大數(shù)據(jù)時代加強合同檔案信息化管理的有效措施

徐燕

【摘要】隨著近年來我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，合同檔案管理成為檔案管理事業(yè)的一部分，成為事業(yè)單位經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是防范經(jīng)濟風(fēng)險的重要憑證。伴隨著全球經(jīng)濟一體化和信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們已經(jīng)全面進入大數(shù)據(jù)時代，如何更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強合同檔案管理成為目前學(xué)者研究的主要問題。在筆者看來，全面應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)并將其應(yīng)用到合同檔案管理中可以更為有效地促進檔案數(shù)據(jù)共享，提高合同檔案信息化管理水平。鑒于此，本文就大數(shù)據(jù)時代加強合同檔案信息管理的有效措施展開詳細(xì)探討，并提出具體的研究思路，供廣大讀者借鑒。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;合同檔案;管理舉措;問題研究

在事業(yè)單位管理中，合同成為其經(jīng)濟活動的重要憑證，為事業(yè)單位經(jīng)濟活動提供了重要保障，作為經(jīng)濟活動中各方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重要憑證，是事業(yè)單位商業(yè)經(jīng)濟信息記錄的直接載體，直接決定著合同檔案管理水平，對提升事業(yè)單位經(jīng)濟活動水平有著積極的促進作用。在大數(shù)據(jù)時代，加強合同檔案管理應(yīng)樹立正確的信息化意識，在分析加強合同檔案信息化管理重要作用的基礎(chǔ)上，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到合同檔案管理中，改變傳統(tǒng)的合同檔案管理模式，全面促進合同檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟管理活動。

一、加強合同檔案信息管理的重要作用

（一）創(chuàng)新合同檔案管理模式。傳統(tǒng)的合同檔案管理往往圍繞合同的類型、作用范圍對檔案類型進行劃分，這種傳統(tǒng)的答案劃分方法使合同檔案呈現(xiàn)分散性特征，各種合同檔案信息資源難以有效集中，由于一些事業(yè)單位缺乏合同檔案集中管理意識，并沒有成立單獨的業(yè)務(wù)部門針對合同檔案實施統(tǒng)一管理，難以提高合同檔案管理效率。以筆者所在事業(yè)單位為例，主要工作是負(fù)責(zé)一些水利檔案及相關(guān)資料審核工作，采用傳統(tǒng)檔案管理方法，效率較低。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)部門將信息技術(shù)應(yīng)用到合同檔案管理中，借助信息管理系統(tǒng)對合同檔案實施統(tǒng)一管理，以信息技術(shù)為主要手段實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效對接及系統(tǒng)集成，以合同檔案管理集成化系統(tǒng)對各種合同檔案信息資源實現(xiàn)統(tǒng)一分類，針對合同檔案的不同類型將其存儲到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)電子合同與紙質(zhì)合同的集成化應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案信息化管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）保證合同檔案內(nèi)容完整可靠。依靠信息技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)合同檔案管理模式提高了合同檔案管理的有效性，并使合同檔案得到更廣泛的應(yīng)用，合同檔案管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了高度集成。規(guī)避了人工管理中無法有效分析合同檔案類型，將合同責(zé)任人的資信證明材料與合同簽署有關(guān)材料歸檔環(huán)節(jié)忽略掉，影響合同檔案內(nèi)容完整性的風(fēng)險。對合同檔案實現(xiàn)信息化管理，借助檔案信息管理系統(tǒng)對合同經(jīng)辦人職責(zé)清晰界定，通過相關(guān)的資信證明及合同簽署有關(guān)材料的功能模塊設(shè)置，能及時報送合同責(zé)任人有關(guān)信息材料。在合同簽署后，借助可視化系統(tǒng)上傳電子印章，進一步對數(shù)字合同數(shù)據(jù)進行完善，確保合同檔案管理系統(tǒng)電子合同數(shù)據(jù)內(nèi)容完整。在保證合同數(shù)據(jù)完整基礎(chǔ)上對紙質(zhì)文本合同及時歸檔，將相關(guān)電子合同數(shù)據(jù)存儲到相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，紙質(zhì)文本合同存儲到檔案保管室，以保障合同檔案內(nèi)容的完整性。

（三）推進紙質(zhì)合同檔案及時歸檔。將信息技術(shù)全面應(yīng)用到紙質(zhì)合同檔案管理中后，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)針對數(shù)字合同信息進行有效的采集分析，尤其設(shè)置相關(guān)傳感器對檔案系統(tǒng)的入庫信息及時采集分析，要對系統(tǒng)采集信息數(shù)據(jù)及時追蹤處理。將合同檔案信息通過數(shù)字信息系統(tǒng)及時與事業(yè)單位管理系統(tǒng)對接，使紙質(zhì)合同文件能及時歸檔并及時促進報賬。檔案管理人員對紙質(zhì)合同進行歸檔后，激活合同報賬流程，并通過經(jīng)辦人發(fā)起合同報賬，確保紙質(zhì)合同檔案能及時歸檔，防止信息泄露。

二、大數(shù)據(jù)時代合同檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）全面推動大數(shù)據(jù)合同檔案信息資源建設(shè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到合同檔案信息資源管理中要注重以紙質(zhì)文獻(xiàn)為主的資源利用主體建設(shè)，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設(shè)等。檔案資源建設(shè)面向不同的服務(wù)人群提供資源支持，在自身職能發(fā)揮過程中要發(fā)揮出特色檔案資源的優(yōu)勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求。考慮到檔案管理部門有限的人力物力，以合同檔案信息資源為核心的檔案管理模式建設(shè)，首先要滿足檔案信息查詢需求;其次要滿足檔案文獻(xiàn)查詢需要，對于不同部門的檔案信息查詢需求可協(xié)同其他信息服務(wù)機構(gòu)和政府部門為相應(yīng)的部門使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務(wù)，與社會其他領(lǐng)域的檔案信息化服務(wù)相區(qū)分，滿足不同需求用戶的資源獲取需求。

（二）大數(shù)據(jù)合同檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。大數(shù)據(jù)檔案管理模式逐漸以信息使用者的開放獲取資源服務(wù)為核心，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分，在面向不同部門提供相關(guān)檔案信息查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，著重于檔案資料存儲數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以相關(guān)的存儲數(shù)據(jù)庫面向用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，為了滿足不同用戶的檔案資源使用需求，在整合大部分開放性數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，針對不同方面的檔案資源提供長期保存服務(wù)，與社會科學(xué)網(wǎng)絡(luò)對接，既發(fā)揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關(guān)的檔案資源服務(wù)，使檔案更能滿足用戶的個性化需求。

（三）檔案資源進行大數(shù)據(jù)采集、加工、存儲。對分散的檔案數(shù)據(jù)資源采集、加工是檔案管理的重要組成部分，主要是針對大量資源的集成與應(yīng)用開展服務(wù)活動。大數(shù)據(jù)管理模式的構(gòu)建更應(yīng)側(cè)重對各個層面分散的檔案資源采集、加工、存儲，尤其是針對大量開放的合同檔案資源進行采集，并從海量的檔案資源數(shù)據(jù)中提取出高價值的信息，使用大數(shù)據(jù)算法對檔案數(shù)據(jù)進一步加工整合，使檔案數(shù)據(jù)成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒英國政府的檔案管理經(jīng)驗，使用數(shù)據(jù)采集技術(shù)針對分散在各個網(wǎng)絡(luò)空間及領(lǐng)域的檔案資源進行采集，采用分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)進一步存儲，建設(shè)大量的檔案資源數(shù)據(jù)庫豐富館藏資源體系，為用戶提供大量專業(yè)的合同檔案數(shù)據(jù)，并構(gòu)建專供用戶使用合同檔案信息的數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò)，與檔案管理者共享檔案資源，使大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與資源共享有效結(jié)合。

三、加強合同檔案信息化管理的有效措施

（一）全面加強大數(shù)據(jù)合同檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。在當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還未完善、網(wǎng)絡(luò)制度還不健全的環(huán)境下，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案管理模式還存在一定困難，而且檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)也絕非一日之功，不僅需要大量的人力、物力投入，還需要建立完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)也面臨越來越多的安全風(fēng)險，要求檔案管理部門要從根本上重視新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)的使用，注重結(jié)合不同的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時更新系統(tǒng)平臺。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為了對檔案管理系統(tǒng)后期進行有效維護，可以考慮由政府、互聯(lián)網(wǎng)科技公司以及不同資本財團合作開發(fā)的模式設(shè)計檔案資源管理系統(tǒng)，可以發(fā)揮各自的功能優(yōu)勢，根據(jù)我國檔案管理行業(yè)發(fā)展情況，開發(fā)出適用于本行業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘、采集、存儲、分布式處理技術(shù)，對合同檔案信息做數(shù)據(jù)分析，提高合同檔案資源的使用價值。政府和科技企業(yè)可以作為合同檔案資源管理系統(tǒng)的資源提供方和資金供給方，除了給予必要的指導(dǎo)之外，企業(yè)可以積極引進優(yōu)質(zhì)的IT資源，及時利用新技術(shù)降低研發(fā)成本，使大數(shù)據(jù)技術(shù)與合同檔案管理有機結(jié)合。

（二）使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高合同檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險預(yù)警能力。在當(dāng)前合同檔案信息化管理中，促進大數(shù)據(jù)技術(shù)與合同檔案管理有機結(jié)合，要保障合同檔案管理系統(tǒng)具有一定的信息風(fēng)險防范能力，有效應(yīng)對各方面的風(fēng)險。要從加密技術(shù)與信息安全管理兩個方面入手，提升自身的風(fēng)險防御能力。首先是信息加密技術(shù)方面，檔案資源管理部門注重應(yīng)用不同的算法挖掘工具對重要合同檔案進行加密，在用戶登錄信息系統(tǒng)時，對用戶身份進行認(rèn)證。檔案管理部門可以采用生物識別技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、層級加密技術(shù)對重要的合同檔案資源層層加密。生物識別技術(shù)可以應(yīng)用到用戶的身份驗證方面，可以采用指紋識別、面部識別、虹膜識別等方法對用戶的身份進行確認(rèn)，當(dāng)系統(tǒng)識別的生物特征與系統(tǒng)存儲的用戶身份相符時，才能賦予用戶系統(tǒng)登錄的權(quán)利，檔案資源管理系統(tǒng)還要賦予用戶查詢重要檔案信息資源資源的權(quán)限，當(dāng)用戶的身份與系統(tǒng)的備案資料不相符時，系統(tǒng)不能賦予用戶登錄權(quán)利，用戶也不具備查詢與下載檔案資源的權(quán)限。區(qū)塊鏈技術(shù)與層級加密技術(shù)針對重要合同檔案以電子代碼或是數(shù)字代碼的方式進行加密，區(qū)塊鏈技術(shù)適用對檔案資源加密分析，將不同的信息資源分割成獨立的信息模塊，以一種隱性代碼的方式確定各個不同信息模塊間的數(shù)字關(guān)系，進而防止重要檔案資源泄露;層級加密技術(shù)可針對各種結(jié)構(gòu)的檔案資源進行加密，包括重要的圖片、影音資料等，通過建立不同疊層的防護機制保障信息安全，為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對檔案資源的有效分析提供保障。

（三）大數(shù)據(jù)時代應(yīng)著力健全合同檔案管理法律體系。雖然我國大數(shù)據(jù)技術(shù)近年來快速發(fā)展，但是有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合同檔案立法工作、法規(guī)制度建設(shè)、系統(tǒng)構(gòu)建及標(biāo)準(zhǔn)還處在探索中。由此，政府及相關(guān)領(lǐng)域機構(gòu)要意識到大數(shù)據(jù)檔案管理模式構(gòu)建的重要意義，將推動檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)提到議事日程上。要以政府為主導(dǎo)攜手社會各領(lǐng)域力量，積極推進檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)，在確定建設(shè)模式基礎(chǔ)上，盡快根據(jù)檔案資源信息系統(tǒng)模型，構(gòu)建相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)在不同領(lǐng)域的使用標(biāo)準(zhǔn)完善法規(guī)制度建設(shè)，要對檔案資源信息化相關(guān)的監(jiān)督、管控、懲戒予以明確，要明確合同檔案資源管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化問題，確定系統(tǒng)的使用規(guī)范，保障大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機融合。與此同時，作為檔案管理者在推進政府立法機構(gòu)完善大數(shù)據(jù)情景中法律體系健全的基礎(chǔ)上，將根據(jù)立法機構(gòu)表達(dá)的法治思想?yún)f(xié)同本單位領(lǐng)導(dǎo)、法律工作者著力完善本單位、本部門的合同檔案法律管理制度建設(shè)，根據(jù)本單位實際情況出臺相關(guān)的管理制度，并做好制度管理工作，推進本單位合同檔案管理水平提升。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，為全面提高合同檔案信息化管理水平，檔案管理者應(yīng)認(rèn)識到合同檔案信息化管理的重要作用，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)建立大數(shù)據(jù)合同檔案管理模式，根據(jù)合同檔案管理的特點、類型、使用范圍，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)找到推進合同檔案管理的有效措施，通過完善合同檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)、強化合同檔案抗風(fēng)險能力、健全法律保障體系、推進合同檔案管理信息化管理水平提升，使大數(shù)據(jù)技術(shù)在合同檔案管理中得到充分應(yīng)用，使合同檔案信息化管理技術(shù)得到提高。

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