基于“互聯網+”的檔案信息化建設研究

孫小婷

摘要：近年來，隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式，不僅會影響檔案管理工作的有效開展，還會降低檔案管理工作的質量，因此加強檔案信息化建設，是當前檔案管理工作的重點。本文首先闡述了檔案信息化建設的意義，從信息化建設理念、信息安全性以及檔案管理人員水平等方面對當前檔案信息化建設現狀進行分析，并結合自身檔案管理經驗，總結出在“互聯網+”背景下檔案信息化建設途徑，為廣大檔案管理工作者提供經驗參考，以期提高檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;“互聯網+”;現狀分析;建設途徑

隨著新時代的發展，檔案管理在信息化建設領域中也取得一定的進展，然而受各方面因素的影響，在檔案信息化建設方面仍存在較多問題。隨著互聯網時代的發展，檔案信息化建設在“互聯網+”的背景下，有了更大的發展契機，但也面臨著巨大挑戰，因此從改變傳統工作理念、加強檔案信息安全管理以及提高檔案管理人員水平三個角度加強“互聯網+”檔案信息化建設，對提高檔案信息化建設的質量水平有重要意義。

一、檔案信息化建設的意義

伴隨著社會信息化的快速發展，信息資源已成為當前最重要的戰略資源，其在檔案管理中的重要性也日益凸顯。因此，加強檔案信息化建設對當前檔案管理工作者具有非常重要的意義。

（一）檔案管理更加省時省力

在傳統的檔案管理工作中，檔案的管理工作多以人工為主，工作量較大，效率低，造成人力資源大量浪費。因此，為了提高檔案管理效率，節省人力，必須加強檔案信息化建設。信息化建設主要是實現檔案管理的自動化、實時化、網絡化，大大提高檔案管理人員的工作效率，同時還增加檔案存儲量，使檔案管理工作更加省時省力。

（二）檢索查詢更為方便

傳統的檢索方式是檔案管理人員從紙質的目錄中逐頁的查找所需檔案，然后根據記錄在庫房中相對應的存放位置找到相關的紙質檔案，花費時間較長，降低管理人員的工作效率。而實行檔案管理信息化后，檔案管理人員可以通過關鍵詞、主題等在計算機上及時查詢借閱檔案，在一定程度上提高了查詢速度，無論在時間還是空間上都讓檔案的檢索查詢顯得更為方便簡潔。

（三）檔案的查借閱工作更加可控

與傳統的檔案管理相比，檔案信息化建設能使檔案的查借閱更加便捷，只需利用計算機通過關鍵詞檢索就能快速準確的找到相關檔案資料，以電子形式閱覽，可以更完整的保存檔案原始資料，避免在借閱過程中有所損壞。此外，檔案信息化管理還可通過計算機對檔案借閱者進行自動催還，讓檔案的查借閱工作更加可控。

二、檔案信息化建設現狀

近年來，檔案信息化建設雖然有了進一步發展，但在發展過程中仍存在諸多問題，比如信息化建設理念、檔案信息安全性以及檔案管理人員綜合水平等，以下對檔案信息化建設現狀進行分析。

（一）缺乏信息化建設理念

現階段，由于企業并未意識到檔案本身在日常工作中的重要性，信息化建設重視程度不高，導致在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員的檔案信息化建設理念較為薄弱，并未將其當作一個系統性工程來建設，只是單純的改進存儲方法，然而這并不能適應“互聯網+”時代對于檔案綜合利用深度挖掘的需求。

（二）檔案信息安全性不足

實現檔案信息化建設后，對于檔案的查借閱更加方便快捷，尤其是多人對統一檔案的借閱、異地借閱等。但是這種檔案管理模式在為各項工作的開展提供支持，同時也會為檔案信息帶來巨大安全隱患，使檔案隨時有泄密的可能。此外，由于檔案管理人員操作失誤、安全意識不足以及權限不夠人員對檔案資料進行拷貝等行為，都會給檔案信息的安全性造成很大威脅。

（三）管理人員綜合水平有待提高

在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員的管理計算機網絡的能力和處理信息技術的能力尤為重要，由于企事業單位對檔案的管理工作不夠重視，對檔案管理人員綜合水平重視不夠，導致檔案管理人員水平參差不齊，無法為檔案的信息化建設提供支持，導致檔案信息化建設水平不高，在檔案管理中存在很大漏洞，進而影響檔案管理工作的順利開展。

三、“互聯網+”背景下的檔案信息化建設

在“互聯網+”背景下，加強檔案信息化建設對提高檔案管理工作水平有著極其重要意義。本文對“互聯網+”背景下檔案信息化建設途徑從以下幾個方面進行探討。

（一）改變傳統工作理念

在“互聯網+”的新形勢下，需改變傳統的工作理念，強化服務意識，時刻關注檔案工作的開展情況，深入分析檔案工作所處環境，為推進檔案信息化建設，營造一個良好的信息化建設氛圍。改變傳統檔案管理工作理念要從以下三個方面出發：一是做好檔案信息化建設的基礎工作，比如：計算機網絡、硬件設備以及各項輔助設備等，除此之外，還應根據檔案信息化建設的實際需要，配備相應的檔案信息設備，為檔案信息化的建設提供基礎保障;二是實現資源共享，為了更好地滿足檔案借閱者的需求，將“互聯網+”、云計算、檔案信息化系統、檔案信息資源等科學整合，實現資源共享，從根本上提升檔案管理的質量;三是確保檔案管理理念的創新與優化。在檔案信息化時代，創新和優化檔案管理理念是每一名檔案工作人員必備的，明確“互聯網+”的特點，要把握機遇，不斷完善、優化檔案管理理念，進一步提升檔案管理工作的質量與效果。

（二）加強檔案信息安全管理

在“互聯網+”背景下，檔案管理模式是將網絡技術與檔案管理結合在一起，既能使檔案管理工作更加方便快捷，還能實時監督檔案信息化工作，將信息安全管理工作落到實處。因此，在檔案信息安全管理中，要做到：一是嚴格設置檔案訪問權限，提前將人員信息錄入檔案管理信息系統中，并設置相應訪問權限，對檔案使用人員的身份及IP地址要進行核實，以免發生檔案信息泄露;二是提高檔案信息在使用過程中的重視程度，嚴格記錄檔案訪問人員的各種行為，比如：訪問人身份、訪問時間、檔案的讀取及操作等，以便阻止泄漏或篡改他人信息等不法行為的出現;三是加強防火墻、安全防護方面的建設，從源頭上解決可能存在的病毒等危害檔案信息的因素，促進檔案信息化的健康發展;四是從“互聯網+”的角度，提高檔案管理人員安全建設意識，可以在一定程度上降低檔案管理運行成本，更好的促進檔案管理安全化建設。

（三）提高檔案管理人員水平

具備較高的管理計算機網絡的能力和處理信息技術的能力是“互聯網+”時代下檔案管理人員必備的。優化檔案管理隊伍，可以從兩個方面進行，一是積極引進信息技術、檔案管理專業的人才，這個主要是體現在對外招聘環節中，在招聘時，從接受教育程度、專業知識儲備、實際操作經驗等多個方面提高人才準入門檻，進而提高檔案管理隊伍的整體管理水平;二是加強檔案管理人員的教育培訓，定期組織檔案管理人員參加檔案業務培訓、計算機網絡技術培訓以及處理信息技術等各類相關培訓活動，通過培訓學習，開拓視野，不斷提高提升自身的檔案管理業務技能和計算機網絡信息技術水平，從而檔案管理人員的整體管理水平。

四、結束語

綜上所述，由于檔案管理理念、檔案信息安全及管理方法的落后性，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。隨著“互聯網+”時代的到來，為檔案管理信息化建設提供了機遇與挑戰，通過合理的檔案信息化建設途徑，全面提高檔案管理人員綜合水平，及時抓住“互聯網+”時代給予檔案管理信息化建設的機遇，并且克服挑戰，提高檔案信息化建設水平，穩步推進檔案管理工作。

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