淺談信息化在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

郭登權(quán)

【摘要】隨著信息社會(huì)和檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。本文從高職院校檔案信息化的重要性和檔案信息化管理存在的問題等就高職院校檔案信息化應(yīng)用途徑進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案 信息化

在高職院校檔案管理中，通過應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以有效提升檔案管理的有效性，不僅能夠?yàn)橛脩籼峁┍憬莸牟樵兺ǖ溃€能提供科學(xué)的決策依據(jù)。高職院校檔案管理包括黨群行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基建類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類等檔案資料，涉及學(xué)校管理的方方面面。面對這些日益繁雜的檔案資料，傳統(tǒng)檔案管理辦法存在一定局限性，檔案管理信息化的應(yīng)用有利于提升工作效率。

1 高職院校檔案管理信息化的重要性

1.1檔案管理的繁雜和社會(huì)發(fā)展的需要。在高職院校的檔案工作中，規(guī)范檔案管理的過程，應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將促進(jìn)高校各類信息資源的分類管理，用戶登錄就能查到所需資料，在信息化管理發(fā)展和普及的過程中，通過檔案行政管理部門的組織規(guī)劃，能夠確保檔案管理的合理性，更好地利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)的支持。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理方式，將大量的檔案信息通過有序的歸類整理進(jìn)行存儲(chǔ)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使檔案的整理與調(diào)取更加便捷。

1.2信息化管理可以提升檔案管理水平。傳統(tǒng)以紙質(zhì)為基礎(chǔ)的檔案信息管理，由于內(nèi)容多樣，加之重視度不足，人手不夠，檔案管理質(zhì)量不高。但是通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理人員將信息檔案記錄到計(jì)算機(jī)中，按照程序系統(tǒng)和軟件操作流程，檔案信息自動(dòng)歸類到不同的文件夾中，不僅方便提取，而且還能保障信息的永久存儲(chǔ)。高職院校檔案管理信息化的重要性還體現(xiàn)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域，尤其是學(xué)生的學(xué)籍檔案資料的管理，對學(xué)生的入學(xué)、成績、紀(jì)律、轉(zhuǎn)學(xué)、休假、畢業(yè)資格和學(xué)位證書等方面進(jìn)行記錄和審核等。

1.3 信息化有利于提升檔案管理的使用效率。借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行更加廣泛的傳遞分享，也減少了傳統(tǒng)管理模式下應(yīng)用檔案不便捷而導(dǎo)致的檔案資源閑置。信息化網(wǎng)絡(luò)最大的一個(gè)特點(diǎn)就是存儲(chǔ)功能強(qiáng)大，因此在檔案規(guī)范化管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以無限存儲(chǔ)形式各類的檔案資源，只要幾個(gè)命令，檔案信息就能按照年份和資源類型自動(dòng)分類，方便管理的同時(shí)，也為校內(nèi)外相關(guān)人員的調(diào)取提供了便利。同時(shí)，對于一些即時(shí)性的公開性文件，還能在最短的時(shí)間內(nèi)促進(jìn)共享，大大提升檔案資源的使用效率。

2 高職院校檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案信息化建設(shè)的觀念落后。在高職院校中部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有引起足夠重視，檔案管理人員創(chuàng)新意識不強(qiáng)，采用相對落后的傳統(tǒng)管理方式，檔案管理的制度不完善以及缺少足夠的人力等問題。沒有充分開發(fā)信息化檔案的軟件，阻礙了建設(shè)信息化檔案的發(fā)展。另一方面，高職院校的招生規(guī)模越來越大，逐步增加了管理檔案的任務(wù)。但在實(shí)際中的檔案管理中，各部門沒有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)管理檔案，院校檔案工作又無檢查，需要移交才臨時(shí)進(jìn)行整理，表現(xiàn)得很混亂，過于被動(dòng)的檔案管理工作，其應(yīng)有的作用也就無法發(fā)揮出來。

2.2檔案管理人員信息化水平有待提高。在管理檔案的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理做法仍然存在，并且部分管理人員在思想上對檔案的利用不夠重視，只注重保管，在檔案管理的人員當(dāng)中，年齡相對年輕的人員對于信息化管理接受能力較強(qiáng)，而一些較大年齡、更新知識層次過慢的人員則比較排斥信息化的管理方式，不肯對其傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，盡管他們工作經(jīng)驗(yàn)豐富，或者是具備了某個(gè)高級的專項(xiàng)技能職稱，卻無法高效地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對高校建設(shè)信息化的檔案產(chǎn)生了阻礙。當(dāng)前，在高職院校管理檔案的人員中，很少有專門學(xué)計(jì)算機(jī)與檔案學(xué)的，沒有培訓(xùn)過專業(yè)化的檔案管理，缺少專業(yè)的管理檔案的知識，因此信息化的檔案管理也就受到了制約。

2.3檔案信息化管理設(shè)施相對缺乏。在高職院校中，檔案管理的設(shè)施簡陋，使得信息化檔案管理的發(fā)展受到了阻礙。在軟件條件上，使用較落后的軟件去管理檔案，使得在實(shí)際的工作中無法產(chǎn)生較高的效率，信息化的檔案管理的優(yōu)勢也就無法良好地呈現(xiàn)出來。在硬件條件上，有相當(dāng)一部分的高職院校在管理檔案中，使用配置較落后的設(shè)備設(shè)施，因此只能進(jìn)行常規(guī)的檔案管理。在高職院校建設(shè)信息化檔案管理的過程中，造成最大影響的因素就是落后的軟硬件條件以及缺乏足夠的投入資金。

3 高職院校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用途徑

3.1強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)意識。高職院校檔案管理過程，對于信息技術(shù)的應(yīng)用，需要將傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變作為前提條件，正確樹立檔案管理意識，同時(shí)加大管人員信息化建設(shè)重視力度。首先，高職院校對檔案管理需要正確認(rèn)識。。其次，加強(qiáng)資金投入，檔案管理的信息化建設(shè)通常需要花費(fèi)資金。高職院校應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求，以實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)資金的設(shè)立。管理的貫徹落實(shí)，應(yīng)該利用管理流程的規(guī)范建立、管理人員工作職責(zé)的確定等方式，對相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行具體落實(shí)，確保檔案管理工作更加規(guī)范化。

3.2提升管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力。實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)有效應(yīng)用，在進(jìn)行高職院校的檔案管理時(shí)，應(yīng)該將提升管理人員信息技術(shù)能力作為基礎(chǔ)，若是管理人員缺少技術(shù)能力，直接會(huì)影響管理系統(tǒng)發(fā)揮其效應(yīng)。對此，高職院校檔案管理人員自身需要不斷加強(qiáng)綜合能力，積極參加相關(guān)技能培訓(xùn)，以此提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。此外，高職院校還應(yīng)該加強(qiáng)高素質(zhì)、高能力人才的選拔，通過有計(jì)劃的納入優(yōu)秀人才，且滿足應(yīng)用型與復(fù)合型需求，從而做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高效運(yùn)用。

3.3強(qiáng)化檔案信息的安全保障。檔案管理過程中，由于信息技術(shù)具備高效性與快捷性特點(diǎn)，同時(shí)存在安全漏洞與問題，例如：在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案信息丟失、泄密等現(xiàn)象;版本更新不可讀或不兼容等，均會(huì)導(dǎo)致其出現(xiàn)損壞，并對高職院校造成較大損失。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，高職院校需要針對可能出現(xiàn)意外情況做好相應(yīng)準(zhǔn)備，對計(jì)算機(jī)加密功能進(jìn)行檔案資料性加密，同時(shí)進(jìn)行檔案使用權(quán)限合理設(shè)置，以此提高其安全性。另外，在對檔案資料進(jìn)行使用和保密時(shí)，除了需要保證安全性要求之外，還應(yīng)該為其操作、使用提供便利，從而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高職檔案管理中的應(yīng)用。

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