中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策分析

摘 ? ?要：近年來，我國信息技術(shù)的發(fā)展飛快，在社會(huì)行業(yè)和教育行業(yè)中也得到廣泛的應(yīng)用。因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，導(dǎo)致國民生活水平的提升，新生行業(yè)的產(chǎn)生，不再像過去一樣端著鐵飯碗工作，就業(yè)者人員流行比較頻繁。中職學(xué)校的工作人員流動(dòng)性在隨著社會(huì)發(fā)展而逐漸變大，同時(shí)也加大了檔案管理工作量，對(duì)檔案管理工作的重視度也在不斷提高。本文針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理工作;存在的問題;解決對(duì)策

引言：隨著信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的廣泛運(yùn)用，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)行業(yè)的發(fā)展，使各行各業(yè)迎來了發(fā)展的機(jī)遇。因此社會(huì)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視度也在不斷提高，對(duì)專業(yè)的檔案管理工作人員的需求也在不斷增長，對(duì)檔案管理工作的要求也越來越嚴(yán)格，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展起到的重要作品，需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、中職學(xué)校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性

通常中職學(xué)校比較關(guān)注學(xué)校的招生情況、學(xué)生的管理工作、學(xué)生的安全和學(xué)習(xí)情況等事情，忽視了檔案管理工作的重要性和必要性，沒有明確意識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中起到的重要作用，由于學(xué)校負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的不重視，那么就會(huì)造成檔案管理工作人員的消極怠工，檔案室就跟擺設(shè)一樣，對(duì)檔案管理工作的投入不足，計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊，需要使用的信息軟件更新不及時(shí)，導(dǎo)致檔案的使用量不高。另外檔案室的安全設(shè)施配備不齊全，比如防火、防盜、防潮這些基礎(chǔ)設(shè)施，一旦出現(xiàn)火災(zāi)或是被偷盜，不僅影響到檔案管理工作人員的生命安全，還會(huì)造成檔案資料的遺失。

2.中職學(xué)校檔案管理工作與其他科室之間缺乏聯(lián)系

中職學(xué)校檔案管理工作主要是收集各科室的文件和資料，由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不重視，管理工作人員在向其他科室收集文件和資料的過程中會(huì)遇到一些阻力。例如，其他科室想要使用一些本科室的文件，首先需要向校領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，得到校領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才能夠檔案室拿到文件，為了方便自己查詢使用本科室的文件，有時(shí)候就不愿意到檔案室交還拿到的文件，或者以自身需要經(jīng)常使用文件的原因來忽悠管理工作人員，長期下來，會(huì)給檔案管理工作人員的收集帶來一定的困難，無法順利開展檔案管理工作，無法將檔案文件和資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。各科室拿走的文件在無法按照歸還的時(shí)間內(nèi)上交到檔案室，會(huì)造成檔案室的文件資料的分散、不完整，影響了檔案管理工作的效率。

3.中職學(xué)校檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

目前，我國中職學(xué)校檔案管理工作人員質(zhì)量是良莠不齊的，無法滿足檔案管理工作的需求，甚至有些企業(yè)單位都缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員，很多中職學(xué)校的檔案管理工作是由一些學(xué)校退休教師或是職工擔(dān)任的，沿用的還是傳統(tǒng)的 檔案管理方式，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作，降低了檔案管理工作的效率。有些退休教師不僅僅擔(dān)任檔案管理工作，還會(huì)受學(xué)校的邀請(qǐng)重新回到教學(xué)崗位上，造成檔案管理工作人員流動(dòng)性較高。我國中職學(xué)校檔案管理工作人員通常會(huì)沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有接受新興的檔案管理觀念，認(rèn)為只要將檔案室的文件資料進(jìn)行整理就行，在管理工作中如果一直采取這樣的觀念是會(huì)出問題的。

4.有關(guān)于學(xué)生檔案的資料普遍不多

我國中職學(xué)校檔案室有關(guān)于學(xué)生檔案的文件或資料普遍不多，由于學(xué)校負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的不重視，也就忽視了學(xué)生檔案方面的文件資料的收集工作。我們經(jīng)常會(huì)看到有些新聞，畢業(yè)生想要回學(xué)校查找檔案的文件資料，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間精力查找資料，有些甚至都找不到相關(guān)文件。

二、檔案管理工作問題的解決對(duì)策

1.強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性。首先中職學(xué)校負(fù)責(zé)人要意識(shí)到檔案管

理工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，將檔案管理工作歸為常規(guī)議事行程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難，明確檔案管理工作的重要作用，端正對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，才能讓檔案管理工作人員不再是消極怠工。

2.完善和配備完整的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案室的基礎(chǔ)

設(shè)施投入，在檔案室配合相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，及時(shí)更新工作處理軟件，完善檔案室的工作環(huán)境，合理的建設(shè)檔案室的辦公區(qū)域，比如存放檔案的專用庫房、日常工作的辦公室，還有便于職工、學(xué)生活動(dòng)的閱覽室。中職學(xué)校要增強(qiáng)檔案室設(shè)備的財(cái)政投入，除了基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)之外，還有電風(fēng)扇、除濕機(jī)等，要保證檔案室安全設(shè)施的配備落實(shí)到位，加強(qiáng)對(duì)社會(huì)行業(yè)發(fā)展信息的關(guān)注，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件做到及時(shí)的更新，使用符合國家相關(guān)規(guī)定的檔案管理文件，完善檔案管理軟件，要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

3.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。檔案管理工作人員的素質(zhì)是會(huì)影響檔案管理工作的效率，中職學(xué)校需要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)管理工作人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，不斷完善自身的計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，做到熟練的運(yùn)用到檔案管理軟件。加大國家檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)宣傳力度，教育工作人員要依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行工作，要不斷提高檔案管理工作人員的綜合職業(yè)能力和素質(zhì)，讓工作人員清楚意識(shí)意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性，才能提高檔案管理工作水平。

結(jié)語

檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用，能夠清楚地展示學(xué)校工作的發(fā)展歷史，中職學(xué)校在全力發(fā)展學(xué)校的同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，做好檔案管理工作，也是為了更好地服務(wù)學(xué)校，協(xié)調(diào)檔案室與其他科室的關(guān)系，促進(jìn)各科室工作人員的溝通交流。

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作者簡介：李丁鵬，性別：女，專業(yè)：檔案管理，單位：駐馬店市體育中學(xué)。