探究檔案數(shù)字化建設(shè)的價值與問題

張曉麗

摘 要：以提高檔案管理效率為前提，針對檔案數(shù)字化建設(shè)工作展開探討，從數(shù)字化檔案建設(shè)的價值、根本方向、問題以及解決建議四個方面進(jìn)行論述，明確了該項工作的重要性，檔案數(shù)字化建設(shè)是推動整體行業(yè)發(fā)展的重要舉措。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);互聯(lián)網(wǎng);數(shù)據(jù)庫

信息技術(shù)的普及對各行各業(yè)都帶來的一定程度的影響，并直接推動了行業(yè)發(fā)展。檔案管理工作在其發(fā)展的過程中，也逐漸認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，并且紛紛開始進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，引用現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理，提高檔案信息檢索效率，為用戶提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，檔案信息管理過程中，通過構(gòu)建綜合業(yè)務(wù)平臺，使檔案管理質(zhì)量得到提高。所以，進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，要將關(guān)注點放在信息傳輸途徑的創(chuàng)新上，為其賦予人性化以及自動化的特點，利用現(xiàn)代化技術(shù)緊跟時代發(fā)展趨勢，使檔案信息能夠在互聯(lián)網(wǎng)的帶動下更加智能，從而提高檔案管理水平。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)價值

第一，使信息管理更加便捷。檔案數(shù)字化建設(shè)，對于檔案信息化管理而言，是非常重要的內(nèi)容，其中主要有2點工作，一方面是構(gòu)建不同類型檔案的數(shù)據(jù)庫，其中包括一些比較重要的檔案信息、圖片、音頻等，另一方面，針對電子文件以及電子檔案進(jìn)行歸檔管理。如此一來，需要進(jìn)行檔案信息查詢時，便可以快速在數(shù)據(jù)庫內(nèi)獲得資料，極大的提高了信息管理的便捷性。

第二，對檔案資料原件進(jìn)行保護(hù)。以往檔案都是以紙質(zhì)文件的方式保存，這種文件極為重要，且如果保存不當(dāng)便會損壞。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，可以將檔案原件以電子信息的形式上傳到網(wǎng)絡(luò)中，對檔案原件進(jìn)行保護(hù)。此外，檔案元件可以進(jìn)行副本異地儲存，將原本以縮微膠片的形式保存起來，即便檔案的源文件被損壞，這種微縮膠片也不會受到毀滅性的損壞。

第三，創(chuàng)新檔案傳統(tǒng)使用方法。一般傳統(tǒng)形式的檔案資料都只有一份文件，要想真正實現(xiàn)資源共享存在難度。但是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，檔案文件以電子信息的形式在互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳輸，真正實現(xiàn)了異地調(diào)閱，使檔案可利用空間不斷拓展。檔案資源的使用時間突破限制，按照自己的需求在平臺中搜索信息，使文件查找更加便利。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)根本方向

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，主要是將所有文字、圖片、音頻等資料全部上傳到互聯(lián)網(wǎng)中儲存， 并構(gòu)建管理平臺，為用戶檢索檔案信息、下載資源提供服務(wù)，使其能夠獲得所有需要的檔案信息。其實檔案數(shù)字化建設(shè)具有動態(tài)性特點，其核心在于信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行采集、處理、傳輸與應(yīng)用，使檔案管理工作效率不斷提升，從而真正實現(xiàn)資源共享這一目標(biāo)。這樣一來，便可以明確檔案數(shù)字化建設(shè)的方向，即針對不同類型的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案文件的實體進(jìn)行儲存，將管理工作的重點放在檔案信息數(shù)字化存儲方面，以此來提高檔案管理的集成化、規(guī)范化。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問題

1. 數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一

檔案數(shù)字化建設(shè)主要目標(biāo)是為廣大用戶提供服務(wù)，使其能夠方便快捷地獲取到檔案信息。然而目前通過對實際情況的了解，發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)依然存在標(biāo)準(zhǔn)方面的問題。實際組織檔案管理范圍有限，和社會機構(gòu)沒有及時聯(lián)系，檔案管理部門對于檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知不同，所以建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也就存在差異，導(dǎo)致檔案信息共享面臨問題，對檔案信息安全帶來影響。所以，為了解決這一問題，必須要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案信息的利用價值，實現(xiàn)資源共享。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢

以往檔案都是以紙質(zhì)材料為主，一方面工作效率不高，另一方面工作量繁重。在信息技術(shù)普及的現(xiàn)在，檔案管理提出了諸多要求，從以前的紙質(zhì)管理過渡到信息化管理，將檔案管理中存在的問題給予解決。因為檔案管理數(shù)字化建設(shè)期間，對于這一工作的認(rèn)知不統(tǒng)一，實際在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，最終效果也有所不同。很多檔案管理部門為了能夠最大程度的節(jié)省資金，還是在沿用紙質(zhì)管理模式，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢，這對于行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也十分不利。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)面臨人才上的需求

現(xiàn)如今檔案管理的工作人員主要為老員工，雖然非常了解紙質(zhì)檔案管理的流程，但是相比較而言，對于檔案數(shù)字化管理的工作要點并不熟悉，從而影響檔案數(shù)字化建設(shè)的有序進(jìn)行。鑒于此，為了有效提升檔案管理能力，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須要結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)要求，進(jìn)行專業(yè)人才培訓(xùn)。

4. 針對檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏深入認(rèn)知

雖然目前檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提上日程，但是基于具體的實施效果，發(fā)現(xiàn)其中依然存在問題。分析其主要原因，是負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)的工作人員，對于該項工作并沒有深入認(rèn)知，實際工作期間不注重創(chuàng)新，將數(shù)字化建設(shè)和增加成本混為一談，直接影響到檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。所以，工作人員必須要積極改變觀念，加強對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。

四、解決檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點建議

1.搭建檔案信息管理服務(wù)平臺

檔案數(shù)字化建設(shè)對于管理工作、檔案安全性的提升有重要作用，同時還能夠真正實現(xiàn)資源共享這一目標(biāo)。在這一優(yōu)勢的引導(dǎo)下，檔案管理部門需要積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建針對檔案信息管理工作的服務(wù)中心，在這一平臺中設(shè)置交流版塊，可以和社會中的檔案管理機構(gòu)進(jìn)行聯(lián)系，形成對檔案數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)一認(rèn)知，以此來制定統(tǒng)一的數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息管理工作提供參考。除此之外，在搭建服務(wù)中心的過程中，需要賦予其豐富、多樣的功能，結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)實際情況，設(shè)置檔案檢索、反饋交流、檔案分類等多個功能模塊，以此實現(xiàn)我國檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，保證用戶能夠通過這一平臺獲得需要的信息資源，將傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)中存在的問題及時解決，將檔案檢索流程簡化，提高信息搜索效率，在短時間內(nèi)便可以獲得大量檔案信息。

此外，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶搜索檔案信息，也突破了地域、空間的限制，檔案機構(gòu)之間可以實現(xiàn)充分合作，檔案資源共享，如此便可以享受異地查詢檔案的服務(wù)，提高檔案信息的利用率。例如某高校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，組建工作小組負(fù)責(zé)這一工作，并且結(jié)合高校實際情況搭建了檔案信息管理服務(wù)平臺，并且和其他高校達(dá)成合作關(guān)系，對檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了統(tǒng)一，不僅本校師生可以登錄查詢資料，在實現(xiàn)信息資源共享之后，其他高校的師生還可以查詢相關(guān)信息。如此一來，用戶在平臺中快速查詢資料，為今后檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。同時，這種全新的檔案信息管理服務(wù)模式，也在各大高校得以普及，獲得了顯著的成效，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供了推動力。

2. 優(yōu)化現(xiàn)有數(shù)字化檔案建設(shè)機制

為了推動數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進(jìn)行，需要有功能齊全的管理系統(tǒng)作為支持，具體構(gòu)建管理系統(tǒng)的過程中，期間包括諸多工作，具體包括系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、檔案資源整理、檔案資源掃描、數(shù)字化檔案備份等，要想保質(zhì)保量的完成這些工作，需要使用兼容性較好的系統(tǒng)軟件，從而推動數(shù)字化檔案管理工作的有效進(jìn)行。此外，針對檔案數(shù)字化建設(shè)工作，有關(guān)管理部門要加強對這一項工作的重視，增加投入資金，積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，快速完成檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使所有檔案信息都能夠得以存儲與維護(hù)[3]。對于檔案管理工作人員而言，要學(xué)會操作雙服務(wù)系統(tǒng)，針對檔案資源的儲存，運用高速掃描儀這一設(shè)備，將紙質(zhì)文件的資源掃描到系統(tǒng)中，從而對文件資料進(jìn)行備份，使電子檔案更加安全的得以儲存，并且提升信息的保密性。如此一來，可以滿足用戶對于大量檔案信息的要求，同時也能夠使檔案得到充分利用。

3.培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才

進(jìn)入到信息化時代之后，檔案信息的數(shù)量也隨之增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法繼續(xù)滿足檔案管理需求，有關(guān)部門必須要認(rèn)清這一形勢，將紙質(zhì)型管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案管理工作賦予自動化特點，通過現(xiàn)代化設(shè)備實現(xiàn)檔案信息的高效管理。為此，檔案管理人員面臨更為嚴(yán)格的要求，除了要對檔案管理工作充分掌握之外，也要具備計算機操作能力，通過信息化管理進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)的完成本職工作。所以，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，需要組織相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面檔案管理人員要加強對這一項工作的重視，另一方面則要在培訓(xùn)過程中掌握計算機技術(shù)，以此來提高管理人員專業(yè)能力，突破傳統(tǒng)思想限制，通過數(shù)字化檔案管理為檔案管理做出貢獻(xiàn)。

4.深入認(rèn)知檔案數(shù)字化建設(shè)

針對檔案管理工作，開展數(shù)字化建設(shè)的同時，也意味著行業(yè)的改革，為了能夠保證最終改革成果，提高檔案管理服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息綜合利用，相關(guān)人員必須要對其加以重視，這是開展以上工作的關(guān)鍵。第一，對檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)以及機制等進(jìn)行統(tǒng)一;第二，工作人員要對檔案數(shù)字化建設(shè)有正確的認(rèn)知;第三，有關(guān)部門要增加資金，確保所有建設(shè)工作的順利開展。只有如此，才能夠在提高檔案管理質(zhì)量的同時，推動我國檔案管理工作的長久發(fā)展。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)，是目前行業(yè)主要的發(fā)展趨勢，一方面可以提高管理效率，用戶可以快速檢索到需要的檔案信息，另一方面則為用戶提供高質(zhì)量服務(wù)，除了基本的檔案資源之外，也可以在平臺中與其他用戶交流，彼此之間交換資源，從而全面推動檔案管理行業(yè)發(fā)展。

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