人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用研究

周淑珍 陳東

摘 要：面臨全新的經(jīng)濟信息時代，伴隨科技能力水平的飛速提升，為促進醫(yī)院的運營發(fā)展，醫(yī)院人力資源管理將是重中之重，管理模式將發(fā)生巨大的變化。在新形勢醫(yī)院運行過程中，如何做好醫(yī)院人事檔案的管理工作，推動醫(yī)院健康快速發(fā)展作用，是每個醫(yī)院管理者都面臨的問題。本文針對我院人力資源配置實際情況進行了分析探討，總結(jié)我院人事檔案管理的不足之處，并提出了意見和建議。

關鍵詞：問題;解決對策;新時期;醫(yī)院人事檔案;管理創(chuàng)新

一、基本資料

我院隸屬于山東省衛(wèi)生健康委員會，始建于1949年，歷經(jīng)變遷，逐漸發(fā)展為一所新型大型省級專科醫(yī)院。我院是山東大學附屬醫(yī)院、省公共衛(wèi)生醫(yī)療救治中心、省結(jié)核病與呼吸病防治研究中心，還獲批成為山東省肺結(jié)節(jié)診療中心、山東省省直保健定點醫(yī)院、國家呼吸臨床研究中心中日醫(yī)院呼吸專科醫(yī)聯(lián)體單位、中國防癆協(xié)會結(jié)核病轉(zhuǎn)化醫(yī)學創(chuàng)新基地、中國醫(yī)師協(xié)會呼吸內(nèi)鏡醫(yī)師培訓基地、山東省紅十字應急救護培訓基地。醫(yī)院是重大呼吸系統(tǒng)傳染性疾病醫(yī)療救治的省級定點醫(yī)院，在歷次重大呼吸系統(tǒng)傳染病防控和公共衛(wèi)生應急方面，出色地完成了省委、省政府和省衛(wèi)生健康委交辦的防控救治任務，為全省醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出了積極的貢獻。截止2019年5月我院共有職工1096余人，其中博士20人，碩士201人;高級職稱人員153人，中級職稱408人;專業(yè)技術崗位980人，其他崗位116人。我院員工的性別、年齡、學歷結(jié)構(gòu)、學位結(jié)構(gòu)、職稱等級結(jié)構(gòu)以及崗位結(jié)構(gòu)情況詳見以下各表。

二、我院人事檔案日常管理中的缺陷

1.部分人員檔案資料記錄不完整、個別檔案內(nèi)容前后不完全一致。部分員工檔案內(nèi)容只是履歷表、職務工資變動表，缺少其他材料。個別人員檔案存在著記載前后不一致的問題，如個人信息、基礎資料、學習及工作履歷等。導致檔案資料前后不一致的原因是多方面的，可能是管檔人員工作失誤，重名人員檔案裝錯，在填寫時由于粗心造成的。

2.部分人員檔案材料內(nèi)容有重復現(xiàn)象、個別人員檔案內(nèi)容欠完整。例如，出生年月、學歷情況、工作時間和經(jīng)歷等方面的信息重復較多。缺少再教育經(jīng)歷、工資變動審批表等，部分職工履歷表健全，但是沒有主管領導審核簽字。部分職工存在還缺少個人貢獻、科研成果記載的問題，甚至個別職工人事檔案很長時間都沒有更新。

3.檔案管理不夠規(guī)范。主要原因是對人事檔案的不重視和庫房客觀條件的限制兩方面引起。前者導致人事檔案管理制度不健全或制度執(zhí)行不嚴格。紙質(zhì)檔案資料保存中容易出現(xiàn)霉變、蟲蛀和鼠類破壞、氧化等，加大了紙質(zhì)檔案的利用難度和成本。

三、我院在職工人事檔案管理中的做法

1.統(tǒng)一檔案管理流程。我院明確檔案收集工作流程，按照統(tǒng)一規(guī)定，由專職人員把各部門、個人的檔案統(tǒng)一收集起來放于醫(yī)院中心檔案室管理。具體要求是所有進入檔案室統(tǒng)一管理的資料一定是干部個人的原始資料原件，不收復印件。所有人的學歷以及學位證書必須由檔案室專人進行學信網(wǎng)查詢，證明資料的真實性，并要求查閱人員進行簽字負責。干部的工作履歷表也要有專人進行確認其真實性，必要時要進行第三方機構(gòu)的證明。我院的檔案在收集整理完畢，經(jīng)確認真實性后，要求有醫(yī)院人事部門集體審核把關，并蓋章封存保管。同時，由專門的技術人員將檔案的紙質(zhì)版內(nèi)容錄入電腦信息管理系統(tǒng)，進行電子化保存，電子檔案室設置密碼鎖，進行雙人雙鎖管理，確保檔案安全保存，避免出現(xiàn)人為修改現(xiàn)象。每隔半年，院分管領導要對檔案室的管理情況以及整體干部檔案的變動情況進行專門的檢查，人事部門要形成具體的書面報告，使院領導班子能及時、準確的掌握我院人員配置的最新情況。

2.與時俱進，引進高科技管理檔案。以往人事檔案目錄手寫，查閱不方便。伴隨著我國電子信息技術的飛速發(fā)展，應用現(xiàn)代信息化手段管理檔案是大勢所趨，也是各個醫(yī)院必須達到的目標，經(jīng)過高科技手段，能夠更精準、便捷的進行檔案管理。同時，也能在最短的時間內(nèi)向領導層報告人事管理信息。我院多次組織檔案管理人員進行電子信息技術培訓，提升技術水平和工作能力，確保了我院人事檔案管理工作平穩(wěn)有序開展。

3.制定規(guī)范的檔案管理制度。我院依據(jù)《干部檔案工作條例》制定了我院人事檔案管理辦法，并且按照國家《干部檔案工作條例》采用了統(tǒng)一的標準“干部人事檔案卷皮式和規(guī)格，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項目設置，轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單式樣，規(guī)定了轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的統(tǒng)一辦法。”“對整理干部人事檔案的要求、標準、檔案材料內(nèi)容的鑒別、分類、整理過程、注意事項等作了詳細的規(guī)定，對干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，歸檔材料必須具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定。”除以上幾種統(tǒng)一的制度外，還有一些基本的工作制度，如借閱利用制度。“干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，根據(jù)管理的干部人事檔案范圍和干部管理權(quán)限，都制定了查閱干部人事檔案的制度。”

4.加強人事檔案的利用。我院由院長親自對人事部門進行分管，每月人事部門均需將全院各類人員信息變動情況，以及對全院整體規(guī)劃的影響進行書面總結(jié)，并提交到分管院長審核，最后由院長召開辦公會議對本月的人力資源情況進行討論后，形成決議，立足發(fā)展我院整體，對部分人力資源進行微調(diào)，做到最優(yōu)化配置，既能人盡其能，又能人盡其責。避免了醫(yī)院人事布局的大調(diào)整，這樣可以保持各個科室和部門工作順暢進行，避免員工情緒波動。經(jīng)過實踐檢驗，此辦法行之有效，有力的促進了醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。

四、討論

我院是省衛(wèi)生健康委員會直屬新型專科醫(yī)院，醫(yī)院同時也是山東大學附屬三級甲等醫(yī)院，是省結(jié)核病與呼吸病防治研究中心和省公共衛(wèi)生醫(yī)療救治中心，還獲批成為山東省肺結(jié)節(jié)診療中心、山東省省直保健定點醫(yī)院、國家呼吸臨床研究中心中日醫(yī)院呼吸專科醫(yī)聯(lián)體單位、中國防癆協(xié)會結(jié)核病轉(zhuǎn)化醫(yī)學創(chuàng)新基地、中國醫(yī)師協(xié)會呼吸內(nèi)鏡醫(yī)師培訓基地、山東省紅十字應急救護培訓基地等。醫(yī)院規(guī)模龐大，科室齊全。醫(yī)院堅持質(zhì)量立院、人才興院、科研強院、創(chuàng)新活院、依法治院、文化和院，努力創(chuàng)建專綜結(jié)合、防治結(jié)合、醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的新型專科醫(yī)院。

在當前醫(yī)療飛速發(fā)展的新形勢下，為了適應醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略要求，強化醫(yī)院人事檔案管理工作就顯得越來越重要。我院首先大力提升檔案室技術人員的水平和能力，增強其責任感和使命感，使其充分發(fā)揮主管能動性，從而為醫(yī)院發(fā)展貢獻力量。著力培養(yǎng)復合型人才，使檔案室管理者具備相應的醫(yī)學常識，能夠使其在日常的檔案管理和收集工作中有明確的針對性，能夠收集到符合規(guī)定的、合格的、完整的檔案資料。醫(yī)院領導和人事部門在醫(yī)院發(fā)展選拔任用人才時可以從檔案中看到員工的具體情況，通過對這些信息的科學利用，醫(yī)院針對總體發(fā)展布局并結(jié)合各位專業(yè)技術人員的自身特點進行了充分的整合，極大的激發(fā)了我院人員工作的積極性與主動性。得益于我院人事檔案在醫(yī)院發(fā)展中提供的基礎前提，我院圍繞“大呼吸”專業(yè)體系的建立，醫(yī)院整體水平突飛猛進，重點打造結(jié)核病、呼吸與危重癥醫(yī)學科、胸外科、心臟病等重點專業(yè)。其中，結(jié)核病、呼吸與危重癥醫(yī)學科和胸外科專業(yè)為省級重點學科、專科。由省胸科醫(yī)院和美國貝勒醫(yī)學院共同組建的漢光國際感染性疾病微生物實驗室，在2009年通過ISO15189認證，擁有泰山學者、海外特聘專家崗位設置，也是我國衛(wèi)健委-比爾蓋茨基金會合作項目“新檢測技術驗證”的評估實驗室。

五、結(jié)束語

綜上所述，在當前醫(yī)療體制改革持續(xù)不斷深化的基礎上，我國的計算機網(wǎng)絡技術水平也在不斷深入到醫(yī)院的日常應用中，為了能夠讓醫(yī)院在人事檔案管理中獲取最大效益，為醫(yī)院創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益，醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展趨勢，強化人事檔案管理信息化建設，使醫(yī)院內(nèi)部人事檔案信息化建設工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。醫(yī)院必須從提高領導重視程度、加強投入、加強制度建設等方面著手，將人事檔案信息化建設工作落到實處，最終實現(xiàn)人事檔案信息的充分開發(fā)及利用，創(chuàng)造最大化的效益，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供良好的人才基礎。

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