淺析博物館藏品檔案管理

劉慧芳

摘 要：藏品檔案管理是博物館業務部門一項重要工作。根據1978年國家文物局頒發的《博物館藏品保管試行辦法》，凡進入博物館館藏的藏品，必須建有藏品檔案，包括藏品總賬登記表、藏品卡片、藏品檔案登記表。但是隨著博物館藏品數量的增多以及展品的多方位展示、利用，藏品檔案的管理工作日趨繁重，逐漸呈現新的特點，并面臨新的問題。我們以西安半坡博物館藏品檔案管理為鑒，具體分析當前博物館藏品檔案管理中需重視的問題。

關鍵詞：藏品;檔案;管理

隨著社會文化的繁榮發展，人們對歷史文化認知的需求越來越高，藏品作為一種歷史文化載體，其檔案亦成為一種社會信息資源。因此，重視和加強藏品檔案的科學管理，切實保證藏品檔案的完整性，使之更好地為博物館業務工作和科學研究服務，已經成為博物館藏品業務部門的重要工作。

1 完善藏品檔案的重要性

2009年2月16日，國家文物局公布的藏品檔案規范（WW/T0020—2008）明確了藏品檔案的概念：在文物藏品征集、鑒定、入藏、編目、保管、保護、利用和研究等工作過程中，形成的有關文物本體屬性、文物管理工作和其他相關事項的歷史記錄，形式有文字、圖表、照片、拓片、摹本、電子文件等。由此可知，藏品檔案可為藏品的管理、保護、展出、利用和研究等提供依據。

1.1 完善藏品檔案管理信息可以加強藏品監管

最初，建立藏品檔案的目的，是為了便于管理博物館的藏品，做到帳物清楚，但從實際運行情況看，藏品檔案管理同時也涵蓋著對藏品的監管。

為強化藏品檔案管理對藏品的監管，目前我國多數博物館都專門設置了藏品總賬辦公室，要求藏品總登記帳必須有專人負責管理，總帳管理人員不得兼任庫房保管。同時，每年年底藏品總賬管理人員與庫房管理人員需共同核對總賬文物數量與庫房文物數量。這樣的管理模式，既做到了賬物分離，又起到了監管作用，雙方互相制約。

此外，博物館藏品檔案管理人員往往也負責出具藏品出入庫的提用單，實現了對藏品的動態監管。例如，藏品出庫后，出庫單一式三份，分別由檔案管理人員、庫房管理人員及第三方藏品接收人保存。檔案管理人員要隨時掌握藏品的出庫情況，按時與庫房管理人員和藏品接收人員溝通，確保不越期、不拖帳。

1.2 完善藏品檔案保護信息可以加強藏品預防性保護

實現藏品的“延年益壽”是每一個博物館工作者的夢想。早在1930年，意大利羅馬召開的關于藝術品保護國際研討會第一次提出預防性保護的概念。如何實現博物館藏品預防性保護，各國博物館同行都在不懈努力，認識不斷提升。從最初控制博物館館內藏品環境，提升到在博物館設計和構筑中利用建筑物本身實現部分環境控制功能等方式。

那么，收集藏品檔案資料對藏品預防性保護是否會起到推波助瀾的作用？其答案顯而易見。針對某件藏品或某類藏品，檔案管理人員通過長時間詳細記錄，收集藏品保護信息，包括藏品歷次所進行的消毒、滅菌、防蟲、防腐等措施的時間、使用藥品、方法及使用的效果等情況的詳細記錄和有關數據，對藏品進行的修復、保護、復制時間、單位、承辦者的姓名，所使用的材料、工藝流程、藏品修復的部位等進行記錄。

隨著原始資料的客觀收集，對藏品保存現狀進行統計分析，必定可以尋求到最恰當的保護方式，為開展藏品的預防性保護提供可靠的依據，從而提高預防性保護的針對性和有效性。

1.3 完善藏品檔案的研究、利用信息可以拓展藏品文化內涵。

藏品的研究、利用主要是指專家學者發表的各類科研論文、專著、叢書目錄、銘刻拓片、圖錄等資料。搜集、整合每件藏品不同領域的科研資料，不僅可以為陳列宣傳提供生動、真實的素材，使文物的宣傳教育作用得以充分發揮，還可以為社會各有關部門開展多學科理論研究提供翔實的第一手資料，為科學研究提供必要的原始依據。

2 博物館藏品檔案管理現狀

博物館藏品檔案的管理在延續傳統管理模式的同時也在不斷改進完善。2008年，國家文物局開展國家一級博物館評估，將藏品賬目是否清晰、編目是否詳明、檔案資料是否完備（分值占1%）、是否有藏品數字化信息登錄、是否維護及時規范（分值占2%），明確列入了評估項目。由此可見，目前我國藏品檔案的管理，在基于傳統紙質藏品檔案的基礎上，逐漸創新引入了數字化檔案技術，二者呈現出相輔相成的特點。以西安半坡博物館藏品檔案管理典型發展過程來看，我國的博物館藏品檔案管理粗略呈現出三個階段特點和共性問題。

第一階段，20世紀90年代前以紙質藏品檔案為主。紙質藏品檔案包括藏品總賬、藏品卡片、藏品檔案表三類，為一件藏品對應一份藏品檔案和一個藏品卡片，實現了一物一卡一檔的戶籍模式。紙質藏品檔案為藏品保存了最原始的記錄，如在每一份藏品檔案里都附有珍貴的手繪藏品器物圖。但是，在填寫日常藏品檔案管理的過程中，我們發現多數藏品紙質檔案從建立之日起，就一勞永逸地保存在檔案室，猶如進入了保險柜，基本沒有人員去更新、完善。目前，西安半坡博物館在紙質藏品檔案信息完善方面，還存在滯后現象，不能及時對藏品檔案和藏品卡片同時補充完善。

第二階段，隨著辦公軟件的普及和應用，利用Word文檔和Excel表制作藏品電子檔案手段應運而生，同時加入了藏品的數碼照片。博物館藏品檔案管理進入電子藏品檔案階段。此時，幾乎所有的藏品檔案管理人員都偏愛統計快速、檢索便捷、更新快速的電子化藏品檔案。如在更新完善藏品檔案時，大多首先選擇電子檔案，其次再做紙質藏品檔案。2012年，西安半坡博物館面對《2011年度國家一級博物館評估》復核時發現，近年來的藏品更新信息僅局限于電子檔案，紙質藏品檔案的完善情況不容樂觀。相對紙質藏品檔案，電子藏品檔案由于其易于修改的特性，很多原始資料不便保存。

第三階段，2006年全國文物系統啟動館藏文物普查，推動了藏品檔案管理新的模式——藏品管理系統。目前，比較普及的藏品管理系統是館藏文物信息管理系統。藏品管理系統實現了多用戶、多線程，同步實現了管理人員后臺管理完善藏品檔案，其他用戶前臺查詢、調閱藏品信息。藏品管理系統在提高博物館藏品的利用率的同時，也給檔案管理人員提出了計算機專業學習的難題。

綜上所述，目前我國博物館藏品檔案管理面臨的共性問題有：

①我國藏品檔案以紙質藏品檔案、電子藏品檔案和藏品管理系統三者共存，但無法做到三種檔案管理模式協調發展。

②忽視藏品檔案的更新與完善，尤其是紙質藏品檔案的完善更是滯后。

③缺乏系統的藏品檔案管理人員培訓。尤其是藏品管理系統作為新興的管理模式，其維護需具備適當的計算機知識。因此，針對當前這種情況，我們需要重新審視藏品檔案的管理，既不能遺忘紙質藏品檔案的重要性，也不能排斥新技術的應用，科學管理藏品檔案需要慎之又慎。

3 改進博物館藏品檔案管理的建議

3.1 以制度機制為準繩，強化藏品檔案崗位責任制管理

藏品檔案管理必須做到制度健全、賬面清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便。同時，應嚴格按照國家文物局“博物館必須建立藏品檔案，編制藏品的分類目錄和一級藏品目錄”等原則規定，結合本館實際，采取“先重點、后一般，先試點、后普開”的辦法，制定完善檔案制度，細化并明確職責，強化建檔舉措，使檔案為藏品管理、科學研究和展示教育工作提供信息支撐。

3.2 以紙質藏品檔案為基礎，加強電子檔案及藏品管理系統的利用與維護

研究藏品是博物館經常開展的一項重要的基礎工作，專業人員通過對藏品，即文物、標本在征集、流動、存儲過程中形成的各種載體記錄的全部文字、聲像、圖片材料進行綜合分析和研究，揭示出文物、標本的科技含量信息。圍繞著文物、標本生命周期內形成的全部檔案材料，也就形成了藏品研究工作第一手資源性材料，直接體現為紙質藏品檔案。但是，藏品檔案涉及的量多面廣，業務要求高，工作任務重。藏品檔案的數字化也勢在必行。通過對文物藏品檔案資料的輸錄、圖片的掃描和藏品的攝像處理，保證了藏品有檔可查、有據可循，規范打印材料，使文本整潔、圖片清晰、保存數據可靠。所以，實行藏品檔案信息數字化管理，使檔案管理、科學研究和展示教育工作能充分發揮其應有的作用。2006年由國家文物局主持研發并推廣應用的館藏文物信息管理系統，以及2012年啟動全國可移動文物普查時研發的第一次全國可移動文物普查信息采集軟件，在很大程度上滿足了廣大博物館系統藏品信息的交流與學習。西安半坡博物館一直使用館藏文物信息管理系統V1.1版本。

由此可見，在完善藏品檔案時，應在紙質藏品檔案的基礎上，加強電子檔案及藏品管理系統的的利用與維護。這樣既可以在第一時間保留原始檔案以備將來查詢，又可在有據可循的基礎上做好電子藏品檔案和藏品管理系統的更新工作。

3.3 重視藏品檔案內容的更新，做好每件藏品的動態記錄

藏品檔案在藏品入庫時建好后，并非是一勞永逸的，檔案資料并非永不修改或不能修改。我們應根據藏品的使用和保存狀態，及時更新藏品檔案中的信息。更新完善藏品檔案，是一項比較繁瑣的工作，需要庫房管理人員、藏品研究人員及總賬管理人員長期合作、溝通，才能在第一時間準確無誤地完成。

3.4 加強藏品檔案管理人員的培訓

目前，關于博物館業務的培訓較多，但針對藏品檔案管理工作的培訓開展較少。藏品檔案管理，既涉及管理方面的知識，又涵蓋博物館學、信息化內容，對藏品檔案管理人員的要求越來越高。而多數從事藏品檔案管理的人員，大多采取以老帶新、手口相傳培養，屬經驗型“人才”，缺乏系統培養，理論知識不成體系。

但是，隨著國家一級博物館評估體系的推動，博物館藏品的活動范圍越來越大，藏品檔案的完善與否直接影響著藏品的安全利用，藏品檔案管理的規范化也日趨重要起來。合理、規范的藏品檔案能為藏品陳列提供科學的依據，有利于藏品內在文化的釋放。

4 小結

2019年，國際博物館日的主題是“博物館藏品架起溝通的橋梁”。藏品檔案作為藏品重要的附屬物，是博物館各項業務工作開展的重要基礎。我們只有打好基礎，才能厚積薄發，提升博物館社會服務品質，豐富公眾對博物館藏品的認知，加強對文物資源的科學利用，極大程度地為博物館粉絲們提供資源共享。

參考文獻

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