事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決對策

陳妮

摘 要：隨著科學技術的進步和現代化信息技術的高速發展，社會信息化、電子化和網絡化必然導致事業單位檔案管理信息化形式的出現。目前，我國事業單位檔案管理信息化建設仍在探索階段，其檔案管理方式和手段仍存在諸多問題，如何采取有效措施完成檔案管理信息化的建設與完善成為目前事業單位檔案管理工作的重要課題和主要目標。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;策略研究

前 言

大數據時代背景下，事業單位檔案管理信息化的建設智有利于促進事業單位檔案資源管理實現信息化轉變。傳統事業單位檔案管理建立在人工管理與紙質檔案的基礎之上，由于其技術的滯后和自身物理屬性的影響，對其管理存在諸多不便。而事業單位檔案管理信息化的建設能夠有效地解決這種檔案管理方式所帶來的不便性。事業單位只有不斷改進、創新管理方式，利用信息化技術進行檔案管理，才能更有效地提高其單位檔案管理工作的效率。目前而言，如何采取有效措施完成事業單位檔案管理信息化的建設，是目前事業單位檔案管理信息化建設工作重點要考慮的課題和完成的目標。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位檔案管理信息化建設是事業單位檔案管理模式的創新和改進。加快事業單位檔案管理信息化建設有利于提高事業單位檔案管理工作效率[1]，提升檔案整理的準確性等好處。并且，事業單位檔案管理信息化促進了事業單位資料的管理保存朝著更加多元化趨勢和發展。具體而言：

（一）提高工作效率。檔案管理信息化與傳統的檔案整理方式相比較，大大的提高了工作效率，降低了相關檔案管理人員的工作量。加強信息化建設能夠加快檔案資料的分類、歸納，進而提高檔案管理工作的效率。更為重要的是，信息化技術的應用，能夠使我國事業單位檔案管理更佳規范化、高效化。

（二）提升檔案整理的準確性。在檔案管理工作中，檔案整理的準確性是最基本的工作要求。對檔案管理工作進行信息化建設，可以進一步保證檔案資料的準確性。

（三）檔案資料保存與處理的多元化。檔案管理信息化建設實現了由傳統紙質保存模式向現代化存儲方式創新與轉變[2]。與傳統檔案保存模式相比，使用信息化、現代化管理技術對檔案、進行保存，一方面，有利于相關檔案管理人員隨時對檔案資料做整理、查詢等工作，另一方面，現代化技術彌補了傳統紙質存儲資料易丟失、難找回的缺陷，提高了工作效率的同時保證了檔案信息的安全性。

二、事業單位檔案管理信息化建設現狀及不足

（一）缺乏對檔案管理信息化建設的高度重視。目前我國大部分事業單位正致力于檔案信息化、數字化的改進與創新，但很多事業單位由于缺乏對檔案管理信息化建設的正確認識和高度重視，仍存在對單位檔案管理信息化建設關注度不夠的問題。尤其在部分事業單位中，部分工作人員對檔案信息化建設的認識深度較淺，導致其事業單位無法實現管理模式的改進與創新，其信息化、數字化進程是中難以推進。

（二）缺少對檔案管理信息化建設的物質支持。由于大部分事業單位對檔案管理信息化建設缺乏重視，因而很多事業單位也缺少對檔案管理信息化建設給予充分的人力、物力和財力等支持，相關的管理人員、資金配給、基礎設施配置和場地安排等無法落實。一方面，事業單位檔案管理信息化缺乏專業人才、部門以及團隊，各部門無法形成互相配合的工作模式，無法實現跨部門的協作，各部門之間的檔案的收集、處理以及交接與配合等工作難以開展;另一方面，由于缺乏管理層的相關支持，檔案信息化工作資源調度無法實現，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設進程。

（三）事業單位相關檔案管理人員專業度不夠，信息化水平不佳。由于事業單位的單位屬性和工作性質的影響，大部分檔案管理工作人員對信息化技術等缺乏深入的了解，對信息技術知識掌握度不夠，導致了其在具體檔案管理進程中將重點放在了檔案管理工作上，信息化技術的應用浮于表面，其操作水平遠達不到檔案管理信息化的水平。

（四）事業單位檔案管理信息化建設面臨網絡安全挑戰。事業單位檔案管理信息化是基于計算機技術、網絡技術等現代化技術之上的一種新興的檔案管理模式，其具體工作的開展離不開計算機技術、網絡技術等作為支撐。但在實際應用過程中，互聯網不可避免地會存在病毒或黑客的攻擊而導致信息泄密、數據泄露等問題[3]。尤其對互聯網知識掌握不牢固的事業單位，將面臨更大的信息泄露的風險和挑戰。

綜上，我國事業單位檔案管理信息化建設的進程中，還存在認識不足、人力與物資供給滯后、管理人員專業水平、信息化水平不佳以及網絡安全挑戰等問題，需要相關事業單位重視起來，積極探索相關解決方案，致力于我國事業單位檔案管理信息化的建設的發展。

三、事業單位檔案管理信息化建設方法與發展策略

（一）正視檔案信息化建設，樹立正確認識。事業單位應正視檔案管理信息化建設進程，樹立正確的認識。事業單位相關領導必須要做好各部門、各單位之間的協調和溝通工作，在各個部門之間強調檔案管理信息化建設的重要性與必要性，各事業單位領導應該加深對檔案管理信息化進程的理解和認識，通過學習、調研等方式制定相應的信息化建設執行方案，從而在頂層設計層面進行宏觀規劃。

（二）支持檔案信息化建設，做好后勤保障。“工欲善其事，必先利其器。”事業單位要想其檔案管理信息化建設有所成效，就必須給予相應的人力、物力和財力的支撐。事業單位檔案管理信息化建設離不開專業人才的培養、先進技術設備的引進，專門場地的合理承載以及后期服務的服務支持。各事業單位需要不斷的加大人才的培養、資金、物資、場地以及后勤等支持，從而在專業人才、專業技術設備等層面全面推進檔案管理信息化建設。

（三）培養信息化技術人才，提高相關檔案管理人員信息化水平。針對當下事業單位檔案管理相關人員信息化水平不佳的問題，各事業單位需要根據自身單位的需求對其進行專業的培養，通過相關的培訓、考核等方式培養高素質的專業信息化技術管理人才，從而促進事業單位檔案管理水平的提升和進步。

（四）重視檔案標準化、規范化管理，構建檔案管理網絡安全屏障。各事業單位應高度重視檔案管理的標準化、規范化管理，保證其信息安全。事業單位高層人員應高度重視信息安全，做好檔案管理工作的保密工作。具體來說，事業單位應著力于網絡安全屏障的構建，做到提升檔案管理工作的效率的同時還能確保檔案管理的機密性。

結束語

事業單位檔案管理信息化建設對事業單位檔案管理工作效率的提升、保證檔案信息的準確性具有重要作用。目前我國事業單位檔案管理信息化建設還存在認識不足、人力與物資供給滯后、管理人員專業水平、信息化水平不佳以及網絡安全挑戰等問題，為促進自身單位的健康與可持續發展，各事業單位需要對檔案管理信息化建設高度重視與支持，積極投身于檔案管理信息化建設進程中。

參考文獻

[1] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，（03）：29-31.

[2] 粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（016）：128-128，129.

[3] 程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011，（04）：86.

[4] 王學利.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].華章，2013，（02）：321.