中職學(xué)校人事檔案管理中存在的問題及對策

黃玲

摘 要：檔案是伴隨一個(gè)人一生的一項(xiàng)文件，其記載了每個(gè)人在每個(gè)時(shí)期的主要事件，同時(shí)也是企業(yè)對于一個(gè)人考查的標(biāo)準(zhǔn)之一，基于此，做好人事檔案管理工作便顯得尤為重要。本文對中職學(xué)校人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了針對性的對策。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;人事檔案管理;問題及對策

中職學(xué)校檔案上面記錄了一個(gè)人在小學(xué)、初中、高中等階段的學(xué)習(xí)的所有檔案，其中包括學(xué)習(xí)情況、思想傾向、畢業(yè)情況等方面的信息。并且，檔案還會(huì)關(guān)系到其本人在以后的職稱評比、轉(zhuǎn)正定級、工齡計(jì)算等方面的所有內(nèi)容，同時(shí)，檔案也是學(xué)校對于教職工考量的基本要素之一。基于此，中職學(xué)校需要加強(qiáng)對于檔案管理的重視程度，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。但是，在實(shí)際的工作當(dāng)中，中職學(xué)校檔案管理還存在著些許的問題，下面本文將針對其中存在的問題進(jìn)行深入的研究探討。

一、中職學(xué)校檔案管理中存在的問題

（一）中職學(xué)校對于人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

目前，在中職學(xué)校中對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足是其中一個(gè)較為顯著的問題。在檔案管理的階段，由于缺乏檔案管理工作重要性的宣傳，并且在檔案管理人員中也存在部分工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高的現(xiàn)象，這樣情況的產(chǎn)生，便是中職學(xué)校的檔案管理工作存在疏漏之處，同時(shí)也使檔案管理工作的重要性受到忽視。這種情況的產(chǎn)生并不是片面的，而是一種普遍的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象產(chǎn)生的主要原因是中職學(xué)校本身對于檔案的重視程度不高，并且認(rèn)為教職工已經(jīng)投入到工作當(dāng)中，所以其檔案便失去了具體的意義，所以便疏于對檔案的管理，這種觀念是檔案管理工作中的一種誤區(qū)。產(chǎn)生以上現(xiàn)象的主要原因便是中職學(xué)校對于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，所以，若是想要有效地管理檔案工作的質(zhì)量，便需要提升對于檔案的重視程度。

（二）中職學(xué)校人事檔案管理機(jī)制有待提升

部分中職學(xué)校對于人事檔案的管理有著一定的缺陷，同時(shí)在檔案管理部門也有制定較為完善的檔案管理制度，這便使檔案管理工作人員在檔案管理工作期間的工作態(tài)度散漫，這種工作態(tài)度的產(chǎn)生便會(huì)使其在工作當(dāng)中不能夠正視自身的工作，同時(shí)也不能夠?qū)⒈韭毜墓ぷ骱芎玫赝瓿伞６陨锨闆r出現(xiàn)的主要原因?yàn)椋涸谥新殞W(xué)校中沒有一套統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，進(jìn)而使檔案管理工作出現(xiàn)混亂、疏忽的現(xiàn)象，同時(shí)也給檔案管理工作人員提升了工作難度，繼而使其工作量增大。在這種管理方式下，檔案保存的質(zhì)量也無法得到保證[1]。若是在保存的過程當(dāng)中一旦出現(xiàn)問題，便會(huì)對于教職工以后的職場評比、升職、工齡計(jì)算等造成一定的影響，也會(huì)使檔案管理工作失去本來的意義，進(jìn)而使檔案管理工作中投入的人力、物力、財(cái)力等方面的資源付諸東流。

（三）中職學(xué)校人事檔案管理手段落后

在中職學(xué)校人事檔案管理工作中，主要應(yīng)用到的便是手工操作的管理方式，這種管理方式存在著一定的局限性，同時(shí)在管理過程當(dāng)中效率也較差，并且，還受到管理人員的影響，若是檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中出現(xiàn)誤差或者疏忽，便會(huì)使檔案管理工作的準(zhǔn)確性受到損害。與此同時(shí)，通過手工操作進(jìn)行檔案管理的方式也會(huì)給相應(yīng)的檔案管理人員帶來大量的工作量，進(jìn)而使其工作的質(zhì)量不能夠得到全面的保證。所以，在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，需要適當(dāng)引入現(xiàn)代化的手段對于檔案進(jìn)行管理，這樣才能夠使檔案管理工作更加精準(zhǔn)且安全。

（四）人事檔案管理人員工作能力不強(qiáng)

在檔案管理人員工作階段，其自身的專業(yè)能力不強(qiáng)也是其中一個(gè)較為顯著的問題。目前，在中職學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中，仍然存在部分檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)、管理手段單一、管理效率落后的情況[2]。而造成這種情況的主要原因便是由于檔案管理人員自身的知識(shí)儲(chǔ)備量不足以勝任該項(xiàng)工作，或者是其對于相關(guān)檔案管理方面的技能不夠嫻熟，這樣便會(huì)使檔案管理工作受到一定的影響，繼而使中職學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量得不到提升，甚至在嚴(yán)重的時(shí)候還會(huì)造成中職學(xué)校教職工檔案的完整性受損、檔案遺失的情況，進(jìn)而給中職學(xué)校教職工以后的工作考核、職級晉升或者是工齡評定等方面的發(fā)展帶來限制。

二、中職學(xué)校檔案管理對策

（一）提升對于人事檔案的重視程度

在實(shí)際工作中，若是想要提升中職學(xué)校檔案管控力度，首先，便需要提升中職學(xué)校檔案管理工作的重視程度。在管理的過程中，中職學(xué)校可以適當(dāng)?shù)拈_展提升檔案管理意識(shí)的宣傳大會(huì)，或者是通過學(xué)校的廣播、宣傳欄等多方面對于檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，甚至在必要的時(shí)候，中職學(xué)校還可以通過舉辦以“重視檔案管理”為主題的活動(dòng)，對檔案管理的重要性進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄髦v解，使教職工以及檔案管理工作人員雙方都能夠了解到檔案對自身來說有什么作用，以及在進(jìn)入崗位之后檔案怎樣處理等方面的內(nèi)容，這樣才能夠使中職學(xué)校教職工以及檔案管理工作人員充分重視其對自身檔案的管理，進(jìn)而使檔案管理工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鬣嵵匾源^而更好地完成檔案管理工作，通過這樣的方式，能夠提升中職學(xué)校檔案管控力度。

（二）完善人事檔案管理機(jī)制

在中職學(xué)校檔案管理的過程中，完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要舉措。在上文提到，中職學(xué)校檔案管理工作的混亂是由于在中職學(xué)校沒有一套統(tǒng)一的、完整的檔案管理制度，基于此，中職學(xué)校在人事檔案管理工作中便需要完善檔案管理機(jī)制的建設(shè)[3]。在這個(gè)過程中，中職學(xué)校需要對檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的考量，例如：檔案的儲(chǔ)存、檔案的交接、檔案的整理、以及檔案的調(diào)取等，以上方面的內(nèi)容都是在完善管理機(jī)制過程當(dāng)中需要注意到的方面，只有將這些方面都充分考慮到，才能夠使中職學(xué)校檔案管理工作更加具有科學(xué)性可言。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

我們當(dāng)前所處的時(shí)代是一個(gè)信息技術(shù)極為發(fā)達(dá)的時(shí)代，所以，在進(jìn)行檔案管理的過程中，也需要通過現(xiàn)代化手段來對于教職工檔案進(jìn)行管理[4]。例如：通過信息化技術(shù)來管理中職學(xué)校教職工的檔案，能夠在一定程度上使檔案管理人員的工作效率得到質(zhì)的提升，同時(shí)也能夠減輕檔案管理人員的工作量，繼而使檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到全面的提升。并且，通過信息化手段對于檔案進(jìn)行管理，還能夠避免在工作的過程當(dāng)中出現(xiàn)人為的失誤造成中職學(xué)校教職工檔案的受損或者是遺失。

（四）強(qiáng)化人事檔案管理人員專業(yè)技能

在實(shí)際的工作中，通過提升檔案管理人員專業(yè)技能的方式也能夠在一定程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量[5]。中職學(xué)校可以針對于檔案管理人員開展定期的技能提升培訓(xùn)大會(huì)，在大會(huì)上對檔案管理人員的知識(shí)盲點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)足，同時(shí)向其傳授檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而使中職學(xué)校檔案管理工作能夠得到全面且根本的落實(shí)，并且也能夠使檔案管理工作人員將自身的知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合。同時(shí)在培訓(xùn)過后，還需要檔案管理人員根據(jù)本次培訓(xùn)，書寫一些心得體會(huì)，進(jìn)而深化本次培訓(xùn)大會(huì)的效果。通過這樣的方式，能夠使檔案管理人員的專業(yè)技能得到全面的提升，進(jìn)而使檔案管理工作質(zhì)量得到保證。

結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校需要給予檔案管理工作一定的重視，同時(shí)也要加大對于檔案管理工作的宣傳，這樣才能夠有效地提升中職學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，通過對于問題的剖析也明確了在中職學(xué)校檔案管理工作中所存在的主要問題，只要在工作中將解決問題的措施落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中，便能夠使中職學(xué)校檔案管理工作更加具有科學(xué)性。

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