檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

佟莉姝

摘要：檔案管理工作是相關單位管理的重要內(nèi)容，對于相關單位健康發(fā)展具有重要作用。為了推進檔案管理工作的順利進行，發(fā)揮檔案的服務職能，本文闡述了檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對策進行了探討分析。

關鍵詞：檔案管理工作;重要性;現(xiàn)狀;對策

檔案管理工作不僅可以衡量相關單位業(yè)績，還可以衡量相關單位管理水平。由于檔案所記錄的內(nèi)容包含相關單位發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此檔案可以為曰后相關單位發(fā)展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定相關單位發(fā)展方向最好的參考資料。

一、檔案管理工作的重要性

l.能夠為相關單位提供準確的數(shù)據(jù)。檔案資料能夠為相關單位各項工作的開展提供準確、真實的數(shù)據(jù)信息，并且為相關單位未來的發(fā)展服務。比如相關單位過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗。

2.有利于檔案資源的開發(fā)和利用。檔案是在相關單位日常科研、外事以及行政管理等活動中形成的具有參考價值和保存價值的文獻資料，對相關單位的評價、考核、研究以及總結工作具有重要的作用。在我國體制改革不斷深入的現(xiàn)如今，相關單位也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為相關單位管理的基礎環(huán)節(jié)，對促進相關單位人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發(fā)和利用，因此必須進行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發(fā)檔案資源的利用價值，為相關單位的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

3.是時代發(fā)展的內(nèi)在要求。當今時代是信息時代，也是知識經(jīng)濟時代，知識資產(chǎn)作為相關單位的無形資產(chǎn)，開始在促進相關單位發(fā)展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產(chǎn)的一部分，真實記錄著相關單位不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時代發(fā)展需求的內(nèi)在要求。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.相關制度體系現(xiàn)在。目前很多相關單位都沒有根據(jù)自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實提高檔案管理水平，必須要對相關的制度體系進行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開展提供依據(jù)。

2.檔案管理設施建設現(xiàn)狀。檔案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于相關單位管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環(huán)節(jié)，有的檔案室破舊，存儲環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分相關單位并沒有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

3.檔案管理人員現(xiàn)狀。檔案管理人員自身的素質(zhì)問題是導致檔案管理工作難的主要原因，檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞直接影響著檔案管理水平的高低以及檔案利用質(zhì)量，當前，很多相關單位中從事檔案管理工作的人員較少，相互學習、相互溝通的機會少，很多工作人員缺乏對計算機技術、圖像分析技術、情報、法律等一些復合型知識的運用能力，沒有相關管理經(jīng)驗，素質(zhì)水平良莠不齊。

三、檔案管理工作的對策分析

1.規(guī)范檔案管理業(yè)務流程。第一、需要在檔案管理部門內(nèi)部進行優(yōu)化配置，重要的職責和崗位需要按新的流程分配，結合信息化進行科學管理，讓每一位工作人員能夠各司其職，掌握好自己的工作范圍，提高檔案管理工作的工作效率，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務流程;第二、需要優(yōu)化檔案管理部門與其他部門之間的工作關系，檔案管理工作需要涉及到很多部門之間的工作，他們之間的工作業(yè)務流程也需要進行優(yōu)化，保證部門與部門之間的工作能夠順利進行，實現(xiàn)順利溝通。這兩種業(yè)務流程優(yōu)化能夠促進整個流程處在一體化范圍內(nèi)，能夠在管控的范圍內(nèi)進行工作業(yè)務流程，優(yōu)化檔案管理工作流程也能夠提高相關單位的檔案管理工作效率，針對部門的相關問題進行針對性的解決。

2.加強檔案管理信息化建設。（1）加強檔案管理軟件建設。現(xiàn)代檔案管理工作要求與信息化技術相結合，因此需要加強檔案管理軟件建設，通過軟件進行檔案管理的工作。要保證軟件具有安全性和先進性。要根據(jù)檔案管理工作的實際情況進行軟件的建立，要保證軟件的運行速度，還有將軟件的兼容性考慮到其中，要保證軟件的各項功能能夠滿足工作人員的工作需求。軟件一定要根據(jù)相關單位的發(fā)展進行升級和創(chuàng)新。相關單位的檔案信息包含著最重要的內(nèi)部信息，要保證工作平臺軟件具有一定的安全性，防止信息泄露的風險。（2）加強資源整合。檔案需要相關單位的軟件平臺進行整理。很多信息都需要進行整合，通過管理內(nèi)部人員的整合對檔案信息進行分類，讓檔案便于工作人員的管理。同時要對需求者提供相關的有用的信息，讓相關單位的軟件平臺能夠發(fā)揮最大效用。

3.增強檔案管理者的管理意識和綜合素質(zhì)，并進行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問題會受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動與創(chuàng)造性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養(yǎng)。

四、結束語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的變化發(fā)展，相關單位管理不能拘泥于傳統(tǒng)的經(jīng)營理念以及經(jīng)營方式，要追求創(chuàng)新發(fā)展，而檔案管理工作是服務于相關單位，因此必須加強對檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對策進行分析，從而促進相關單位健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]李月.淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新途徑[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（03）.

[2]李維艷.等關于做好新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2018（12）.

[3]李秋菊.新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J]黑龍江檔案，2019（04）.