高等學校會計檔案管理研究

彭玫

摘 要：隨著高校財務工作改革的深入，會計檔案資料在各項經濟決策和專項審計工作中發揮著越來越重要的作用。如何高效規范地做好會計檔案管理工作，是提高高校各項經濟決策的準確度和保證各項專項審計工作質量的堅實基礎。

關鍵詞：高校;會計檔案;信息化

一、高校會計檔案管理工作的特點

高校會計檔案是反映高校各項經濟業務的載體，記載了各項經濟活動同收付款有關的所有原始資料，涵蓋了經濟業務從招投標、合同簽訂、付款、驗收等全過程內容，是財務會計工作的重要組成部分，具有以下特點。

（1）重要性。高等學校會計檔案包含會計憑證、總賬及明細賬本、決算報表、銀行對賬單、工資名冊等財務會計資料，是重要的原始經濟資料，是各專項檢查、審計工作的主要核查判斷依據，也是進行各項經濟決策的重要參考資料，具有重要的保存價值。

（2）專業性。財務會計檔案是根據財務會計制度和單位相關財務管理辦法針對收付款而確定的支撐材料，包含招投標文件或相關批文、收付款合同或協議、發票、清單、銀行收付款憑單及補充說明資料等內容。

（3）唯一性。財務會計檔案的原始收付資料包含合同、發票、簽領表等都是唯一的，具有不可替代性。

（4）保存期限長。由于財務會計憑證的重要性和不可替代性，因此根據《會計檔案管理辦法》的要求，會計檔案的保管期限分為永久和定期，最少10年，最長30年，各單位應嚴格遵守。

二、高校會計檔案管理現狀

（1）存儲保管方式單一，電子檔案缺乏規范的管理模式。目前高校財務會計檔案的儲存方式還是以紙質檔案儲存為主，電子數據為輔，會計檔案存儲量大占用儲存空間多，紙質檔案需要按照檔案法規定的相應存儲條件，因此學校綜合檔案室的硬件環境都做了相應改造，從室內溫度、濕度、消防、防蟲等方面均進行改造，耗費大量人力物力維護。多數學校尚未開展憑證電子化，只是保存了電子版的會計賬，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務器上。

（2）高校歷史悠久，會計檔案保管時間長，檔案數量巨大。以G大學為例，該校是省屬重點高等學校，1995年由三所院校合并建立，加上之前各校的辦學時間，歷史近30多年，這還是普通省屬高等學校，如果是國家級重點高校歷史更加悠久。同時隨著我國宏觀經濟突飛猛進的發展，高校也迎來了黃金發展階段，國家對教育的經費投入逐年增加。伴隨著高校的各項經濟業務流程日益規范，使得會計檔案數量大幅增長，G大學年資金量20多億，資產近80億，每年的憑證量達90000多份，裝訂保管工作量巨大。隨著政府會計制度的施行，高校會計核算采用雙分錄，勢必造成會計憑證量進一步增加。

（3）會計檔案借閱量大。由于高校主要業務活動是教學和科研活動，目前國家規定縱向科研項目結題都需要提供相應的收支憑證復印件，科研項目研究周期少則兩年，多則3―5年，時間跨度大。以G大學為例，一年的縱向科研項目近千項，結題審計的憑證借閱量逐年增加，同時國家加大了對高校各項專項審計工作的力度，從校內各項經濟責任審計到各主管部門的專項審計，每年高校都要接受數個專項審計，需要提供相應的財務檔案資料進行審計，因此繁重的借閱任務是高校會計檔案管理的特殊性。

（4）銷毀工作難度大。按照國家檔案法規定，會計憑證、賬簿保管期限為30年，年度報表永久保存，月度、季度報表保管期限為10年，銀行對賬單、調節表等保管期限為10年。但由于高校涉及的經濟業務眾多，高校歷史悠久，時間跨度大，例如涉及部分經濟糾紛事項包含建設工程項目、用工爭議事項、收費投訴等等，訴訟時間長，過程煩瑣，因此對于已經到了保管期限的會計檔案單位一般都不敢核銷。造成保管壓力大，無論是存儲空間和存儲質量上都有困難。

（5）會計檔案管理人員配備不足，業務能力有待加強。由于行政事業單位的用人制度對人員編制控制較嚴，高校的會計檔案裝訂管理人員人手嚴重不足。以G大學為例，會計檔案裝訂管理主要由財務處負責，財務處要完成日常煩瑣復雜的核算管理業務，而憑證裝訂工作量十分巨大。由于人員編制影響，往往是返聘已經退休的財務人員從事裝訂管理工作，但對于每天幾百份憑證量一個退休人員是無法完成的，所以還有安排勤工助學的學生兼職完成，但因為學生工作時間有限，流動性較大，對于憑證裝訂質量都有一定影響。人手不足使得財務部門經常出現全體人員一起加班裝訂憑證的場面，工作強度大，同時裝訂管理人員的待遇也有待提高。

三、提高高校會計檔案管理水平的措施

1.從思想上高度重視，認識高校會計檔案工作的重要性

從領導到每一位會計人員要充分認識會計檔案在財務工作中的重要性。會計檔案是財務人員辛勞工作的結晶，體現了廣大財務工作者付出的巨大勞動，規范有效的會計檔案管理為財務管理工作水平提供了有力的保障，也是各項審計監督工作的有效證據。只有思想上的高度重視才可以在憑證審核環節提高會計核算人員的憑證編制質量，審核憑證附件資料的準確有效和完整性，從源頭控制會計檔案的質量，在裝訂環節加強裝訂人員的業務知識培訓，提高業務水平。

2.提高會計檔案信息化管理水平

（1）改變過去紙質檔案保管為主的狀況，提高會計電子檔案管理水平。目前在我國信息產業整體水平迅猛發展的帶動下，高校財務信息化平臺建設發展也上了一個新臺階。以G大學使用的神州浩天高校財務信息化軟件為例，目前已開發出了憑證影像系統、財務檔案管理系統，該系統解決了紙質憑證查詢和管理麻煩、工作效率低，易損壞的缺點，將紙質憑證轉換成電子影像文件保持憑證原貌，高效使用、快速調閱，降低了管理成本。系統采用數據庫（mongo）存貯保密性強，不被盜用、篡改，而圖片信息上傳成功后被存儲于SQL Server數據庫中，與其他各個系統相匹配，方便用戶調閱各個憑證的具體信息，為財務審計、科研審計工作帶來極大便利。高校應該積極利用軟件公司的產品，不斷提高高校財務管理工作水平，把財務檔案管理工作從大量重復煩瑣的手工勞動中解放出來，提高工作效率和工作質量。對于高校電子檔案的管理可以采用兩種途徑，一是針對當年會計憑證開始采用憑證影像系統的會計檔案可利用軟件系統根據單位業務量情況配備專門工作人員，當天的憑證及時進行掃描備份，再進行裝訂整理。而對于歷史年度的會計憑證，結合單位資金情況，可選擇專業公司批量完成掃描工作，也可以選擇有利用價值的（例如科研項目有結題需要、涉及重大經濟事項、設備采購、工程建設、工資發放等）經濟事項進行掃描備份，解決歷史遺留問題。

（2）加強財務電子檔案的管理制度建設。為了配合高校會計電子檔案管理的發展需要，必須制定完善的電子檔案管理制度，明確對于各種不同會計電子檔案采用何種介質進行保存，明確各方的責任和業務。目前高校會計賬的存儲方式已由過去普遍采用刻錄光盤的方式，轉變為目前可以采用服務器備份等方法。對于會計憑證、會計序時賬、會計報表等檔案資料都要明確各自存貯方式，只有制定了細致規范有效的檔案管理辦法才能使得財務人員有法可依，切實提高財務工作效率和工作質量。

3.提高會計檔案管理人員的工作責任心，重新梳理會計檔案查閱流程

一方面要充分理解檔案管理人員工作的難點，同時要提高責任心，認識到會計原始檔案的不可復制性、唯一性。會計檔案作為經濟活動載體在審計和各項經濟決策中發揮越來越重要的作用。過去的會計憑證裝訂人員多數只是完成裝訂、歸檔工作，對會計檔案工作的重要性了解不足，因為會計檔案經常會有搬運、查閱的工作，經手人員多，如果不做好完備的登記、接收工作，會造成難以彌補的后果。

4.加快高校會計檔案的銷毀工作

由于高校的辦學歷史長，涉及的經濟業務量大，會計檔案數量巨大，保管方式單一，許多超過銷毀年限的會計檔案也不敢銷毀。由于高校屬于行政事業單位，資金來源主要是財政撥款和行政事業性收費，接受的上級主管部門的專項審計、檢查任務繁多，年限跨度大，每次都需要提供財務會計原始檔案，因此高校財務會計檔案往往只有增加沒有減少，給保管工作帶來很大壓力。不僅需要較大的存儲空間，而且還要做防蟲防火等工作，希望通過電子檔案管理的推進，提供多方面的會計檔案查詢方法，這樣即使在原始紙質憑證已經銷毀的情況下有需要查詢的工作仍然可以通過電子檔案來完成，保證了各項工作的順利進行。

隨著政府會計制度改革的深化，給高校財務工作帶領了新的機遇和挑戰，如何在新形勢下重新梳理各項財務工作流程，規范各項財務規章制度，提高財務管理工作水平是廣大高校財務工作者需要思考的問題。

參考文獻

1.陸曉萍.淺析事業單位會計檔案管理的現狀.現代經濟信息，2018（15）.（責任編輯：蘭卡）