淺論如何加強民生檔案管理工作

邱瓊

摘 要 民生檔案是黨和政府各部門、各單位在保障和改善民生工作中形成的真實記錄，是維護人民群眾各項權(quán)益的原始憑證。民生檔案種類呈現(xiàn)地方性、多樣性、動態(tài)性特點，檔案散存在各個業(yè)務(wù)主管部門;信息化建設(shè)各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一。應(yīng)對策略有：建立有效的民生檔案工作機制，加強民生檔案工作的監(jiān)管;加強民生檔案工作的信息化管理，檔案部門應(yīng)做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作;加強民生檔案的法制建設(shè)，加快民生檔案立法工作，做好檔案法律法規(guī)的宣傳。

關(guān)鍵詞 民生檔案 信息化 整合 法制建設(shè)

“民生”一詞最早出現(xiàn)在《左傳·宣公十二年》，原文是“民生在勤，勤則不匱”。這里的“民”就是“百姓”的意思。《辭海》中對“民生”的解釋是“人民的生計”。民生檔案，顧名思義就是關(guān)于民計民生的檔案，也就是凡是涉及人民群眾生產(chǎn)生活、利益權(quán)屬的檔案都屬于民生檔案。如出生檔案、學(xué)籍檔案、婚姻檔案、戶籍檔案、養(yǎng)老保險檔案、住房檔案等，種類很多，內(nèi)容廣泛。民生檔案直接關(guān)系到每個人的切身利益和權(quán)益，是黨和政府保障民生、改善民生的好幫手。國家檔案局李明華局長提出檔案工作要“以民生需求為導(dǎo)向”“滿足民生需求”，并提出“民生所想，就是檔案工作之所向;民生所需，就是檔案工作之所趨”。因此，加強民生檔案管理，提高檔案館的公共性有重要意義。

一、目前民生檔案管理存在的問題

由于民生檔案種類繁多，涉及面廣，而立檔單位多，要求不統(tǒng)一，管理水平參差不齊，給民生檔案規(guī)范化管理帶來許多困難，并產(chǎn)生一些急需解決的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）對民生檔案的認(rèn)識不均衡，管理較為分散

民生檔案涉及眾多部門，種類多、數(shù)量大，是檔案資源的重要組成部分。但目前基層綜合檔案館接收進館的民生檔案門類較少、數(shù)量不多，檔案散存在各個業(yè)務(wù)主管部門，如房屋拆遷檔案、房產(chǎn)檔案由住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門保管，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險由人力資源和社會保障部門保管;婚姻檔案、城鄉(xiāng)低保檔案等由民生部門保管。許多單位為方便自身利用，長時間將檔案保管在檔案室，僅向檔案館移交文書類檔案。

（二）民生檔案資源建設(shè)缺乏法規(guī)保障

廣東、上海等地較早開始檔案資源整合的探索，安徽和縣成功進行檔案資源整合管理模式改革試點。平江縣已經(jīng)開始對本地區(qū)涉及民生的不動產(chǎn)檔案、承包地確權(quán)檔案、婚姻檔案等接收進館，集中保管。

但從各地的反響及實踐情況來看，遇到了不少阻力和困難。主要表現(xiàn)為以檔案實體整合為主的模式缺乏相關(guān)檔案法律法規(guī)的支持。1996年7月5日公布施行的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第六條規(guī)定“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”。第十一條規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。而專業(yè)主管部門的規(guī)定是：專業(yè)行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的專門檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。這樣看來，檔案行政管理部門和專業(yè)行政管理部門都可以主管轄區(qū)的專業(yè)檔案工作。長期以來，也形成了“專業(yè)行政管理部門集中統(tǒng)一管理專業(yè)檔案，檔案行政管理部門對其進行監(jiān)督和指導(dǎo)”的局面。民生檔案資源整合缺乏明確的法律法規(guī)保障，遭遇了各方的阻力。

（三）信息化建設(shè)各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一

許多專業(yè)行政管理部門的涉民部門都有電子管理平臺、網(wǎng)絡(luò)辦理平臺。而這些平臺一般由行業(yè)上級主管部門牽頭搭建。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一，電子文件格式不一，互相不兼容的情況非常普遍，給民生檔案信息資源的整合造成了很大的困難。

二、加強民生檔案管理工作的策略

（一）建立有效的民生檔案工作機制

要對轄區(qū)內(nèi)的民生檔案做一次排查，編制民生檔案目錄;要將民生檔案工作納入當(dāng)?shù)卣ぷ饕?guī)劃，納入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有步驟、有計劃地實施;要爭取一定的經(jīng)費和人員的支持。

要建立有效的民生檔案監(jiān)管機制，對各涉民單位的檔案制定相關(guān)管理辦法，定期開展檢查，督促整改。

在民生檔案資源整合策略上，要靈活處理。如果當(dāng)?shù)貦n案館有足夠容量，可以考慮檔案實體資源整合為主;如果民生檔案數(shù)量眾多，而檔案館容量有限，可以檔案信息資源整合為主。一般來說，市級以上單位因信息化水平較高，并且民生檔案數(shù)量較為龐大，可以實施檔案信息資源整合策略;而縣級單位可以實施檔案實體資源整合策略。

（二）加強民生檔案的法治建設(shè)

首先要從立法上保障檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)地位，賦予檔案部門有權(quán)統(tǒng)籌和規(guī)劃本地區(qū)的民生檔案工作的權(quán)力，樹立國家檔案館的收藏權(quán)威，檔案部門在制定或修改法規(guī)之前要和相關(guān)專業(yè)部門做好協(xié)商，針對不同種類的民生檔案制定相關(guān)的檔案管理辦法，細(xì)化民生檔案管理。防止“條塊分割”和業(yè)務(wù)上各自為政的現(xiàn)象。明確資源整合相關(guān)條例，從法律上保證民生檔案資源整合的合法性。建立民生檔案監(jiān)管辦法和行政處罰條例，加強民生檔案監(jiān)管。

（三）加強民生檔案信息化管理

加強對本地區(qū)檔案信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對本地區(qū)電子文件開展有效的監(jiān)管，做好電子的前端控制，參與平臺搭建，指導(dǎo)涉民單位開展電子文件的歸檔，指導(dǎo)其開展數(shù)字檔案室的建設(shè)。加強電子檔案的安全管理和利用管理。

建立民生檔案專題目錄和專題數(shù)據(jù)庫，做好民生檔案信息資源的開發(fā)，改善利用方式，拓展利用渠道，除了現(xiàn)場查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱、電話查閱外，還可以開發(fā)手機終端查閱等形式，最大限度地滿足人民群眾的利用需求。

做好數(shù)字檔案館的建設(shè)和館（室）一體化平臺的搭建，使檔案實體資源整合逐步轉(zhuǎn)向檔案信息資源整合。

（作者單位為平江縣檔案館）

參考文獻

[1] 曹航，楊智勇.檔案資源整合：現(xiàn)狀、困難與推進策略[J].檔案學(xué)研究，2010（4）.