中小學檔案管理信息化建設的初步研究

摘 要：在中小學日常運行管理工作中，檔案管理工作是其關鍵內容，這對于中小學教育教學活動等多項工作的有效開展有著十分重要的作用，除此之外，檔案管理工作也是中小學在進行相關決策時的有力依據，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在我國現代化信息技術全面普及的背景下，結合當前我國中小學檔案管理工作的開展現狀來看，仍舊存在有眾多問題，基于此，本文主要內容研究了當前中小學檔案管理信息化建設。

關鍵詞：中小學;檔案管理;信息化建設

在我國社會經濟快速發展的背景下，我國現代化信息技術取得了空前的成就，基于此，眾多中小學在開展檔案管理工作過程中都積極引進了相關信息技術，有效推動了中小學檔案管理工作的正常開展。在中小學檔案管理工作中包含有諸多內容，如果檔案管理工作質量不高，那么直接會給中小學的日常運行帶來影響?；诖吮疚闹饕獌热菅芯恐行W檔案管理信息化建設具有十分重要的現實意義。

一、中小學檔案管理信息化建設的內涵與意義

1.中小學檔案管理信息化建設的內涵

所謂的檔案管理信息化指代的是，是具有現實意義以及開發機制的檔案內容傳遞網絡化、信息化，不僅要充分發揮檔案自身的憑證作用，還要注重開發檔案管理信息的功能。結合當前我國已經出臺的《全國檔案信息化建設實施綱要》來看，在此綱要內容中對有關檔案信息化建設的任務以及目標、任務進行了明確的規劃，各中小學在運行發展過程中應該本著安全保密、統一標準等原則，加強中小學檔案管理信息化基礎設施的建設，使電子檔案以及相關文件得以規范化管理，推動我國檔案管理工作的數字建設工作。針對于中小學檔案信息化建設工作而言，它包含有檔案信息網絡的建設以數據庫的建設、人才隊伍的建設等內容，基于此，中小學在開展檔案管理工作時，不能僅僅只是簡單的將檔案數字化，應該從多方面進行檔案信息化建設工作。

2.中小學檔案管理信息化建設的意義

在中小學日常運行發展過程中，進行檔案管理信息化建設工作十分必要，是中小學日常管理工作有效開展的重要保障，基于此，加強中小學檔案管理信息化建設工作具有十分重要的意義。在我國現代化信息技術不斷發展的背景下，結合當前我國中小學檔案管理工作內容來看，已經不能符合當前我國社會發展的需求以及學校各項工作正常開展的需求，基于此，學校應該跟隨社會發展的需求，對自身檔案工作進行建設，只有這樣才能有效促進自身良好運行發展。對于學校教學管理工作而言，檔案管理工作與其有著十分緊密的聯系，兩者相輔相成以促進學校教育活動能夠良好的運行發展，最終促進學校得以規范化運作，促進學校內部資源進行合理分配，使學校資源利用率得以提高[1]。

在建設檔案管理信息化的作用下，使得學校能夠對自身情況進行全面了解與掌握，及時針對自身問題提出相應的解決策略，以保障學校得以正常運行。除此之外，檔案管理信息化建設還能夠有效維持學校日常工作的規范性，降低由于人為誤差導致的工作問題，為學校運行過程中的各種經濟問題提供決策，進而保障學校運行過程中的運行效益。眾所周知，在中小學檔案資料中存在有十分豐富的教育信息，教師在對中小學生開展教育教學活動過程中，可以針對閱讀檔案資料中的教學案例等內容，來對自身教學內容以及教學手段不斷完善，挖掘出檔案中具有價值的教育信息。在檔案管理信息化建設過程中，使得學校領導以及相關教師能夠針對學生情況進行動態管理工作，進而使其能夠及時了解各類信息，以便學校之間能夠良好的互動交流，進而促進學校長久發展。

二、當前中小學檔案工作中普遍存在的問題

1.檔案材料不全，檔案管理意識淡薄

結合當前我國中小學檔案工作現狀來看，由于學校教學任務較為繁重，導致學校各部門不能及時提交各類檔案資料，進而導致檔案資料經常出現收集不全的現象，甚至導致重要檔案資料發生流失現象，又或者已經提交的檔案資料內容質量不高，以上因素都有可能為檔案工作的正常開展帶來影響。除此之外，學校在開展教學活動過程中，由于相關人員對檔案管理工作的不重視，導致自身歸案意識較差，最終為檔案管理工作的順利開展帶來阻礙，使得檔案信息資源不能被充分開發，最終造成檔案資料利用率過低。

2.檔案管理手段落后，相關硬件設施不達標

當前我國中小學在開展檔案管理工作過程中，大多數情況是對檔案資料進行基本的收集與整理，沒有對檔案資料內容進行分析、編研，這就導致檔案管理工作無法提供信息資源服務功能，除此之外，在對其進行保管時仍舊采用較為傳統的保管模式，多數情況下進行人工保管工作，極少數情況下才會用到計算機網絡技術，使得檔案管理工作始終處于一種較為消極被動的狀態，最終導致檔案不能有效發揮自身利用價值以及相關作用。

三、中小學檔案管理信息化建設路徑與方法

結合當前我國社會發展狀況來看，中小學在進行檔案管理信息化建設工作過程中，應該充分結合現代化信息技術，大力開展檔案管理信息化建設工作。筆者結合自身多年經驗，分析了中小學檔案管理信息化的主要建設路徑與方法，下文展開詳細論述。

1.促使檔案管理工作標準化、規范化

結合當前中小學檔案管理信息化建設的實際現狀來看，目前各中小學普遍存在有檔案規范化之后以及應用軟件繁多雜亂等情況，這些因素在很大程度上直接影響了檔案管理系統水平的提高。各中小學在開展檔案管理信息化建設工作過程中，首選要重視檔案管理業務的規范化問題，只有健全完善的檔案管理標準才能有有效促使檔案業務有效落實。針對于檔案標準與規范而言，本身便是一項較為系統的工程，基于此，想要推動檔案信息化建設，必須要抓好檔案工作中的規范化以及標準化，有效權衡兩者管理，促進兩者共同發展。

在我國不斷推進中小學教育改革的形勢下，各中小學在開展檔案管理工作過程中，應該不斷更新自身觀念，以促進檔案管理工作快速發展。那么在檔案管理工作中如何實現標準化以及規范化呢？首先，中小學在開展檔案管理工作過程中，思想觀念要現代化，要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案時重要的教育資源這一理念[2]。

2.利用現代化信息技術加強建設學校檔案數據庫

在開展檔案管理工作過程中，應該結合當前社會發展的實際情況，做到與時俱進，不斷完善發展中小學檔案管理工作的管理理念，建立一套完善的檔案管理體系以及相應的運行機制。針對檔案管理工作而言，要有目的有計劃實現管理科學化，管理技術現代化這一目標。

目前我國中小學檔案管理工作在進行檔案信息化建設工作過程中，仍舊處于文件處理向信息管理系統進行過渡的階段，想要有效渡過此階段，關鍵在于數據庫的建設工作，數據庫的存在是為了應用先進的信息化技術對檔案資料進行科學合理的管理與使用。

3.完善檔案管理部門的設備配置

想要對檔案管理工作進行信息化建設，首先需要有良好的硬件設施進行支持，基于此，學校在此過程中應該購入相關信息設備，相關領導人應該從思想上對檔案工作信息化建設引起重視，加強對檔案信息化管理工作的資金投入，盡可能的為其創造條件，有效推動檔案信息化建設工作順利開展。

4.加強檔案管理信息化監管工作

對于檔案信息化建設工作而言，對其開展監管工作十分重要，使得相關人員在開展檔案管理信息化建設過程中能夠更為標準規范。管理人員在進行檔案管理工作過程中，必須明確檔案管理工作的重要性，明白在學校發展過程中，檔案管理工作的重要地位，除此之外，檔案管理人員還需要針對檔案工作的實際管理情況，制定出科學有效的管理方案，以適應當前我國社會的發展形勢。除此之外，檔案管理人員必須掌握一定的現代化信息技術，對相關設備能夠進行充分利用，對資源能夠進行合理分配，最終使檔案管理工作實現科學化以及規范化，以便符合當前我國學校的運作需求。

5.完善檔案收集制度提高師生檔案管理意識

由于中小學在開展檔案管理工作過程中，部分教師由于對檔案管理工作沒有全面充分的認識，再加上教務工作的壓力，導致檔案收集工作難以有效運行，基于此，學校應該不斷提高在校師生的檔案管理意識，制定完善的檔案收集制度，使其明確檔案資料是重要的教育資源這一理念，針對學校收集的相關檔案資料，要積極提供，確保學校檔案工作得以順利進行，同時也為日后教師通過檔案資料完善自身教學方法以及教學內容打下基礎。

四、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設工作是一項需要長期堅持建設的工作，需要各方面的共同努力才能實現，在此過程中，學校應該提高對檔案管理工作信息化建設的重視程度，不斷完善信息化建設過程中所應用的硬件設備，除此之外，還應該在信息化建設過程中，積極引進新理念以及新技術，以便檔案管理工作能夠符合當前我國社會發展趨勢，有效促使我國中小學檔案信息化建設工作向前發展。

參考文獻：

[1]蔣世利.淺析如何做好中小學學校檔案管理工作的信息化[J].科教導刊：電子版， 2017（11）：40-41.

[2]吳 偉.學校檔案管理信息化建設中的問題和對策探討[J].辦公室業務， 2018（1）：56-56.

作者簡介：梁霄（1978-），男，漢，籍貫：山東濟寧，學歷：大學，中級，研究方向：檔案管理，從事的工作：檔案管理。