煙草商業企業卷煙貨款電子結算的財務風險分析及防范措施

武文靜

摘 要：本文結合煙草企業容易出現的卷煙違規經營等問題，特別是“山東德州”事件所暴露出來的卷煙貨款管理混亂以及電子結算管理不規范、隨意調整現金結算方式等問題，分析煙草商業企業貨幣資金面臨的風險，通過分析卷煙貨款結算方式、對賬模式以及相關貨幣資金內部控制的關鍵因素，歸納總結防范煙草企業卷煙貨款電子結算財務風險的措施。

關鍵詞：煙草商業企業;電子結算;財務風險

一、引言

貨幣資金是企業生產經營的血液，是企業資產的最直接載體，具有較強的流動性，是企業控制風險最高的一種資產，這些特點使其與經濟性犯罪聯系緊密。“山東德州”事件中從貨幣資金被挪用、貪污到攜款外逃，折射出部分煙草企業在貨幣資金內部控制，特別是在卷煙貨款回籠管理方面存在較大漏洞。

二、問題分析

（一）電子結算方式隨意更改

雖然煙草商業企業制定了相關的電子結算管理辦法及操作流程，但并未很好地落實和執行，有的制度設計太粗糙，存在缺陷，如某個操作人員擁有更改結算方式的所有權限，或者雖不相容崗位已經分離，但某個操作人員仍擁有一整套操作賬戶和密碼;有的因人為干預，制度不能有效執行，如上級領導凌駕于制度之上，大大提高了結算方式被隨意更改的風險。以上任何一種情況的發生都能造成電子結算方式被隨意更改。

（二）現金結算比例過高

電子結算率在每家煙草商業企業都有不同的情況，城鎮地區的電子結算率相對較高;而偏遠地區的電子結算率相對要低。此時就存在一定數量的現金結算客戶。但有的商業企業采取現金結算方式的條件很低，比如，有的零售客戶忘記存取或者零售客戶根本不存錢，長期依靠現金交易;有的零售客戶在采錄信息時沒有提供銀行卡，只能默認為現金結算客戶。現金結算方式讓送貨員很容易接觸現金，收取的現金很容易被挪用或貪污。同時，現金結算更容易為套購卷煙提供便利，受套購卷煙者青睞，相比電子扣劃，現金結算不需要事先審核賬戶，且先貨后款。

（三）POS機管理失控

目前，煙草商業企業電子結算除銀行批量代扣外，還有POS機結算方式。POS機給電子結算帶來便利的同時，也帶來了資金風險。送貨員在收取零售客戶現金后，并未及時將現金存入公司賬戶，而是通過在POS機上刷自己的信用卡來套取資金。如果在零售客戶現金結算數量多、金額大的情況下，送貨員為收取相應手續費來謀求利益，有償為他人代刷信用卡來套取現金。煙草商業企業一方面為刷卡代墊手續費，另一方面存在因送貨員代刷信用卡，銀行有權向提供刷卡的單位追索被套現資金的風險。

（四）“日清日結”制度執行不到位

每日卷煙貨款在扣劃后不能在當天及時入賬，特別是POS機扣款以及他行代扣的貨款入賬時間相對滯后，這樣會使物流中心確認的銷售收入與銀行實際收到的款項存在差異，這需要財務人員與物流中心信息員對每日的銷售收入和銀行收款進行核對，并進行動態跟蹤管理。但是，有的商業企業未認識到卷煙貨款對賬工作的重要性，一旬甚至一個月才核對一次，且未動態跟蹤管理應收賬款和實收款，也未及時預防貨款資金被挪用或被貪污的風險。

三、防范措施

（一）梳理并完善制度設計

煙草商業企業卷煙貨款電子結算出現的問題大多是制度制定不完善和制度執行不規范，要求煙草商業企業認真依照貨幣資金內部控制準則以及上級管理部門制定的有關貨幣資金管理的制度，制定適合本單位實際情況的卷煙銷售貨款回籠管理辦法，明確工作職責、細分崗位權限，特別是對不相容崗位的分離設計，要明確關鍵控制節點。同時建立全方位的監督審查制度，彌補制度設計的盲區，不給挪用、貪污卷煙貨款留有制度余地。

（二）調整結算方式

電子結算規范化管理要求減少人為操控風險，電子結算系統要按崗設權，避免一個人掌握所有權限，杜絕隨意更改結算方式的情況。營銷中心在訪銷結束后，要將訂單數據及時傳輸給物流中心信息員，信息員完成扣劃任務后，如遇扣劃不成功的卷煙零售客戶，不得隨意更改結算方式;如因客戶自身原因造成卷煙貨款扣劃不成功，營銷部門要刪除該訂單，并將刪除情況告知零售客戶，要求客戶經理做好宣傳解釋工作;因銷售系統原因造成扣劃不成功，營銷部門要暫時保存訂單，遵循零售客戶的意愿是否繼續執行該訂單，如果零售客戶不愿意繼續執行，就刪除訂單;如果零售客戶愿意繼續執行，應采取網銀轉賬的方式結算卷煙貨款，杜絕一遇銀行批量扣款不成功就隨意更改卷煙貨款結算方式的情況。

（三）降低現金結算比例

除銀行批量代扣外，現金結算是卷煙貨款回籠的最重要渠道，也是現金最易被挪用、占有風險產生的一個渠道。為規避這種風險，煙草商業企業應盡量減少現金結算比例，采用諸如銀行批量代扣、網上支付等方式進行結算。通過加大宣傳力度，力爭將原有現金結算的零售客戶轉變為電子結算客戶。對于新增的零售客戶，統一要求采用電子結算方式進行結算。除有特殊情況外，任何人不得將設置為電子結算的零售客戶變更成現金結算零售客戶。

（四）現金結算戶實行備案制度

對只能實行現金結算的“老、弱、病”和“偏遠山區”的零售客戶，煙草商業企業要建立一種“核查”“審批”和“備案”的管理制度。零售客戶提出現金結算需求的，企業要組織專賣、營銷等部門人員進行實地核查，對于情況屬實且符合規定條件的，才予以審批，并將相關現金結算的零售客戶信息報送物流中心和財務管理部門備案，以便在后期卷煙貨款結算過程中對照執行，對于現金結算名單外的零售客戶，一律不能采取現金結算。

（五）嚴格執行“四分清”“日清月結”對賬流程

卷煙貨款的核對是電子結算規范化管理的重要環節。在人員設置上，物流中心和財務管理部門要專設貨款稽核人員，依照“四分清”（分清日期、分清對象、分清方式、分清銀行）和“日清月結”的管理宗旨。物流中心稽核員編制每日的卷煙貨款回籠報表，統計出當日卷煙銷售收入，分別按銀行列示應收、實收、電子結算和現金結算等金額。財務管理部門稽核人員每日登錄各銀行網銀系統，查詢銀行賬戶實際入賬金額，填報并核對卷煙貨款回籠表的實收金額，對實收和應收金額之間的差異要詳細列示，并動態管理。現金結算的金額要仔細對照前述備案的現金結算零售客戶資料，審核有無超備案名單范圍采取現金結算的零售客戶。切實做好對卷煙貨款的管理，確保卷煙銷售貨款的安全。

四、結語

從外部采購物資到企業內部調配銷售再到貨款回籠，資產的循環往復給企業帶來了生存和發展的利潤。銷售貨款既是企業資金運轉的終點，也是企業生產經營的起點。煙草商業企業在采購和銷售過程中存在大量的資金收支，加上銷售過程中面對的客戶眾多、繁雜，風險也隨之加大。做好電子結算的財務風險防范，能夠為煙草商業企業持續、健康發展提供保障。