淺談檔案信息化管理工作

馬愛霞

摘要：如今信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息數(shù)據(jù)的爆炸式增長，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的需求。檔案信息化管理則是在運用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃和組織，最終對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革，提升服務(wù)水平。相較于傳統(tǒng)術(shù)在現(xiàn)階段還存在著許多的問題，本文就檔案信息化管理的內(nèi)涵、現(xiàn)狀以及對問題出現(xiàn)的原因分析，從而提出合理建議。的管理模式來說，檔案信息化管理更加便捷、準(zhǔn)確、更加有利于管理較大的數(shù)據(jù)量。但同時代信息化管理技

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;現(xiàn)狀;建議

在整個國家的發(fā)展而言，檔案工作有著記錄國家的歷史事件，傳承民族的文明的作用。對于個人與集體或者企業(yè)而言，檔案管理有利于信息與資料的整理與分析等一系列的處理。檔案管理隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，也在迎接著全新的改變。新理念、新理論、新技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，通過提高信息數(shù)據(jù)管理的科學(xué)新、準(zhǔn)確性，更加有效地服務(wù)于社會，是檔案信息化管理工作的必然趨勢。因此了解檔案管理的幾個基本內(nèi)涵以及其意義，事項檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)與前提。

1檔案信息化管理的意義與內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵及其體現(xiàn)的主要特點在于信息技術(shù)的應(yīng)用：實施的主體是國家檔案行政管理部門，在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，收集相關(guān)的檔案資料，數(shù)據(jù)信息，以信息技術(shù)作為媒介進行管理，從而為公眾提供服務(wù)。檔案信息化管理對于現(xiàn)代社會來說是一個普遍的，必然的發(fā)展趨勢，相較于傳統(tǒng)的管理模式，具有極大的優(yōu)勢，所以對于社會發(fā)展來說，這樣的進步是非常有價值的。檔案信息化管理模式相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式有著非常明顯的優(yōu)點，主要體現(xiàn)在五個方面：一，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案信息資料利用價值增高，同時使得檔案信息的利用難度降低，從而使得用戶對于檔案信息的利用更加便捷。二，信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以有效地縮短文獻的二次加工時間，使檔案信息更加具有時效性。三，使得檔案的檢索更加方便、快速與精確。四，信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)有著信息共享的優(yōu)勢與特點，這些技術(shù)的應(yīng)用，極大地提高了檔案資料的共享性與傳輸性。五，借助于信息技術(shù)，可以有效地拓寬我們的服務(wù)領(lǐng)域。檔案信息化管理的現(xiàn)階段目標(biāo)主要是提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，以及增強資源信息的共享性，提高檔案管理的效率，節(jié)約時間與資源。作為一個新興的技術(shù)在傳統(tǒng)學(xué)科中的應(yīng)用，其前途是光明的，但同時它也存在著許多的問題，本文則提出檔案信息化管理過程中的一些問題，并提出改進建議。

2檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1傳統(tǒng)落后的觀念根深蒂固，限制了檔案信息化管理的發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理模式以“為保管而保管”為主，注重對于資料檔案管理與保存，而不注重資料信息的利用。這使得檔案喪失其社會價值與經(jīng)濟價值。相關(guān)人員在需要檔案信息的時候，往往很難找到需要的檔案，這正是由于為保管而保管、閉架借閱這些傳統(tǒng)落后的思想與行為而導(dǎo)致的。要想充分發(fā)揮檔案資料的社會與經(jīng)濟價值，就應(yīng)該積極的將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到檔案管理的過程中去。檔案管理工作人員必須加快學(xué)習(xí)新思想，新理念，新觀念，跟上時代步伐，培養(yǎng)創(chuàng)新意識才是檔案管理工作持久發(fā)展的動力源泉。

2.2資金、技術(shù)的投入較少

檔案管理的信息化已成為一個不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，要完成信息化，增強檔案管理的科學(xué)性，提高檔案管理的效率，提高檔案史料的社會與經(jīng)濟效益，信息技術(shù)設(shè)備的投入是必要的。同時，技術(shù)設(shè)備的更新維護，新的理論、新的管理方法的研究與發(fā)展，都需要投入大量的人力、物力、時間與精力，此時必要的資金投入就顯得非常有必要。然而現(xiàn)階段由于資金投入的有限，僅僅依靠政府撥款是明顯不夠的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極的開辟其他方式，充分利用檔案的社會經(jīng)濟價值來創(chuàng)造經(jīng)濟財富，以支持自身的改革、創(chuàng)新與發(fā)展。只有有良好的物質(zhì)保障與支持，才能夠使得檔案信息化管理的進程順利展開。

2.3網(wǎng)絡(luò)的共享性帶來信息安全的挑戰(zhàn)

檔案管理的信息化不可避免的就要將檔案資料接入互聯(lián)網(wǎng)，在信息技術(shù)的不斷深入的情況下，檔案信息的安全性與互聯(lián)網(wǎng)的信息共享性發(fā)生沖突，從而造成了檔案信息的保密性受到?jīng)_擊。一方面，由于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，保密意識不強。將檔案信息隨意的通過網(wǎng)絡(luò)傳播，將其存儲在個人社交賬號或云存儲設(shè)備上，從而導(dǎo)致檔案信息的流出。另一方面，黑客、病毒等技術(shù)性難題，不斷挑戰(zhàn)著檔案信息化管理的進程，檔案信息所具有的經(jīng)濟與社會價值使其本身成為利益工具吸引著不法分子的注意。所以檔案信息的安全性必須引起管理人員的高度重視。這就要求新的技術(shù)與方法能夠不斷的創(chuàng)新，以抵御外來威脅，為檔案信息化管理，創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。

2.4高素質(zhì)專業(yè)人員的缺乏

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)的發(fā)展與進步，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。管理人員也需要跟隨時代的進步而進步，要有創(chuàng)新意識，具有專業(yè)的管理與應(yīng)用檔案的能力。然而檔案部門對于青年人才的吸引力卻欠佳，優(yōu)秀人才留不住，吸引不進來，成為了檔案管理行業(yè)進步與發(fā)展的瓶頸。

3檔案信息化管理問題的優(yōu)化策略

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，挖掘檔案信息的價值

首先應(yīng)轉(zhuǎn)變“為了保管而保管”落后傳統(tǒng)意識，認(rèn)識到檔案社會經(jīng)濟價值，將檔案資料服務(wù)于社會。其次要將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，應(yīng)該面向社會，多方面聯(lián)系為不同部門做出相應(yīng)的貢獻，真正的發(fā)掘出檔案信息的價值。另外還應(yīng)該加強檔案信息的開發(fā)利用，加深對于檔案信息的研究層次。

3.2將檔案信息產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，提供有償服務(wù)

進入信息化的時代，信息的價值越來越得到人們的重視，同時對于信息的要求也逐漸增高。檔案信息本身就具有較高的經(jīng)濟價值，所以適當(dāng)?shù)拈_展有償服務(wù)，一方面可以緩解檔案管理部門資金緊張的問題，促進信息的流通與更新;另一方面，也可以充分調(diào)動管理人員的工作積極性，提高管理效率，吸引優(yōu)秀人才的加入，整體的提高管理隊伍的素質(zhì)。

3.3建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護機制，提升管理人員保密意識

檔案信息的意義在于其利用價值，所以檔案信息的真實性與準(zhǔn)確性能夠在非常大的程度上影響其使用價值。一方面，應(yīng)建立完善的安全防護機制，以抵御外部的安全威脅，防止檔案信息被盜取，篡改。另一方面，對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也應(yīng)該增高。檔案信息分權(quán)明確，檔案信息的修改，必須經(jīng)過上級的審批確認(rèn)，所有文檔應(yīng)保留原文件的備份，不做修改時呢，你只讀的形式打開，最大程度上降低檔案信息被誤刪、誤改的風(fēng)險。

3.4整體提升管理人員素質(zhì)

檔案信息化管理具有非常強的專業(yè)性，要求從業(yè)人員具有較高的專業(yè)程度，強烈的責(zé)任心，細(xì)致認(rèn)真的工作態(tài)度以及創(chuàng)新精神。在檔案信息化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)十分重視專業(yè)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，提高專業(yè)技能，充實檔案干部隊伍。

4結(jié)語

時代在不斷的進步與發(fā)展，新技術(shù)、新理論、新理念的應(yīng)用，對于傳統(tǒng)的職業(yè)來說具有非常重大的意義。一方面，有利于傳統(tǒng)企業(yè)重新煥發(fā)活力，發(fā)掘其在新時代的新價值;另一方面，新技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)的職業(yè)，也延伸了傳統(tǒng)職業(yè)的功能與意義。對于檔案管理而言，其信息化的過程無疑將使其重新煥發(fā)活力。

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（作者單位：吐哈油田公司鄯善釆油廠）