關于做好館藏紙質檔案數字化加工的幾點建議

武愛華

摘 要：伴隨著社會經濟的發展，我國已經進入互聯網信息時代，實現檔案管理的信息化、智能化管理已經成為時代發展的大趨勢。館藏檔案的數字化是檔案信息化建設的基礎，而紙質檔案數字化是館藏檔案數字化的主要部分。本文以聊城市城市建設檔案館館藏紙質檔案數字化加工為例，針對館藏紙質檔案數字化加工容易產生的問題，對如何做好館藏紙質檔案數字化加工提出對策和建議，以期對檔案同行有所幫助。

關鍵詞：聊城市城市建設檔案館;紙質檔案;數字化加工;對策建議

為適應大數據時代的要求，我國檔案信息化建設全面提速，隨著云計算、大數據和移動網絡技術的發展，檔案資源作為國家基礎性戰略資源地位日益凸顯，存量數字化不僅成為國家層面上檔案工作的信息化戰略，更是我們面對大數據時代的挑戰與機遇，也是全面推進檔案數字化建設的必由之路。

一、館藏紙質檔案數字化的定義和內容

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，也是直接形成的歷史記錄，傳統的檔案載體主要以紙質為主。隨著經濟發展和社會進步，檔案的種類不斷增多，它的載體形式也日益多樣化，紙質檔案仍然是最常見、最傳統、數量最多的檔案形式，也是城建檔案館中館藏量占比最大的載體形式。在《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）中，對紙質檔案數字化這樣定義，采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。而館藏紙質檔案數字化包含對館藏紙質檔案數字化前處理、檔案的掃描、圖像的處理、數據的掛接、成果的驗收和移交等內容。數字化加工項目一般包括項目前期準備、項目實施和成果利用三個階段，每個階段包含不同的工作內容。

二、館藏紙質檔案數字化的意義和重要性

館藏檔案紙質檔案的數字化是城建檔案信息化的基礎，也是城建檔案館建設數字檔案館和檔案事業發展的必然要求。比如，在國家檔案局印發的《數字檔案館建設指南》中關于數字檔案館建設目標中提到，要推動館藏檔案資源數字化、增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。在國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中關于檔案事業的發展目標和實施任務中也提到，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;實施國家數字檔案資源融合共享服務工程，建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺。山東省住建廳印發的《2019年全省城建檔案工作要點》中關于全面推進城建檔案信息化建設中要求，按照“存量數字化、增量電子化”要求，加快推進館藏檔案數字化建設，2020年底，各設區市城建檔案館完成現有館藏檔案數字化轉換工作。

館藏紙質檔案數字化對檔案事業的發展有著非常重要的作用。一是館藏紙質檔案數字化，有利于實體檔案的安全保管。將紙質檔案數字化以后，可以在查閱利用的時候用數字化副本替代原件使用，大大降低了原件的利用率，有效防止由于翻閱等對原件帶來的損害;另外，紙質檔案數字化后的數據不僅可以在館內保存，還可以進行異地備份，對檔案安全又加了一層防護。二是館藏紙質檔案數字化，有利于提高工作效率。在當今轉變政府職能，“最多跑一次”“一次辦好”等政策要求下，通過館藏紙質檔案數字化，建立檔案數據庫，利用互聯網等平臺，能有效達到讓辦事人員少跑腿，讓檔案數據多跑路，使檔案利用更加高效便捷，更好的為經濟發展和社會進步服務。

三、館藏紙質檔案數字化容易出現的問題

1.組織不到位、資金不到位，導致數字化加工項目不能實施

在館藏紙質檔案數字化加工項目前期準備階段，需要對館藏紙質檔案的整體情況進行一個詳細的掌握，包括檔案的數量、分類、組卷整理、案卷質量等。還需要到先進的地市去學習取經，以便能夠制定切實可行的檔案數字化加工方案來組織實施，否則組織不到位，數字化加工項目必然不能順利開展。館藏紙質檔案數字化加工，就是將館藏的紙質檔案轉化成數字化文檔，有著龐大的工作量，必然會耗費大量的人力、物力和財力，甚至需要專業的檔案數字化加工外包公司來進行，沒有一定的資金作保障，數字化加工項目就不能順利實施。

2.管理不到位、措施不到位，導致數字化加工質量出現問題

在館藏紙質檔案數字化加工項目實施過程階段，需要建立科學、規范、完善的管理制度對檔案實體、人員、場地、設備、數據進行嚴格的管理和有效控制，如果管理不到位、措施不到位，必然會導致數字化加工質量出現問題，數字化加工的預期目標也就不能實現，這也是雖然紙質檔案數字化加工有國家統一的標準和規范，但是加工成果質量卻參差不齊的最主要的原因。

3.人員不到位、技術不到位，導致數字化加工成果利用困難

在館藏紙質檔案數字化加工項目成果利用階段，需要先進的檔案管理系統和硬件設備以及擁有先進技術的檔案專業高科技人才，而許多檔案館缺乏檔案專業高科技人才和先進的軟硬件設備，雖然建立了檔案數據庫，但是對檔案信息資源不能進行深度開發，導致數字化成果不能得到有效利用。

四、解決館藏紙質檔案數字化問題的對策和建議

1.爭取領導重視，獲取財政資金支持

近年來，檔案在經濟發展和社會進步中的作用越來越大，人們也逐漸意識到檔案的重要性，檔案地位也在逐漸提升。比如，在國務院辦公廳《關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》（國辦發〔2019〕11號）中關于實行聯合審圖和聯合驗收就要求，實行規劃、土地、消防、人防、檔案等事項限時聯合驗收，統一竣工驗收圖紙和驗收標準，統一出具驗收意見。但是在許多地方，檔案還處在說起來重要、忙起來不要的現實，作為檔案工作者，要多向領導匯報，爭取領導重視，以獲取政策支持和資金支持，不斷優化檔案事業發展環境。在實際工作中，聊城市城市建設檔案館為爭取領導重視，獲取資金支持，一是經常向領導匯報城建檔案工作并邀請領導到館內進行實地檢查和調研;二是通過將城建檔案工作經費納入年度預算，加大城建檔案財政投入，用于城建檔案館（庫）等軟硬件設施的改善以及重大重點項目建設。得益于領導的重視和資金的支持，聊城市城市建設檔案館先后完成了館藏紙質建設工程竣工檔案數字化加工項目和館藏紙質工作檔案數字化加工項目兩期項目，館藏紙質檔案的數字化程度達到80%以上。

2.館藏紙質檔案數字化要分階段實施、分批次完成

檔案數字化本身就是一項系統工程，涉及到檔案的整理、保管、鑒定、利用等許多環節，聊城市城市建設檔案館紙質檔案館藏量大、類別多、檔案產生年代跨度大、不同時期整理標準不統一，數字化加工起來難度大，根據館藏紙質檔案這種實際情況，再加上分批進行資金申請相對容易一些，我們決定統籌規劃、分階段實施、分批次完成數字化加工。一期數字化加工項目先從類別相對單一、標準相對統一的建設工程竣工檔案開始，以便于館內管理人員積累經驗，來應對可能出現的更加復雜的問題。二期再進行類別較多、較復雜的工作檔案的數字化加工，這樣從易到難、從簡單到復雜，有效地保證了項目的順利開展。

3.采用有經驗、有實力的數字化加工外包公司提供服務

由于館內人員、技術、設備等條件限制，聊城市城市建設檔案館在爭取到項目資金后，根據相關規定和要求，采用了通過政府采購的形式選擇外包公司提供數字化加工服務的方式。在數字化項目招標之前，聊城市城市建設檔案館先后到先進地市去學習考察和調研取經，制定了切實可行的檔案數字化實施方案，并通過委托代理公司進行政府采購公開招標，最終確定了具有豐富經驗和實力的檔案數字化加工公司承擔該項目。

4.加強數字化項目實施過程中的安全管理和質量控制

檔案數字化加工項目的工期，短則一兩個月，長則一兩年，在項目實施過程中需要對其進行安全管理和有效控制。在館藏紙質檔案的數字化加工過程中，聊城市城市建設檔案館制定了完善的管理制度，包括：崗位管理制度、人員管理制度、場地管理制度、數據管理制度、檔案實體管理制度，同時對檔案加工場地安裝了監控設備、消防設施以確保安全。另外，還制定了合理的數字化加工工作流程，對各個環節的操作規范進行統一，形成了每周五上午的周例會和每月最后一個周五的月例會制度，以便及時解決數字化加工中產生的問題，對數字化加工全過程能夠進行有效的控制，確保加工質量。正是得益于加強數字化項目實施過程中的安全管理和質量控制，使得數字化加工項目保質保量如期完成，并順利通過驗收組驗收，達到了預期目標。

5.提高館內管理人員和數字化加工人員的專業素養

人員是館藏紙質檔案數字化加工的關鍵因素，館內管理人員和數字化加工人員的專業素養，直接決定著數字化加工項目的成敗。聊城市城市建設檔案館首先派館內管理人員到先進地市學習典型經驗，派業務骨干參加國家、省、市組織的檔案業務培訓，有針對性對館內工作人員進行檔案專業、數字化和信息化培訓，館內也形成了每月一次的業務交流授課。另外，對數字化加工人員要求外包公司對其進行定期的業務培訓。

五、結語

綜上所述，檔案信息化是檔案事業的發展方向，檔案工作需要時刻跟隨時代發展趨勢，檔案工作者要求真務實、腳踏實地推動館藏檔案數字化，積極應對數字化加工過程中產生的問題，采取有效措施做好檔案數字化，提高檔案利用效率和工作水平，更好地為經濟發展和社會進步服務。

參考文獻：

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