文秘工作與檔案管理工作的一體化

張艷

【摘 要】文秘工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中不能缺少第一部分，隨著信息化水平的提高，文秘工作與檔案管理逐漸融合為一體。基于此文章主要對(duì)文秘工作與檔案管理的一體化發(fā)展策略展開探討。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;檔案管理;一體化;文秘檔案

文秘檔案管理工作在單位的整體工作體系中具有非常重要的作用，可以將單位工作的整體管理水平提高，從而營(yíng)造一個(gè)較為安全的檔案管理環(huán)境，也可以保護(hù)單位員工的隱私安全。但是在文秘的檔案管理實(shí)踐中，還存在許多不足和缺點(diǎn)。所以我們要合理適當(dāng)對(duì)工作進(jìn)行改善和優(yōu)化，從而提高管理水平，使管理指標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為整個(gè)單位的蓬勃發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1、文秘在企業(yè)管理的特點(diǎn)及作用

文秘的特點(diǎn)有著諸多的表現(xiàn)，其特點(diǎn)主要有：一是職業(yè)性。文秘體現(xiàn)出了很強(qiáng)的職業(yè)性特點(diǎn)，尤其是非常專業(yè)的文書與秘書職業(yè)性，這是文秘的特點(diǎn)之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書寫能力，而且還需要具備良好的口語(yǔ)表達(dá)能力、交際能力等，體現(xiàn)出了文秘能力要求的多樣性特點(diǎn)。三是公共性。文秘開展的工作多從企業(yè)的整體角度開展，包括公關(guān)工作、企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)工作、企業(yè)對(duì)外事務(wù)的處理、日常接待以及企業(yè)內(nèi)部上情下達(dá)、下情上報(bào)等信息傳遞和處理工作，這些工作都具有很強(qiáng)的公共色彩，體現(xiàn)出了文秘公共性的特點(diǎn)。

2、文秘工作與檔案管理現(xiàn)狀

2.1制度不夠完善，管理不夠到位

在現(xiàn)階段，開展文秘檔案管理工作普遍存在著一些問(wèn)題，例如制度不夠完善、管理不夠到位等。在實(shí)際的工作中，文秘檔案管理直接影響到單位是否正常穩(wěn)定運(yùn)行，如果在管理工作中存在著一些問(wèn)題和隱患，對(duì)于單位的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生不好的影響甚至危害。大多數(shù)單位把工作的重點(diǎn)放在服務(wù)工作中，雖說(shuō)服務(wù)在文秘工作體系中是工作的核心，但是檔案管理工作也非常重要，現(xiàn)在許多單位對(duì)這項(xiàng)工作缺乏一定的重視[1]。

2.2文秘素質(zhì)水平不高

在辦公室的工作當(dāng)中，因?yàn)楣ぷ鞅容^瑣碎，所以秘書在工作當(dāng)中需要有足夠的專業(yè)性，以及整理事務(wù)的能力。在當(dāng)今的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r下，許多企業(yè)在招聘秘書時(shí)，對(duì)于秘書的要求普遍不高，而因?yàn)槊貢旧淼乃刭|(zhì)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，所以在企業(yè)工作當(dāng)中并不能為企業(yè)很好地服務(wù)，許多企業(yè)內(nèi)部的秘書人員學(xué)歷普遍偏低，更有其他崗位轉(zhuǎn)向秘書工作的，所以他們?nèi)狈I(yè)的秘書知識(shí)，在為企業(yè)工作時(shí)，他們并不能展現(xiàn)出真正秘書應(yīng)該具有的專業(yè)水平，所以導(dǎo)致整個(gè)秘書的隊(duì)伍積極性不足。

2.3工作缺乏積極性

文秘與檔案管理工作是行政性工作，相對(duì)類似銷售等工作來(lái)說(shuō)具有一定的穩(wěn)定性，換句話說(shuō)就是缺乏一定的激情，重復(fù)的工作但是沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制使得辦公室人員缺乏對(duì)崗位的熱情。有些繁瑣但是比較簡(jiǎn)單的工作抑制了員工的積極性，大部分行政崗相對(duì)于一些別的部門或是崗位來(lái)講，會(huì)缺少相應(yīng)的培訓(xùn)受教育的機(jī)會(huì)。這一定程度上阻礙了工作人員的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室工作的模式發(fā)生了很大的改變，辦公軟件的輔助加快了工作的進(jìn)程，提高了工作效率，但是這些技術(shù)的發(fā)展也給大部分工作人員帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，一部分結(jié)構(gòu)的辦公室成員不能很好的適應(yīng)這個(gè)工作環(huán)境的變化，沒(méi)有適應(yīng)例如運(yùn)用內(nèi)部OA系統(tǒng)進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn)，一直在習(xí)慣于紙質(zhì)辦公，現(xiàn)如今，大部分文秘工作著在兼做檔案管理的工作，這給比較繁重的任務(wù)中又加大了工作量，工作人員必須提升自己各方面的能力來(lái)適應(yīng)社會(huì)的變化和所在單位的發(fā)展。當(dāng)然，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，要求自身也要進(jìn)步，自己要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的一些系統(tǒng)軟件的用法以及如何快速的操作實(shí)踐。一部分工作人員在面對(duì)如此繁重的工作任務(wù)是不是想著如何提高工作效率，而是歸根于工作量的變多。

3、提升文秘檔案管理科學(xué)化的有效策略

3.1培養(yǎng)一體化的工作思維

一體化的工作思維，對(duì)于文秘工作和文案檔案管理方面的工作人員來(lái)講都是極其重要的，可將其作為基本的工作理念，對(duì)兩個(gè)職位內(nèi)的員工進(jìn)行引導(dǎo)，并促使文檔管理工作的落實(shí)更為高效，并更具銜接性。實(shí)際的工作中，工作人員要結(jié)合科學(xué)發(fā)展觀這一理念，樹立全局性的思維，并使其邏輯思維更為完整，體現(xiàn)系統(tǒng)化的特點(diǎn)，在實(shí)踐工作中也可貫徹落實(shí)這一思維理念。另外，這部分工作人員還應(yīng)自覺(jué)提高綜合素養(yǎng)，對(duì)文秘工作和文書檔案管理工作之間的關(guān)系予以明確，強(qiáng)化對(duì)于此部分知識(shí)的理解，為日后二者的有機(jī)融合奠定基礎(chǔ)。

3.2樹立價(jià)值觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

第一，樹立創(chuàng)新意識(shí)。作為辦公室文秘人員，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作模式，并深度剖析本職工作的內(nèi)涵，通過(guò)總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化工作手段，全身心的投入工作。同時(shí)還需提高自身工作衡量標(biāo)準(zhǔn)，客觀認(rèn)知個(gè)體的綜合能力，充分發(fā)揮文秘人員的職能優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)價(jià)值與工作崗位價(jià)值的統(tǒng)一。第二，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。作為企事業(yè)單位的文秘人員，應(yīng)深刻認(rèn)知辦公室在企業(yè)運(yùn)營(yíng)體系中發(fā)揮著重要作用，積極倡導(dǎo)愛(ài)崗敬業(yè)精神，嚴(yán)格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范，為基層工作傾注充沛的情感。在實(shí)際工作過(guò)程中，由衷的關(guān)心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造有利條件。

3.3提升文秘人員綜合素質(zhì)

第一，強(qiáng)化相關(guān)理論的培訓(xùn)。掌握扎實(shí)的理論知識(shí)才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強(qiáng)化自身理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，其一，積極地了解、學(xué)習(xí)國(guó)家新頌布的相關(guān)法律，把握國(guó)家發(fā)展的方向，樹立正確的價(jià)值觀，這對(duì)于企業(yè)、機(jī)關(guān)單位的文秘人員而言非常關(guān)鍵。其二，認(rèn)真學(xué)習(xí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定的政策，尤其關(guān)于文化方面的政策，根據(jù)企業(yè)的核心價(jià)值觀，著力發(fā)揚(yáng)集體主義精神。第二，強(qiáng)化專業(yè)技能培訓(xùn)。一般辦公室文秘人員的工作難度存在一定的差異。所以，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能。企業(yè)、機(jī)關(guān)單位管理者要重視文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為一名辦公室文秘，也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能，促進(jìn)企業(yè)提升辦公質(zhì)量與效率[3]。

3.4注重文秘檔案管理信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展，專業(yè)的工作人員要將傳統(tǒng)工作和信息化技術(shù)融合發(fā)展，這樣才能夠提升工作效率，讓工作更加準(zhǔn)確穩(wěn)定地進(jìn)行，所以開展文秘檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的。由于文秘檔案管理工作較為復(fù)雜，所以現(xiàn)代的信息技術(shù)有著很大的發(fā)展方向和應(yīng)用空間，這種技術(shù)可以將工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，科學(xué)檢索和錄入檔案信息，以此來(lái)提高工作的規(guī)范性。而且在實(shí)際的工作中，我們需要找到一條高效的信息化工作道路，這是現(xiàn)代文秘檔案管理工作發(fā)展的最主要方向。

4、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文秘在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)內(nèi)起到銜接上級(jí)與基層的重要作用。文秘的工作水平高低，對(duì)企業(yè)的辦公效率起到重要的影響，只有不斷地提高自身的職業(yè)水平，對(duì)工作進(jìn)行有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有序處理工作內(nèi)容，積極主動(dòng)與各部門進(jìn)行溝通，準(zhǔn)確的掌握并傳遞有效的信息，建立正確積極的工作態(tài)度，才能使電力建設(shè)企業(yè)辦公室文秘的工作水平得到有效的提高。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉海霞.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好文秘檔案管理工作的思路[J].知識(shí)窗（教師版），2018（04）：51.

[2]嚴(yán)文枝.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好文秘檔案管理工作思路的探討[J/OL].中國(guó)戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2018-09-30.

[3]張馨月.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].檔案天地，2015（S1）：117-118.