“精細化管理”提升會務管理效率

楊陽

[摘 要]會議是事物處理、溝通、決策的關鍵環節，也為各項工作的梳理開展奠定了基石。當會議安排較多時，如何對會務進行統籌安排，使其井然有序，是擺在相關工作者面前的重要課題之一。本文對如何提升辦公室會務管理工作進行了重點探究，在要求相關工作人員在保持耐心、細心的同時，還應高度重視會務的組織協調、通過實施精細化管理和提高工作人員的服務意識，來更好地發揮會議的實質作用，提高會務管理效率。本文將從這三個方面展開論述，希望為會務管理工作的健康、有序發展提供一些嶄新的思路。

[關鍵詞]辦公室；會務管理；精細化

隨著經濟的發展和社會的進步，航空類研究所的內部交流和外部聯系日益增多，由此使得會務工作也迎來了新的挑戰。航空類研究所辦公室作為一個會議組織和服務的部門，在整個院所架構中具有舉足輕重的作用。該部門雖然不直接創造利潤，但卻起著承上啟下的重要作用。航空類研究所辦公室的工作看起來較為簡單，但實際上繁雜、瑣碎。會議內容不同，參會人數不同，促使辦公室在進行會場布置、營造會場環境時也會有所不同。無論是哪種類型的會議，其本質都是為了推動工作的有序進行，都需要以細心、貼心和精心為服務的宗旨。加強對會議的管理，通過對各部門資源的優化配置、科學協調，來推動工作的順利開展，是擺在辦公室相關工作人員面前的重要課題之一，也是提升管理水平，提高辦公室工作效率和內涵建設的關鍵之舉。

會議是人們對于經濟、政治、生活等進行交流和交往的一種形式，是一種集會，有相應的組織和領導，通過讓與會人員在規定的時間、地點、程序等進行集會的一種方式。會議的主辦單位眾多，既可以是企事業單位，也可以是社會團隊或者學校，通過集會的形式來交流問題、檢查工作、總結經驗、做出決策的活動形式。對于會議概念，可以從不同的視角進行解讀。如從系統論出發，會議是領導在管理活動中實施管理的一種有效方式；從信息論出發，會議跟信息有著緊密的聯系，對于信息的任何操作如輸入、輸出等都可以以會議的形式來進行。由此可以說，任何會議都是由信息組成的，如果沒有生成新的信息，或者是沒有對以有的信息進行研究和分析，那么，此項會議召開就沒有意義。會議共包括4個要素，分別為：有領導、有組織、商議事情、集會。組織安排會議，做好會前準備、會中組織和會后總結是辦公室部門的一項主要工作。

一、辦公室會務管理中存在的問題

1.會議記錄。

航空類研究所的內部交流和外部聯系日益增多，會議記錄是會議的關鍵，但是由于內容繁雜，可能導致會議記錄不全，記錄不詳細，致使出現一些工作紕漏，嚴重影響正常的工作流程。

2.會場秩序。

一個好的會場秩序是會議順利進行的關鍵，但是隨著信息技術的高速發展，越來越多的人手機不離手，經常在會議上玩手機，或者手機突然響起，擾亂會場的秩序，導致會議無法正常進行。

3.會場氣氛。

會議要解決一些關鍵性的問題或者總結一下以往的工作成果，這就要求大家踴躍參與進來，積極發言，集思廣益，解決眼下的問題，但是實際過程中，大部分的人對會議沒有引起足夠的重視，對會議內容不發表己見。

二、提升辦公室會務管理工作的策略

1.融入精細化管理的理念。

在辦公室會務管理工作中，融入精細化管理，具有積極意義。精細化管理理論最早起源于日本是對社會分工進一步的精細化劃分。這一理念，貼合當下我國大力倡導的工匠精神，也是現代管理理念的重要組成部分，還彰顯了對質量的高品質追求。在常規管理的基礎上，將其進行進一步的延伸和擴展。實施精細化管理，可以不斷更新管理模式，減少管理資源浪費，降低管理成本。加強會務工作的精細化管理融合了管理的規范化和創新性，為會議的順利召開奠定了基石。會務工作較為繁瑣，在一些細節處理上采取精細化的管理方式，既可以節約相關資源，又能去除一些較為繁瑣的環節，提高會議召開的效率、效果和效益。如在會議召開前，辦公室相關工作人員應按照會議要求來將會議的主要信息以及注意事項等及時通知，通知內容務必要簡潔、準確，從而使參會人員能及時做好準備。與此同時，該工作人員還應與參與人員保持緊密的聯系，以便及時告知會議的相關事項。在會中環節，辦公室工作人員應從參會人員的角度出發，為其提供服務，并做好簽到、指引就座等服務；與此同時，還應對會議的臨時變動及時地通知、解決。在會議結束環節，辦公室工作人員應及時做好總結工作，總結的內容包括會議籌辦時的優秀經驗和不足之處，并根據發現的問題及時思考，找到解決的方案，為下次會議的順利召開奠定基石。精細化管理追求的是極致、完美，精益求精。將其引入到會務服務工作中，增強辦公室在服務日常工作方面的能力，為會議的順利召開奠定基石。

2.增強高校會務工作組織協調能力。

組織者想要提高會議舉辦的成功率，應不斷提高自己的組織協調能力。在具體的實施過程中，辦公室工作人員應從會議需要出發，做好部門聯系和溝通的工作，以保障會議的正常進行。如在具體工作中，應確定好參會人員名單、按照職位或部門來擺放座位的標簽等；此外，還需要提前準備好會議中所使用的物品，如紙筆、礦泉水等，將其按照參會人員進行有序擺放，給其帶來如沐春風之感；此外，還可以對PPT文件等進行提前演練，為其會議上的正常使用奠定基石；提前對參會人員的用車情況進行統計，并且與保衛部門及時進行溝通，來對車輛進行引導，使其按照指定的位置進行擺放，以確保參與人員的車輛進出通暢，避免出現道路擁堵情況；如會議安排與會人員用餐，則需要辦公室相關的工作人員做好用餐人數的統計，及時通知后勤保障部門，使其知曉用餐的一些基本事項，如用餐標準、用餐地點等，以便提前安排；如需要對會議進行宣傳，則需要做好與其他部門的銜接工作，讓宣傳部門提前進入會場，架設機器，在會議現場進行拍照或拍攝；除此之外，辦公室相關的工作人員還需要了解會議到場人數，對于應到而未到者，及時了解情況，并向領導匯報會議的出席情況，以確保會議的正常召開。

3.增強會議管理人員的服務意識。

服務是會務工作應追求的極致目標，也是彰顯辦公室服務能力的重要途徑。組織、協調好每一次會議，并不是輕而易舉的，要求辦公室會議管理人員有較為豐富的經驗，且具有極高的管理能力，吃苦耐勞的品質，在籌備會議、會中管理等環節中，能夠站在他人的立場上，來進行充分、精確的準備，提供更為貼心、周到的服務，確保會場秩序，保障與會人員安全。然而，在會議管理工作中，總會遇到一些意想不到的困難，如果工作時間較久，難免會產生一些倦怠的情緒。此時，應將會議的順利開展作為工作的重心，調整自己的工作心態，多站在他人的角度去思考問題，以保持認真、負責和敬業的態度。在此基礎上，提高會議管理人員的服務意識，使他們在工作中做好會前籌備、會中管理和會后總結、反饋等工作，通過不斷地學習和完善，來提高自己的業務水平和專業素養。辦公室會議管理人員在新的時代背景下，應認清自己的使命和職責，不斷提高自身的會務工作水平，以保障其各項工作的順利展開。會務工作作為辦公室日常工作的有機組成部分，工作效率的高低，不僅可以展現航空類研究所辦公室的風采、成就，還可以提高其會務管理工作水平。為了實現這一目標，就需要辦公室會議管理人員從會務的實際要求出發，結合具體的工作內容，換位思考，不斷地總結經驗、教訓，來提高自己的理論水平和操作技能。唯有此，才能不斷推動會務工作的規范化、有效化和科學化發展，豐富辦公室職能，提高其工作效率和會務管理水平。

總之，提升辦公室會務管理工作并不是一蹴而就的，也不會一帆風順，需要會務管理人員在不斷提高自己的組織協調能力的基礎上，不斷強化自身的服務意識，來打好前站。在此基礎上，還需要融入精細化管理理念，通過持之以恒地實施這三項措施，來切實提高提升辦公室會務管理工作效率，彰顯其服務風采。

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[作者單位]

航空工業自控所，陜西 西安 710065