淺析新形勢下如何加強人事檔案管理工作

狄鶴

摘 要：人事檔案作為人事工作當中極為關鍵的一部分，是人事管理工作中最為基本的一項工作內容，所以必須重視人事檔案管理工作。如今隨著時代的發展和進步，使得人事檔案管理工作出現了各種各樣的問題，對于這些問題我們必須采取有效地解決方法，這樣才能從整體上增強人事檔案管理工作的綜合實力。為此我們就對新形勢下如何加強人事檔案管理工作進行了分析，重點從人才的培養、隊伍的建設以及信息化管理等方面展開探究，以確保我國人事檔案管理工作的完善和提高。

關鍵詞：新形勢；人事檔案；管理工作

一、研究的意義

人事檔案管理作為人事工作當中非常主要的一部分，其屬于人事管理當中最為基礎的一項內容。人事檔案管理工作的發展水平和程度都會對企業未來的發展產生影響，尤其是在新形勢下，隨著時代的不斷發展使得人事檔案管理工作所存在的問題越來越突出，而且傳統的人事檔案管理方法已經無法適應新時代的發展要求，所以必須對人事檔案管理工作進行完善和強化。如今我國人事檔案管理工作主要存在的問題包括：不夠重視、缺乏人才、信息化技術不足等，這些問題嚴重阻礙了人事檔案管理工作的發展與完善。所以我們應該加強對人事檔案管理工作的重視，提升人事檔案管理工作的效率，這樣才能發揮出人事檔案管理工作的作用，使人事檔案管理工作具有意義。

二、研究的內容

人事檔案管理工作主要是對人事檔案進行收集、歸納、整理和管理等，其中的內容主要包括每個人的個人信息、學歷、文化程度、思想品德、工作情況、獎罰情況等，以留日后查找的文件類資料。開展人事檔案管理工作所參照的是相關的管理制度，所以可將其內容分成5個方面，分別為：資料歸集、轉遞、檢查審理、保密以及統計。在新形勢下，因為企業內部和形式的變化，使得人事檔案管理工作的內容也產生了改變，為了迎合新形勢下的發展要求，企業應該采取新的方法來加強人事檔案管理工作。

三、存在的問題

（一）不夠重視人事檔案管理工作

不重視人事檔案管理工作是阻礙人事檔案管理工作提高的主要原因。如今我國大多數的企業都不夠重視人事檔案管理，由此就導致了人事檔案的工作人員在收集檔案信息時缺少責任心與主動性，使得檔案管理工作的效率不高，同時還導致了人事檔案的審核人員工作不認真，根本不重視人事檔案管理的工作，使得人事檔案內容不全面、不健全。并且許多企業的領導人覺得人事檔案管理工作根本不重要，因此沒必要健全，所以就造成了人事檔案的硬件和軟件等方面均不符合新形勢下的發展需求。

（二）人事檔案管理工作缺乏人才

如今由于時代的不斷發展和進步，使得社會越來越重視人才的培養，而且如今的各行各業都在應用先進的技術與科技，就更加需要大量的人才隊伍，人事檔案管理工作也不例外，也需要專業能力極強的人才。但是大多數企業的人事檔案工作人員都是企業快要退休的員工，根本沒有專業的能力與實力管理好人事檔案，而且如今的人事檔案還需要輸入到計算機當中，他們根本沒有高效運用計算機的能力，所以就導致了企業人事檔案管理工作的效率不高，缺乏專業性的人事檔案管理人才。

（三）人事檔案管理信息化技術落后

在新形勢下我國大部分的企業還在運用傳統的人事檔案管理模式，使得在查找人員信息時還需要對查找人員進行書面的檢索，并且對檔案的所有卷宗年號逐一的進行排查，最后才能把該年號的人事檔案調出，再仔細的搜索。由此可見，傳統的人事檔案管理模式過于落后，而且在查找信息時既費時間又費力氣，根本不符合新形勢的發展模式。

四、完善人事檔案管理工作的方法

（一）加強對人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案是了解一個人的主要依據，同時人事檔案管理工作的業務量非常大，具有決策性、專業性、能力性等特性。所以要想有效的加強人事檔案管理工作，就必須結合新形勢的發展需求，使企業和員工都對人事檔案管理工作的給予重視。第一，應使企業的領導層重視人事檔案管理的工作。只有領導重視了人事檔案管理工作，員工才能意識到它的重要性，才能提高人事檔案管理工作的效率。第二，成立人事檔案管理工作的審核部門。只有對人事檔案管理工作進行嚴格的審核，才能發現其中存在的問題，然后采取有效的解決措施。第三，規范人事檔案管理工作。想要加強人事檔案管理工作，就應該規范其內容，成立規范化的管理制度，然后有效的實施。

（二）加強對人事檔案管理工作的人才建設

想要有效地加強人事檔案管理工作，就必須加強人才的建設，成立人才的小組，這就需要企業足夠的重視人事檔案管理工作，提倡并嚴格的管理好人事檔案的管理工作。另外，還應大力支持人事檔案的工作人員不斷地學習，以提升自身的專業能力與技術水平，特別是要讓人事檔案管理的工作人員多學習計算機方面的專業知識，能夠高效的運用計算機，以提高人事檔案管理工作的效率，并且采取考核制度，充分發揮出人事檔案管理工作人才的實力，來滿足新時代下對人事檔案管理工作的新要求。必須要重視培養人才隊伍，特別是能力強的復合型人才，給人事檔案管理的隊伍注入新力量，確保能為企業的發展帶來促進和推到力量。除此之外，還應加強人事檔案管理工作的考核力度，建立獎懲體系，讓人事檔案管理的工作人員全都重視考核制度，激起人事檔案管理工作人員的工作態度，成為一名內外兼修的專業型人才，帶動企業的發展。

（三）加強對人事檔案信息化技術的提升

目前的時代是屬于互聯網的時代，各種信息化技術已完全融于我們的生活當中，成為了不可分割的一部分。要是想加強人事檔案管理工作，就必須引用先進的技術與科技。使企業的信息化技術不斷提高，用信息化技術來推動企業的發展。對于人事檔案管理工作來說，企業可以采用先進的管理設備，來提高人事檔案管理工作的效率。同時企業還可以通過創新的技術來研發更加便捷、高效的系統運用到人事檔案管理工作當中，從而建設出符合新形勢的人事檔案信息化管理技術。除此之外，企業還應該大力的支持人事檔案管理工作，加大對人事檔案的資金投入，研發出更加簡單、快速、高效、安全的設備以及人事檔案的管理系統。同時為了確保人事檔案的安全性，還應給人事檔案設置專門的保管場地，并引入具備專業技術能力的人才加快對人事檔案信息化管理的建設。

五、結論

通過上述內容我們可知，加強人事檔案管理工作的有效方法為：首先加強企業和個人對人事檔案管理工作的重視程度，然后加大力度建設和培養人才，最后完善人事檔案信息化的技術。人事檔案管理工作屬于一項長期的工作內容，想要有效地加強人事檔案管理工作就必須有所投入，增強人事檔案管理工作人員的專業能力，給企業的發展帶來積極的促進作用。

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