建立口述檔案的路向探索

摘 要：基于我國新時代檔案建設與管理發展要求，檔案管建設與管理要走規范化、數字化與信息化的路徑，實現檔案管理的實時性與實效性，有效挖掘檔案信息，發揮檔案信息的價值。而口述檔案作為我國檔案資源體系建設的重要組成，無論是史學研究價值還是對傳統形態檔案史料的彌補，都要求現代化檔案建設與管理中，加強對口述檔案建設的重視。

關鍵詞： 口述檔案;建設路徑;管理策略

口述檔案研究式一種新興的史學研究形態，高校校史館建設與史學研究中尤為注重口述檔案資料的收集與處理，用過影像或者語音的形式記載檔案內容，不同于傳統的紙質檔案其生動的記錄形式與豐富內容，很大程度上彌補了傳統形態檔案的不足。建設口述檔案，拓展口述檔案的征集途徑，實現口述檔案的信息化與數字化建設，可實現檔案館館藏內容的多元化與結構的完整化，拓展檔案服務職能的同時，對推動我國檔案事業發展影響深遠。以往口述檔案通常為錄音磁帶與錄音的逐字記錄，對各種文字與聲像的采集比較全面。就口述檔案建設目的，不僅在于拓展檔案形態與檔案館的服務職能，而是要形成一種新的檔案工作理念，基于現代化人們閱讀與研究的需要，構建新的檔案體系，所以口述檔案的建設應該受到重視。

一、口述檔案建設現狀與反思

近年來，隨著信息技術的快速發展，檔案的載體逐漸增多，其中紙質載體日益被其他載體取代，特別是電子檔案的興起，給傳統檔案管理帶來了巨大的沖擊，人們的工作生活方式逐漸趨向于無紙化，無紙化辦公也逐漸成為常態。也因此，口述檔案建立中，除卻對口述檔案理論研究與采集、鑒定以外，口述檔案的數字化與信息化建設也被提上日程，縱然口述檔案建設還處于起步階段，我國各級檔案館對口述檔案投入的人力、物力、財力有限，工作還有待運進一步深入，理論與實踐問題的研究比較淺薄，但口述檔案的珍貴性與建立口述檔案的重要性卻毋庸置疑。現代口述檔案最早是始于1948年的哥倫比亞大學，發展到上世紀流逝單年，杜魯門在歷史計劃中啟動了口述檔案標準建設，因此在，這一時期口述檔案的作用與地位已經逐漸凸顯，之后七十年代到上世紀末，口述檔案從傳統收集精英階層聲音發展到現階段整體聲音與信息收集，從個人記憶記錄轉變為整體記憶，進而進程社會記憶構建的重要組成。

口述檔案建設發展到現在大眾傳媒時代，進一步發生了轉變，不再局限于傳統文獻史料的正統性與固定性，更加倡導從多元視角研究與分析歷史，到如今社會大眾各個層次都參與到歷史敘述與書寫中，不斷拓展口述檔案的職能范圍。目前口述檔案，已經成為大眾化，平民化以及個性化的發生工具，在維護群體歷史完整性的同時，凸顯公眾是口述檔案建設的地位與作用。現代化口述檔案建設建設中，由于傳統口述檔案資料的珍貴性，建設工作集中在口述檔案的資料拯救，以搶救的形式展開口述檔案建設，以保留傳統文化與發記憶。例如貴州師范大學啟動了“口述校史”與學校記憶工程，開展口述檔案工作，為校史填補重要的檔案文獻。

就口述檔案建設整體來看，口述檔案建立與完善，還要促進公眾參與、數字化建設與館藏內容的豐富，從口述檔案的制度、運行機制與管理方式等三方面，轉變以往搶救形式的建立做法，將口述檔案作為一個檔案體系的整體，基于口述檔案的重要性與作用，將傳統磁帶與錄音形式的口述檔案轉變成現代化、數字化與信息化的音視頻資料，并以磁帶和音視頻形式保存在資源庫中。將口述檔案建設上升到信息化與公眾化的層面，還需要檔案館進一步明確口述檔案的建設作用與發展定位，從豐富檔案工作內容與樹立新的檔案工作理念入手，完善我國現代化口述檔案建設中不足，構建規范化的建設制度與引入科學化的管理方式，為現代化口述檔案建設奠定基礎。

二、建立口述檔案的重要性

現代化檔案體系建設逐步踏入規范化、數字化與信息化的道路，口述檔案作為新興的檔案形態，以及新的檔案工作理念，需要工作人員以及相關部門人員利用先進技術改變傳統檔案管理工作方式，實現現代化口述檔案管理體系，摒除傳統的效率、片面的手工紀記錄與操作方法，從口述檔案的珍貴性與建設的急迫性入手，以滿足現代社發展對口述檔案資料的需求，有效規劃口述檔案的長期保存與資料利用途徑，將原先保存的檔案庫中口述檔案資料進行聚類、 分類、 相關性分析，通過數據之間關系的確定，構建口述檔案庫，充分完善檔案庫的信息與數據，以優質全面的“活信息”便于史學研究與檔案資料研究，提高口述檔案價值，實現現代化口述檔案管理的規范化和合理利用。

比對傳統檔案管理中的繁瑣程序，新時代發展中口述檔案管理，以數字化與規范化為發展目標，從檔案館的館藏內容與結構調整，架構口述檔案數據庫，一方面是掌握口述檔案建設的主動權，摒除以往建設中以搶形式為主的工作形態，將口述檔案管理轉變為主動利用狀態，便于研究者自身進行檔案信息資料完善以及網上下載，從而推進現代化口述檔案建設與管理進程。基于我國現代化檔案管理制度的改革與轉變，口述檔案管理的制度也需要與時俱新，才能夠確保檔案工作的規范性以及高效性，融入到整個檔案管理體系中。所以現代化口述檔案建立中，要發揮口述檔案的價值，基于資料的重要性與“記憶”長遠保存，構建口述檔案資料數據庫，將以往的口述檔案資料轉變為音視頻與信息化檔案管理，通過檔案管理平臺提供有聲檔案服務，便于研究者進行口述檔案資料的全面研究。此外，建立口述檔案，也是要填補館藏檔案呢的不足，將口述檔案作為文獻資料的補充，可以對檔案館藏史料的不足進行填補。以口述檔案的多種表現形式，以音頻、聲像等改變傳統單一的紙質檔案館藏結構，在補充原有檔案不足的同時，增設檔案館的資源類型。

三、建立口述檔案的路徑探索

首先，檔案館全體人員要積極配合口述檔案日常管理工作，便于檔案管理部門工作人員開展日常管理工作。口述檔案作為歷史記憶以及史實材料的體現，承載歷史發展的重要信息，因而口述檔案管理工作人員有必要定期向職工普及相關知識，組織職工學習有關于口述檔案管理的法律法規，有利于提高職工對于檔案管理工作的認識，避免職工因個人認知偏差造成對口述檔案管理工作的誤解，為口述檔案建立奠定優良的人力基礎。物質與財力基礎，則是要完善整個口述檔案管理體系，創設口述檔案建立項目，構建數字化信息管理平臺，可將原有的紙質人事檔案信息全部錄入計算機管理系統，實現無紙化人事檔案管理，大幅度提高檔案建立效率和利用效率，節約管理經費。構建口述檔案數字化管理系統時，先要保障新舊信息的銜接，確保原先的口述案基本信息錄入與轉化無錯漏，同時注意保留口述檔案的磁帶或者是音頻作為存底。其次還要建立一套安全的信息管理防御機制，保障口述檔案信息不外泄、丟失。最后，相關技術人員因定期對管理系統進行升級改造，以便于進一步提高口述檔案管理工作效率。

再者，健全電子檔案管理的管理體系。口述電子檔案的信息在形成、處理、歸檔、保管以及利用等過程中都有可能出現信息丟失、損壞、更改的問題，哪怕信息安全技術足夠健全，也需要有相應的管理體系來保障數字化口述檔案的安全。因此，建立健全口述檔案管理的管理體系，制定相關規章制度，建立口述檔案管理的工作平臺，加強電子口述檔案的原始性和真實性這兩個基本屬性的保護，十分具有現實長遠意義。在規章制度的制定過程中，要滿足一定的要求，即充分體現規章制度的科學性、合理性和保證制度的實用和約束作用，并且檔案管理相關的部門應順應時代的要求不斷建立健全檔案管理工作的規章制度，與時俱進，合理運用現代化科技，才能將檔案管理工作做好。規章制度的制定，是使口述檔案管理工作規范化發展，在實際的實施過程中，應嚴格執行和遵守數字化檔案管理的制度，并制定相應的獎懲制度來規范口述檔案管理工作，充分體現制度本身的權威性和執行的嚴肅性。此外，從口述檔案管理體系中的信息化資源的共享性出發，著重健全檔案管理信息化的安全管理制度，并且檔案管理人員要有安全管理意識并保持高度的警惕性，自覺遵守和貫徹相關的規章制度，依法開展口述檔案的管理工作，使得口述檔案管理工作穩定的進行。

最后，習近平新時代下口述檔案管理建立中，需要先優化工作環境，確保檔案管理庫的防火、防潮、現代化設施設備達標，優化服務環境，為工作人員提供優質的口述檔案管理服務效能，確保檔案的收集與整理能夠滿足現代化檔案管理體系的要求。一完成當年新口述檔案的全面收集與整理，將各類口述檔案資料分門別類的放置在相關位置后，定期進行口述檔案數字化轉變工作，制作可實現線上共享的口述檔案文件，提升檔案管理的質量以及工作效率;二在社會中征集各種口述檔案，與其他單位構建優良的溝通機制，確保檔案征集中可完善收集資料，并利用大數據技術以及計算機技術，結合智能化設備實現定期檔案信息更新提醒以及檔案調動，構建口述檔案管理信息資料庫，激發公眾參與口述檔案建立的積極性，并定期將口述檔案的征集情況公開，便于公眾監督，提高口述檔案征集的實效性。三加強現代信息技術的應用，確保檔案材料收集系統的高效化以及智能化，重點在于大數據技術以及計算機技術和互聯網平臺的應用，確保口述檔案資料的及時更新及傳輸，定向完成口述檔案的獲取以及輸出，確保口述檔案管理工作的可持續發展。

四、結語

綜上所述，口述檔案建設中，重點在于完善口述檔案管理環節與口述檔案征集與建立制度的構建。在公眾參與視角下，提高公眾參與口述檔案收集活動的積極性，完善各個檔案管理與建設環節，構建線上口述檔案管理平臺與完善線下口述檔案的管理流程，雙管齊下，優化整個口述管理環節，推動口述檔案建設與管理的信息化、數字化與規范化發展。

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作者簡介：羅曉哲（1977-），男，梅州豐順人，廣東農工商職業技術學院，檔案專業館員/正科，研究方向：計算機、檔案管理、信息化。