談國有企業中檔案信息化出現的問題及對策

殷妍

摘要：隨著國有企業生產經營活動的不斷增多，國有企業所涉及的檔案資料也會持續增加，而檔案資料作為企業制定正確發展戰略和控制運營風險的主要參考依據，能否對其進行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準確性和實用性，因此，完善企業檔案信息化建設，是企業生存與發展的必由之路。

關鍵詞：國企；檔案管理；信息化

一、國有企業檔案信息化的問題

（一）管理模式較落后

目前國有企業的檔案管理模式較為落后，傳統的檔案管理模式影響了檔案運行的效率，雖然國有企業一直以來向著信息化檔案管理工作的方向發展，但是發展的速度較慢，信息化檔案管理工作體系未能有效的建立起來。不少國有企業檔案信息化管理的重點仍然放在數據信息的存儲與核對方面，檔案數據信息沒能有效共享。國企檔案數據信息的開發與利用度不足，不少國有企業的檔案信息資源沒能實現與重大建設項目相融合，沒能在引進大數據技術的基礎上有效的挖掘檔案數據資源的應用價值。國有企業在申報預算、制定發展規劃與企業管理過程中沒能有效的應用歷史檔案數據信息，檔案部門也未能圍繞著信息化檔案管理建立檔案的有效供給模式，因此影響了檔案事業建設的總體質量。

（二）電子檔案信息安全性低

每個企業在生產和運行的過程中，都會產生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現，所以，我們很難全方位的確保企業電子檔案信息的安全。例如，很多企業常常通過QQ、微信、郵箱等平臺傳輸電子文件，所以，一旦企業收發文件的賬號和密碼外泄，就會造成檔案信息泄露的現象。再有就是，很多企業為了獲取同類行業的商業機密，常常會聘請黑客入侵競爭企業的電子文件管理平臺，獲取核心機密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，已成為當前制約電子檔案信息化建設的首要瓶頸，同時也是企業在大數據環境下開展電子檔案信息化建設工作的主要難題。

二、國有企業檔案信息化的改革

（一）加強基礎設施建設，提升檔案管理人員素質

由于在企業檔案數字化管理中會遇到缺乏相應硬件設備的問題，因此一方面需要加快基礎設施建設步伐，盡快更換無法滿足數字化要求的設備，保證檔案數字化管理工作的順利進行。另一方面，還應提升檔案管理人員的綜合素質，增強其檔案意識與數字化能力。企業檔案管理人員要具備較強的創新意識以及較強的操作能力，確保能夠將已有資源充分利用起來。對此，企業要加大對檔案管理人員的培訓力度，或者是引進現代化技術人才，為檔案數字化管理工作夯實人才基礎。

（二）加快檔案室軟硬件建設

檔案室硬件設施的優劣關系到國有企業能否順利開展檔案管理信息化建設工作，因此必須加快硬件建設。如國有企業應適當擴大檔案室的面積，分開整理檔案、存放檔案，方便開展檔案管理工作；在檔案室添加必需的管理設備，加強防火、防潮、防盜等設施建設，保證檔案的安全與完備；配備檔案室專用電腦、掃描儀、打印機等設施，保證檔案信息化管理的方便與快捷。此外，國有企業還應增加軟件投入。如國有企業要盡早建立數字查詢系統、安全密鑰系統等，保證檔案信息資源的安全性；重視檔案管理工作與其他業務活動的結合，使其相互促進，通過計算機技術與信息技術推動檔案管理信息化建設。

（三）健全企業檔案信息化的規范標準

（1）建立統一的電子文件格式、傳輸途徑、儲存平臺。例如，當多個部門同時將電子文件發送至同一部門時，如果存在文件格式、傳輸途徑、儲存平臺等不統一等問題，就會導致收件部門所收文件格式不一致、漏收或重收文件等問題，從而降低其自身的工作質量和工作效率。（2）建立統一的電子文件編號制度，并制定文件資料收發記錄表，詳細登記企業各部門間的往來電子文件，以便于我們在查找和使用某一電子郵件時，可以對其進行快速、及時、準確的定位。（3）建立統一的文件收發制度和收發流程，如我們在發送電子文件的過程中，常常會存在著無法判斷收件部門是否已經接收文件的問題，使得我們不得不打電話與收件部門進行確認。但是，如果我們能夠明確要求收件部門在收到文件之后要將信息及時反饋給發件部門，就能有效避免上述問題的出現。

（四）注重信息安全備份，保證檔案信息安全

非人為不可抗力因素會對檔案信息安全造成巨大威脅，比如計算機網絡硬件故障、各類自然災害及不可預估的事故，將導致企業檔案出現丟失、損壞等問題。這樣既給企業檔案信息完整性帶來了威脅，也降低了檔案使用價值和今后的可用性。對此，企業要在做好數字化檔案安全工作的基礎上，對檔案數據進行備份。企業要想提升數字檔案備份的安全性，應當注意多重備份，同時定期做好數據在線與脫機模式下的雙重檢驗。需要引起注意的是，在云端備份數據時，應構筑防火墻、數字驗證碼、密碼校驗技術和入侵檢測技術，讓企業數字檔案更有保障。企業在數字檔案備份過程中，還要考慮原始數據所在地區容易出現的各類自然災害，這對檔案安全也會帶來威脅。因此，需要打造異地備份平臺，加大資金與設備的投入力度，及時做好兩地檔案備份和數據更新工作，真正做到萬無一失。

三、結語

提高國企檔案管理水平，還要完善檔案管理體系，優化檔案人才配置，在科學的檔案管理發展計劃下，檔案檔案管理事業得到快速的發展。

參考文獻：

[1]湯明英.淺談國有企業中檔案信息化管理出現的問題及對策[J].辦公室業務，2014 （4S）：107.

[2]寇小英.淺析西部國營企業人事檔案管理存在的問題及對策[J].青年與社會：上，2014 （11）：298.