性、可用性及保密程度的受損情況。因此，在突發性自然災害管理中，我們必須有效地采取檔案風險評估，目的就在于保證檔案質量和安全性，增強檔案工作人員的防范意識，從而制定相應的應急手段。

三、突發性自然災害檔案風險管理的應對策略

檔案部門應對突發性自然災害的風險管理工作是一個跨學科、跨部門的復雜工作，這一工作的順利開展就必須要有檔案管理、自然災害研究等相關部門的積極配合，共同參與，有效的做好檔案風險管理的相關工作。

（一）制定檔案風險控制策略

眾所周知，突發性自然災害是不可避免的，其風險因素也是客觀存在的，在遭遇突發性自然災害時，只要我們充分發揮主觀能動性，并采取有效積極的應對措施，便可以減少檔案風險事故的發生。例如，我們可以在在檔案館的建設中，設置一些防雷、防電、防火、防水的相關措施，從源頭上規避風險。當然，我們還要明確了解各類突發性自然災害所帶來的風險與后果，當災害發生時，要重點控制對檔案影響最大的風險，盡量避免風險連鎖、耦合現象的發生。

（二）拓寬檔案風險控制方式

在檔案風險管理的整個過程中，人類占據著很大因素，也是最難與變數最大的因素。首先，在風險的識別、評估和控制的各個環節中，每個人都有可能導致檔案風險事故的發生，因此，我們要更加重視這個問題。其次，由于人的觀念、能力、態度的差異化，專業分工的不同化，這就導致其職責、權利、義務也各不相同。最后，隨著現代高科技的不斷發展與進步，科學技術對與檔案風險管理的貢獻也越來越大。

（三）建立檔案館應對突發性自然災害的預警機制

預警最早運用于軍事，一般是指通過預警機制提前發現、分析和判斷敵人的進攻信號，再把這種信號的威脅程度報告給指揮部，然后再下達命令，采取相應的應急措施，后來這項機制逐步被應用于政治、經濟、自然等領域。突發性自然災害的風險危害極強，對檔案館的安全也造成了很大威脅，因此我們若想有效的保護檔案資源，就必須通過構建風險預警機制，科學設置警源等各項指標，從而對于各種突發性自然災害進行全面、持續且有效的監控，并對各類信息數據進行匯總分析。

為了控制風險發展，規避資源損失，我們應該在檔案館建立相應的預警系統。在使用風險預警系統時，還要設置人工巡查和智能監控這兩個方面，對檔案館的周圍環境進行實時監測與保護，對所產生的數據進行記錄，然后將這些信息進行匯總，在進行初步的篩選后，將這些信息有主次地進行風險評估與分析，判斷其是否達到警戒線，一旦觸及警戒線，即應立刻采取相應的有效措施，來規避這些風險。

結語

總之，檔案部門應該在災害發生之前建立良好的預警機制，防止突發性自然災害對檔案資源造成不可逆的損壞。檔案部門還要對致災因素進行風險評估，制定出相應的應對措施，警鐘常鳴，未雨綢繆，爭取在面對突發性自然災害時把檔案的損失減少到最低限度。

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（作者單位：淄博市地礦技術服務中心）