網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制

宋奇芳

摘要：隨著網絡信息技術的不斷發展，互聯網技術在我國各個領域中的應用越來越廣泛，尤其是在企業檔案管理工作中，具有很好的應用效果。網絡信息技術的應用可以提高企業檔案管理的信息化建設，從而不斷提高企業的檔案信息管理效率，促進企業不斷發展。

關鍵詞：網絡環境;企業檔案管理;信息共享機制

現階段，網絡信息技術在企業檔案信息管理中的應用越來越廣泛，企業應該加強對檔案管理工作的信息化建設，提高企業檔案信息共享效率，促進企業檔案管理的信息化建設。本文針對網絡環境下如何構建企業檔案管理信息共享平臺提出幾點建議，希望通過本文的分析能夠對檔案信息管理工作提供有效的借鑒。

一、對檔案信息進行數據化處理

網絡環境下企業構建檔案管理信息共享機制就需要建立信息的數字化平臺，利用網絡信息技術來加強對檔案信息資源的挖掘、建立檔案信息庫，促進檔案信息的共享。要想構架檔案管理信息共享平臺可以分為兩個步驟來進行，首先是需要對檔案信息進行數據化的處理。

對檔案信息進行數據化處理，意思就是對檔案信息進行規范化處理，促進企業信息化辦公效率。對于企業而言，尤其是一些大型企業具有大量的文檔資料、數據信息，這些資料一般都用紙質進行保管，不僅數量龐大、占地空間大，管理起來也十分麻煩，紙質資料在管理的過程中經常會出現資料丟失等問題，對企業檔案管理工作帶來極大的困難，浪費大量的人力物力來進行檔案資料管理。除此之外，大量檔案資料堆積在一起也不利于工作人員對檔案資料進行查找和閱讀。因此構建檔案信息共享平臺首先就需要對檔案信息進行數據化處理。

企業可以利用網絡信息技術將企業中的所有檔案信息都收集起來，將其分門別類的進行記錄，檔案管理人員可以直接找到企業項目的相關負責人，對項目的檔案信息進行深度挖掘，提高檔案信息的收集效率。然后再對收集到的所有檔案信息進行分類評定，利用網絡信息技術對這些檔案信息進行管理，根據檔案信息的輕重程度來進行嚴格標記，并篩選出一些沒有儲存價值的資源信息，對剩下的資源信息進行建檔保存。

二、建立檔案信息數據庫

對檔案信息進行數據化處理之后，接下來就應該對檔案信息建立數據庫，將所有的檔案信息都儲存在一個地方，方便工作人員對檔案信息的查閱。現在企業中應用比較廣泛的數據庫運行模式主要有C/S和B/S這兩種運行模式。C/S運營模式肅然應用的比較多，但是存在的缺陷也比較多，企業雖然可以引進先進信息管理技術來建立大型的數字化管理平臺，從而加強對檔案信息的管理效率，但是建立大型的檔案信息數字化管理平臺需要運用到多組，多對的網絡設備，如果不能對這些設備進行有效管理，那么C/S運營系統就無法發揮其有效作用，不能對檔案信息進行有效管理。與C/S運營系統相比，B/S運營模式相對而言應用效果更好一些，主要是因為B/S運營系統是直接與瀏覽器相連接的，技術發展的比較成熟，運用B/S運營系統可以降低企業的投入成本，提高企業檔案信息管理效率。

企業要想建立檔案信息共享機構就需要保證檔案信息的數據庫都能夠在瀏覽器結構的覆蓋之下，這樣在對檔案信息進行管理時，就可以將所有的檔案信息進行收集、分類和錄入，方便對所有的檔案信息進行統一管理。另外將檔案數據庫覆蓋在瀏覽器的結構中，利用瀏覽器技術可以提高對檔案信息的搜索效率，用戶只需要在瀏覽器瀏覽一欄中輸入所要查找信息的關鍵詞，就能夠將其與對應的服務器進行連接，然后對向用戶反饋信息，用戶就可以順利的找到所要查詢的檔案信息，提高檔案信息的利用效率。

三、企業構建檔案信息共享機制的主要注意事項

現階段隨著網絡信息技術的不斷發展，很多企業都加快了對檔案信息的數字化建設，提高了檔案信息的共享效率，但是企業在構建檔案信息共享機構時需要注意以下幾個方面。

首先是容災方面，容災主要指的是跨地區建立檔案信息管理運營體系，比如兩個距離比較遠的企業，活著是一個集團名下不同地方的子公司，可以建立兩個、多個相同的計算機信息系統，并保證這些計算機信息系統都可以在同一個核心系統控制下同樣具備相同的功能，這樣就可以保證這些地區之間可以進行信息共享、信息交流和相互監督。

其次是建立備份，傳統的檔案信息管理中，為了儲存檔案信息，工作人員需要建立大量的紙質備份，不僅需要投入大量的人力、物力，在檔案信息材料的維護和保護方面也存在很大的問題，不利于檔案信息的保存。雖然工作人員可以使用U盤將所有的檔案信息多存儲下來，利用U盤進行數據傳遞，將數據傳遞給所需要的部門，提高了數據的傳輸效率。但是這種方法也存在一定的缺點，一旦U盤出現故障，就可能會導致U盤中所有的數據都消失，而且無論是容災還是存儲都需要保持數據處于在線的狀態，因此可以使用數據備份來解決這一問題，在存儲數據時，對數據進行備份，可以在系統出現故障，數據無法保存時利用備份使所有的數據都能恢復，提高檔案信息的安全性。

最后是在檔案信息的歸檔方面，企業在發展的過程中，會產生大量的數據信息，這些數據信息有的非常重要，需要重點保存，有的雖然沒有應用價值但是仍然需要對其進行保存，不能隨意泄露，這時就需要對這些檔案進行歸檔處理，將檔案信息根據不同的類型進行分類，當用戶需要查找檔案信息時，可以登錄自己的賬戶，這時系統界面就會清晰的顯現出各種層次、各種類別的信息，用戶就可以直接的找到自己所需要的信息，這樣就將大大的提高了信息的查找效率。

總 結：

綜上所述，隨著網絡信息技術的不斷發展，網絡信息技術在企業檔案信息管理中得到廣泛的應用，傳統的檔案信息管理不僅浪費大量的人力、物力和財力，且信息管理效率不高，不能滿足企業的發展需求，應用網絡信息技術可以對檔案信息構建信息共享機構，加快檔案進行的數字化建設，從而提高檔案信息的管理效率。企業構建檔案信息共享機制，一方面需要對檔案信息進行數據化處理，加強對檔案信息的收集和深度挖掘，另一方面需要建立檔案信息數據庫，對檔案信息進行統一、規范化的管理，只有這樣才能促進檔案信息的共享，提高企業檔案信息的管理效率。

參考文獻：

[1]高麒.基于網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制建構[J].中外企業家，2019（15）：134-135.

[2]李岱.網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制建構[J].蘭臺內外，2018（13）：49-50.