電網企業辦公室行政管理的應用策略研究

呂秀華 李艷

摘要：隨著時代的發展，電網企業辦公室行政管理工作內容也越來越復雜，給電網企業的發展帶來了新的問題。基于此，文章分析了目前辦公室行政管理工作中存在的缺乏制度規范、工作脫離實際和個人能力低下3個問題，并針對這些問題提出了相應的改進措施，希望能為相關電網企業提供參考，以提高辦公室行政管理工作效率，幫助電網企業更好發展。

關鍵詞：電網企業管理;新形勢;行政管理

引言

當前形勢下，辦公室行政管理工作越來越復雜，工作量也隨著電網企業的發展而不斷增大，行政管理工作在新形勢下有了新的要求，同時也迎來了新的問題。無論是行政事務管理方面，還是辦公事務管理方面，都需要迅速地改進以保證工作效率的提升。本文結合新形勢下對辦公室行政管理工作的新要求，提出了相應的改進方案。

1 辦公室行政管理工作的現狀

1.1 缺乏制度規范是辦公室行政管理工作的主要問題

辦公室的工作本身就非常復雜、繁瑣，并且隨著電網企業規模的不斷擴大，辦公室工作量和工作復雜程度也大大增加，問題也隨之出現。在很多情況下，由于沒有完整規范的制度對工作行為進行規定，極易造成分工混亂、工作授權混亂的現象，導致最后工作不能順利完成。此外，辦公室有著較大的工作壓力，在日常工作當中如果職責劃分又不十分明確，通常都是所有人都能夠做同樣的工作，于是就容易造成部分人員工作積極性不高的現象。在一些對辦公室行政管理工作規定不完善的電網企業，容易給個別工作人員提供投機取巧的機會，在實際工作當中不能嚴格按照規定執行，造成行政管理工作的低效和沒有頭緒。總而言之，目前一些電網企業的行政管理工作得不到科學的指導和規范性的改善，導致行政管理工作水平低下，從而影響到整個電網企業的發展。

1.2 脫離實際是辦公室行政管理工作的常見問題

行政管理工作的形式主義主要表現為脫離實際。在日常的管理工作當中，因為管理人員的水平問題而產生的決策失誤很多，而正因為這些失誤，才會導致辦公室在執行領導命令以及完成工作時只注重形式主義，形成一種“為了工作而工作的”現象。部分辦公室人員并不熟悉實際工作情況以及相關資料，也缺乏工作的具體經驗，其在進行行政管理的時候，只是一味地按照死規定辦事，導致部門之間配合度低，最后對電網企業效益造成不好的影響。

1.3 個人能力低下是辦公室行政管理工作的最大難題

從對資料的調查以及對實際情況的了解來看，在不少電網企業中都存在著辦公室人員個人能力不足的情況。這種情況分為幾個方面：第一方面，沒有專業的人才支持，辦公室行政管理工作的進行只是靠著一些其他專業的人，甚至是部門兼職工作。第二方面，辦公室人員工作經驗不足，這種情況主要是因為很多電網企業的辦公室人員都是剛進入公司的、沒有工作經驗的新人，這樣一來，其在進行實際工作的時候，就做不到全方位的兼顧。第三方面，一些有能力的行政管理人才不作為，或是因為對現有薪資不滿意，或是因為對工作環境不滿意等等，導致其工作熱情不高，雖然有能力但是卻不愿意發揮其作用。

2 辦公室行政管理工作主要內容和所扮演角色

2.1 辦公室行政管理工作的主要內容

從廣義范圍來看，辦公室行政管理工作主要包括行政事務管理和辦公事務管理，但是如果將這兩個方面落實到具體的日常工作當中，主要包含有以下幾個方面：

2.1.1 文件管理

在文件管理工作中，有接收、整理、發送等環節，由于在日常工作當中文件數量非常多且種類復雜，所以要對其進行分類保存，以便在日后需要時方便查找。對于領導和工作人員來說，在進行數據尋找的時候，都是一個極大的便利。此外，在工作中對所處理的文件必須堅持保密原則。

2.1.2 會議管理

主要是對公司的各種會議進行準備、記錄、管理等工作，需要對與會人員進行引導和對會議進行報批等。

2.1.3 電網企業內部事務管理

包括辦公方面的管理、后勤方面的管理以及財務方面的管理，以及一些特殊方面的管理工作，比如客戶和來賓的接待以及工作督查等。如圖1所示為辦公室行政管理工作中的日常用品從采購到發放的流程圖。

2.2 辦公室行政管理工作的所扮演的角色

在電網企業中，辦公室是一個十分關鍵的部門，在日常工作中扮演著重要角色：首先，辦公室行政管理工作的輔助角色，其表現在辦公室工作人員需要為領導的工作做好每一份文件的處理、數據的分析以及行程的安排，對領導的各項事務進行分類管理，是領導的臂膀，對領導而言是輔助角色。其次，辦公室行政管理工作的執行角色。執行工作包括對領導工作壓力的分擔，包括對領導下達命令的執行和對領導命令的傳達，以便各部門能夠對領導的指示進行全面的貫徹落實。最后，辦公室行政管理工作的后勤角色。盡管辦公室不是后勤部門，但仍要承擔起服務領導和工作人員的后勤基礎保障工作，如采購設備和日常工作用品以及對其進行管理。此外，辦公室行政管理工作還需要為單位營造出良好的工作氛圍，保障工作環境的整潔、適宜和有秩序。

3 新形勢下改進辦公室行政管理的措施

3.1 完善行政工作管理系統

很多工作中的失誤都是因為沒有完善的制度規范和制度約束，辦公室行政管理工作也同樣如此。因此，需要做好以下幾方面工作：第一點，健全完善相關制度。可充分借鑒其他優秀電網企業的經驗和做法，也可以根據自身以往的經歷和積累進行制定，保證在日常工作中所依仗的是制度，而不是某些領導的個人意愿。第二點，要明確工作人員的職責，保證其在工作當中不會產生權利交叉的現象，杜絕工作散漫的情況。第三點，建立辦公物資管理體系，將工作中所需要采購、存放、使用的辦公物資都進行明確規定，防止使用不當或者利用職務方便對辦公物資進行貪拿的情況。

3.2 加強辦公室行政管理人才方面的培養

個人能力的提升對于辦公室行政管理工作來說至關重要，也是應對辦公室復雜而繁多事務的關鍵。在個人能力提升方面，應做到：首先，引進外來人才，對于專業知識豐富的行政管理人才要不吝重用。其次，對工作人員進行專業知識和工作技能的培訓，提升其在具體工作當中的實際能力和水平。最后，激發員工工作積極性。可以通過評級制度的方式對工作進行考核，同時輔助以獎罰機制，從而調動工作人員積極性。

3.3 培養團隊意識，加大電網企業內部合作力度

行政管理工作效率的提高只靠辦公室一個部門是無法完成的，需要培養電網企業內部的團隊意識，使電網企業各部門之間建立良好的合作機制，配合辦公室開展行政管理工作。電網企業的發展離不開合作，每一個電網企業的遠行都不可能是靠著一個或幾個部門獨立工作能完成的。行政管理工作本身就是一項貫穿整個電網企業的工作，需要電網企業上下每個部門的協同才能完成。

結語

綜上所述，本文對新形勢下辦公室行政管理工作的內容、所擔任的角色、面臨的問題進行了分析，并提出了針對性的改進方案，希望能夠對辦公室行政效率的提高和電網企業的進步提供幫助。

參考文獻：

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