檔案規范數字化管理的重要研究

劉軍

摘要：隨著社會的不斷發展和進步，人們獲取信息的渠道日益增多，信息獲取的效率也越來越高，這對于當今社會的檔案管理工作而言無疑是一種巨大的挑戰，故步自封的傳統檔案管理模式已逐漸跟不上時代發展的步伐，甚至面臨淘汰。現今社會，信息技術突飛猛進，檔案管理工作如何正確利用信息技術，加快檔案管理規范化、數字化建設進程，成為了當前廣大檔案管理部門共同關注的話題。

關鍵詞：檔案;規范;數字化;管理;重要研究

一、數字化檔案管理的意義

數字化檔案管理其實就是指在傳統檔案管理工作的基礎上，將過去紙質、錄像帶以及錄音帶等方式存儲的原始檔案，利用現代先進的信息化、數字化技術相關設備，通過掃描、壓縮和轉換等方式，形成以圖片、文件、視頻或音頻等存儲方式為主的新型檔案管理模式。例如，針對一些圖片文件檔案的管理，數字化檔案管理可以利用先進的文字識別技術匹配每一張圖片信息，并將圖片字段和索引字段通過存儲技術存儲在數據庫等大容量存儲介質中，最后再利用各種查閱手段實現檔案信息的自主查找和檢索，為人們建立高效、快捷的檔案查閱渠道[1]。并且，對于已建立的檔案信息，人們還可以將其上傳至各種網絡之中，例如，企業內網、局域網、廣域網以及互聯網，從而實現檔案信息的高度共享、檔案的數字化建設。除此之外，規范數字化檔案管理的最大優點在于，檔案信息的存儲和利用突破了時間和空間的限制。

二、現代數字化檔案管理的發展重要性

在過去，書本、報刊等紙質讀物是人們獲取知識和信息的主要途徑，而到了現代，隨著科學技術的不斷發展、互聯網技術的不斷完善，傳統紙質的信息獲取方式已無法滿足人們快節奏的信息獲取需求了。同時，在經濟高速發展的社會環境下，各行各業對檔案信息的需求量和交換頻率也在逐漸增加。因此，當代人們更加追求新型、便捷、高效的檔案信息獲取方式，迫切的希望檔案管理部門能夠盡快建立起一套完善的數字化檔案管理平臺，讓自己能夠在第一時間獲取想要的檔案信息，從而實現檔案信息資源的高度共享和高效交流。當今社會網絡化特征十足，在這一背景下，人們開始將更多的目光逐漸投向了規范數字化檔案管理的建設當中，并給予了規范數字化檔案管理模式高度的肯定和評價。由此可見，新時代、新環境下，檔案規范數字化管理不僅是順應時代發展需求的一種重要體現，同時也是滿足人們多元化、個性化檔案信息需求的重要保障，相關部門應當盡早實現檔案規范數字化管理的建設，并將數字化檔案管理制度落實到每一個工作環節當中。

三、數字化檔案的優勢

（一）節省空間

在過去的檔案管理工作中，檔案管理人員通常會將檔案資源利用檔案袋進行封裝，然后再統一收入檔案庫進行存儲，這種以檔案庫為基礎的傳統檔案管理模式，既耗費了大量的人力物力，又占用了大量的空間資源[2]。而檔案規范數字化管理的實施則可以有效改善這一現狀，這種管理模式下，管理人員利用現代先進的數字化技術代替了以往的紙質檔案存儲方式，將紙質檔案信息資源完美的轉換成了數字化的檔案信息資源，并且在當代計算機技術強大的存儲功能支持下，紙質檔案信息資源在轉換成數字化檔案信息資源之后，被完整地存儲在了計算機當中，如此一來，不僅大大提高了檔案信息資源的管理和存儲效率，同時也更好的實現了檔案管理工作紙資源和空間資源的節約。

（二）更加安全

在傳統的檔案管理模式中，檔案多是用牛皮紙袋進行封裝，并且需要輾轉經過多個檔案管理工作人員之手，如此管理方式之下，無形間給檔案管理工作增添了許多安全隱患。不僅如此，一些紙質檔案在長期的翻閱和傳閱的過程中，經過多次的使用和傳遞之后，難免會出現一些磨損和損壞，有時甚至還出導致部分紙質檔案資源的丟失。例如，某公司員工小滿欲跳槽至另一家自己心儀的公司就職，并且也得到了接收公司的聘用，因此向公司提出離職，臨行前向公司檔案管理部門索要自己的檔案時，卻得知自己的檔案被不小心遺失了，由于未能拿到自己的檔案，小滿沒能及時到新公司赴約，最終錯失了自己心儀已久的新崗位。由此可見，傳統的檔案管理工作在安全性和可靠性方面存在嚴重的不足，而檔案規范數字化管理的實施，通過先進的數字化存儲技術支持，能夠將檔案管理工作變得更加規范化、安全化、可視化，能夠實現檔案信息資源的聯網查詢、實時閱覽，極大程度上避免了上述問題的出現。

（三）縮短時間，節約成本

檔案規范數字化管理的實施，使人們能夠在最快的時間內獲得自己想要的檔案信息，極大程度上縮減了人們的檔案查閱用時。同時，在檔案規范數字化管理中，超文本和多媒體技術在搜索方式中的深入融合，也讓人們的檔案查閱效率變得更高、查找范圍變得更廣。并且，為了進一步提高檔案管理工作的保密性，檔案規范數字化管理中還采用了電子加密技術，更好的保障了檔案信息資源的安全[3]。不僅如此，檔案規范數字化管理還大大降低了檔案管理工作的人力資源消耗，減少了管理人員的工作壓力，讓管理人員有更多的精力去開展其它檔案管理相關工作，如收集工作、編研工作等，從而讓檔案管理工作的效率得到穩步提升，人力、物力、財力資源得到有效控制。

結語：

綜上所述，檔案是一種寶貴的信息資源，隨著社會的發展和進步，越來越多的人們開始認識到了檔案的重要性，實施檔案規范數字化管理勢在必行。筆者相信，隨著科學技術的不斷完善和進步，今后的檔案規范數字化管理將會變得查閱更加快捷、功能更加強大、涉及范圍更加廣泛。

參考文獻：

[1]丁學剛. 淺談檔案數字化管理在縣級文化館建設中的重要性[J]. 辦公室業務，2018（06）：187.

[2]曾禎. 淺談企業檔案數字化工作的對策及建議[J]. 現代國企研究，2018（06）：65-66.

[3]王義. 數字化背景下的企業會計檔案管理研究[D].吉林大學，2012.