淺談信息時代如何加強集團企業往來管理

摘 要：為了順應時代發展趨勢，實現集團企業高質量發展，筆者從建立公共數據編碼平臺從而規范往來單位的使用、科學制定信用額度、強化集團企業內部間往來管理、內部控制及內部審計等方面闡述了如何加強集團企業往來管理，從而進一步提升企業競爭力。

關鍵詞：往來管理;客戶信息管理;信用額度;內部控制

隨著大數據、互聯網、人工智能等應用不斷深化，各行業面臨升級挑戰的同時也迎來了新機遇。在這個產品不斷更新換代、科學技術發展迅猛的時代，如何能順應時代發展趨勢，在市場競爭中屹立不倒，更上一層樓，實現高質量發展，是每家企業尤其是集團企業需要不斷思考的問題。隨著競爭的日益激烈，建立健全客戶信用管理體系，以信息系統作為工具，依托內部控制制度和內部審計機構，實現對集團企業的往來管理，在追求利潤的同時，保證集團企業的自由現金流和壞賬風險可控，是企業高質量發展的必要舉措。本文就如何加強集團企業往來管理從以下幾個方面進行闡述。

一、建立公共數據編碼平臺，規范往來單位使用

目前隨著ERP系統的普遍推廣，追求高效管理的集團企業均已上線使用。ERP系統中的物料、供應商、客戶等信息以標準編碼的形式存在。以ERP系統的往來單位編碼為基礎，進一步建立客戶信息管理模塊，實現客戶編碼的唯一性，集團企業范圍內推廣使用后，提高了企業對客戶信息管理的科學性、合理性，也能夠實現對客戶信息的統一申請、統一管理，實現客戶編碼的統一定義和維護，既滿足了對客戶的催收、清欠的管理要求，也是建立客戶信用體系管理模塊的前提，還可以建立與報表取數、內部交易和往來抵消之間的聯系。以中石油集團公司為例，從一家往來單位的所屬集團屬性中，可以判斷這家企業是屬于中石油集團未上市企業還是上市企業，或者是這家往來單位的下級企業，這家往來單位存貨相關報表在取數時，采購數就不會包含從所屬下級企業采購的金額，集團上市企業一級存貨報表取數時，就不會包含從所屬集團屬性為集團上市企業采購的金額，避免了采購金額的重復取數。

對于下屬層級、分、子公司、持股公司較多的集團企業，家族樹關系的建立與維護也是必不可少的，尤其是存在企業間劃轉，或者企業出售等情形的。所謂家族樹，就是同一集團企業內所屬企業，管理層級程樹狀分布，第二級或者第三級往下的所屬單位由第二級或者第三級企業進行維護，用于梳理內部客戶隸屬關系和核實內部機構客戶信息正確性。家族樹在內部交易核對時起到關鍵的作用，同時，家族樹關系隨著變化不斷得到更新，是集團公司判斷所屬關系的重要依據。

二、科學制定信用額度并嚴肅審批流程

通過對客戶進行額度授信從而增加企業競爭力是集團企業必經之路。風險與收益共存，科學制定信用額度是降低風險的有效手段。集團企業可以在客戶信息管理的基礎上開發信用額度管理模塊，企業可以借鑒西方發達國家較成熟的信用管理模型和我國國內有關信用管理、信用風險評估方面的模型，結合自身行業特點設計信用管理通用模型，如利用ABI信用評價模型從客戶的履約能力、歷史表現、銷售人員對企業的綜合印象等方面確定集團企業的信用政策，各所屬企業根據市場環境、客戶特征等信息設置個性化需求，從而確定各個客戶的信用額度，并通過信息管理模塊設計的流程逐級審批，同時將結果傳送至ERP系統。集團企業在確定基本的信用政策并將決策權下放到所屬企業的同時，也要重點監控大額賒銷及貨款回籠情況。信用政策模型利用量化風險工具，遵循審慎的業務設計原則，建立并完善相應的風險管理流程，對客戶信用風險進行充分識別、準確計量和有效監控，從而達到防范壞賬損失的目的。通過制定信用政策、確定評級模型、確定信用額度信用風險預警、應收款項催收這些環節實現對客戶的信用管理。這種模式改變了靠經驗確定賒銷額度的傳統模式，采用了更科學的定性與定量相結合的模式，同時采用了信息化管理模式，信息及時、高效，且有利于事后分析。科學制定信用額度將賒銷管理從事后轉移到了事前、事中管理。

需要指出的是定量分析中財務分析是重點，一般包括償債能力、營運能力分析、盈利能力分析、發展能力、結構比例。財務數據大多從資產負債表和利潤表中取數，這些數據的缺陷在于是對歷史數據的分析，而且是以權責發生制為基礎。所以在分析時，參考以收付實現制編制的現金流量表作為補充，能夠對企業的償債能力做出更客觀、全面地評價。另外，根據二八定律，需要列出重點客戶，隨時關注客戶發展動態、盡力保證客戶按時償還借款。

同時，還可以通過信用額度管理模塊添加客戶分析管理信息以提高客戶價值鏈管理水平，也可添加黑名單管理以減少兄弟單位的損失，添加聯合清欠的使用模塊以減少集團企業損失等輔助功能。

三、強化集團內部企業間往來管理

集團企業之間經常是業務上下游的關系，業務聯系緊密，企業間核算口徑一致、往來余額一致、互不拖欠是集團企業間往來管理的目標。產品購銷業務相對來說，目標容易實現，對于涉及工程技術、工程建設、服務項目類業務來說還有一些難題需要解決。比如結算價格缺失問題，甲方企業希望結算價格能夠確定或者下降，乙方企業受成本、質量、安全環保、科研等因素影響，希望提高結算價格，甲乙雙方的訴求有差距，內部價格結算中心在確定價格時需考慮因素較多，導致結算價格遲遲不確定。再者，結算周期較長。結算周期長導致乙方承擔較高額利息，同時，上游結算的滯后導致下游企業結算滯后。還有在工作量確認后各自按照會計準則分期暫估掛賬，甲、乙雙方出于各自考慮，往來掛賬金額不同。針對以上情況，建議集團公司建立總部協調仲裁機制，同時細化工程類業務核算口徑，減少雙方爭議，加快結算進度的同時保證往來余額準確。

四、內部審計機構應加強對往來余額及往來款項賬務處理的檢查

往來余額準確無誤和往來賬務處理正確是財務報表質量的必要保證。因此，確保內部審計機構獨立性，使其切實發揮內部監督、防范企業經營風險的作用是集團企業必須重視的工作。對于外部審計來說，會計師事務所的職責是按照審計準則的規定計劃和實施審計工作，獲取充分、適當的審計證據并根據獲取的審計證據得出合理的審計結論，發表恰當的審計意見。對于內部審計來說，除此之外，更應該關注往來余額是否及時簽認，對于往來不一致的情況，需要詳實的證明材料。一般來講，存貨賬實是否相符、往來余額是否一致，貨幣資金在途是舞弊多發區，需要給予重視并跟蹤。對于其他應收/應付賬款是否有臺賬明細，多年無動態的原因是否真實、合理，金額較大的掛賬是否有合同、是否合規。同時，往來款項的賬務處理是否按照企業會計準則的變化及時進行調整，壞賬損失是否落實清欠人并記錄臺賬等等。一般集團總部內部審計機構獨立性較強，下級審計機構獨立性較弱，這種普遍現象還需要引起重視，加以改進。

五、完善往來管理相關內部控制制度并及時修訂

將客戶評級、客戶授信、欠款催收、往來詢證、預期信用損失、壞賬核銷等環節制定內部控制流程，確認關鍵風險點。流程應遵循重要性原則進一步細化，切勿制定不符合實際的操作流程，避免為了做而做，從而失去應有的防控作用。

六、開發內部交易平臺實現內部交易和往來及時抵消

依托往來單位公共數據平臺和家族樹的建立，集團企業內部單位有唯一的編碼和確定的內部所屬關系，那么內部單位間發生交易時，雙方就可以通過內部交易平臺來實現內部交易和往來抵消，并通過平臺設定規則強制約束內部單位將內部交易體現出來，以此實現集團企業及時、充分地抵消，提高工作效率和工作質量。以中石油集團為例，所有的內部購銷及內部往來業務都以“單據”的方式進行處理。單據包含付款單位名稱及賬號、單據類型、交易種類、計量單位、單價、金額、稅率、稅額及價稅合計金額等內容，其中選擇正確的單據類型很重要，每一種類型的單據都有其特定的含義和使用要求，能涵蓋所有的業務類型，包括賒銷、暫估業務等。同時，對單據的填報時間有嚴格的要求，保證抵消及時生成，不會出現跨期間的錯誤。對于上下游一體化的集團企業，可以征求中介機構專業人士的意見，對于內部交易的抵消中未實現的部分，可以假設中間環節產品沒有未實現利潤或虧損，只取最終端產品的未實現庫存，并保持會計政策一致，以此簡化工作。

七、加強欠款清收工作

集團企業對于逾期未收到的應收款項必須采取措施，盡量減少損失。各所屬單位應成立清欠小組，采取電話清欠、上門清欠、法律清欠等一系列措施挽回損失，并及時將客戶加入黑名單，集團公司范圍內進行風險預警。如果與其他兄弟單位有業務往來，及時開展聯合清欠。同時，實施合理的清欠考核和獎懲機制，鼓勵所屬企業積極清收。

清欠工作也可以根據成本效益原則，適當選擇將不良資產，包括逾期賬款等整體打包出售，獲得效益最大化。

八、總結

往來管理是集團企業管理的重要組成部分，是公司管理層、業務部門、財務部門等全員參與的管理，往來管理應利用信息系統的優勢將先進的管理思想、完善的管理制度運用到企業經營中，進一步提高集團企業競爭力。

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作者簡介：左慶坤（1981- ），女，漢族，黑龍江肇東市人，中級會計師，碩士研究生，現任高級主管，注冊會計師