檔案移交進館工作之我見

郭湘仁

【摘要】文章通過對檔案移交進館工作的了解，分析我院檔案現狀，認識檔案移交進館工作開展的必要性，處理好檔案移交后利用不便的問題，破解了合并院校檔案鑒定整理工作難度大的問題，并以此次移交工作為契機，提高基層單位檔案移交率和檔案工作人員的業務水平，解決了短期檔案的處置問題，推動了學院檔案工作的發展。

【關鍵詞】檔案;移交進館;整理;鑒定

檔案移交進館是指被列入檔案館接收范圍的機關、團體、企事業單位和其他組織，以一個全宗為單位，將科學分類、有序排列、編制規范、檢索體系完備，按照國家有關標準整理好的檔案，經檔案館質量檢查驗收合格后，按門類、有計劃、分步驟地向檔案館移交的過程。

一、檔案移交進館之義務

2017年，湖南省檔案局下發了《關于依法做好檔案移交工作的通知》，根據文件精神，我院檔案被納入接收范圍，需按要求將自成立之日到2002年形成的具有永久保存價值的各種門類、各種載體的檔案于2017年底前移交至湖南省檔案局。但2017年我院并未啟動檔案移交工作，主要是對檔案移交存在疑惑，我們咨詢了行政片區內其他高校和省檔案工作協作組成員，他們都沒有接到檔案移交進館通知，而高校又不同于機關、企業，存在機構改革或倒閉現象，高校若處于正常招生教學狀態，其檔案可以自行保管。后向省檔案局征收科多次咨詢，學習了《國家檔案法》及其《實施辦法》等相關規定，了解到“機關、團體、企事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定，定期向有關國家檔案館移交檔案。”我們認識到檔案移交進館工作是我院的法定責任，義不容辭。

二、檔案移交進館之不便

我院是省屬單位，按照省檔案館《收集檔案范圍實施細則》第四條第六點規定：“省檔案館依法接收省屬文化、教育、衛生、體育、科研等事業單位的檔案。” 我院檔案應移交至省檔案局，而我院地處于非省會城市，檔案移交進館后，如需查閱檔案要跨出本市，有諸多不便。尤其是已經畢業的學生回校查閱檔案，我們無法提供，學生還要輾轉去其他城市，不符合“一站式服務”的要求。經多次向省檔案局報告我院實際情況，征收科領導現場考察指導，翻閱檔案查借閱登記情況，同意我院可暫不移交教學檔案，以服務學生。同時，檔案局領導表示，按期移交的檔案由省檔案局統一進行數字化掃描，各單位可以拷貝查閱使用。這既解決了我院檔案移交后利用難的問題，又緩解了檔案信息化建設經費壓力，實屬一舉兩得。

三、檔案移交進館之必要

檔案移交進館雖有很多不便，但勢在必行。我院自建校至今已有60年歷史，現有紙質檔案包括文書檔案、教學檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案，其中部分年代久遠的檔案已發黃、發黏、發脆。因檔案室原有保存條件有限，中間還經歷過一次搬遷，以及每年大批次的調閱和復印，庫存檔案的老化速度不斷加快。雖然現已按照“八防”要求增添了相關設施，但因檔案室工作人員修復檔案技術有限及修復設備的不完善，這批檔案得不到及時處理，時間久遠將難以修復。再加上隨著辦學時間的增加，檔案數量不斷遞增，庫房也慢慢趨于飽和。因此，從檔案的實際效用出發，把它移交至軟硬件設施優越的省檔案館統一管理，不僅緩和了我院檔案庫存壓力，而且能更全面、完好、系統地保存檔案，延長使用壽命。在檔案利用理論中有一條基本規律就是檔案在形成較短時間內，對于形成單位的利用率高，隨著時間的推移，本單位的利用減少、社會利用相對增加。所以，積極支持與配合檔案局做好檔案移交工作，對我院檔案的保存利用及提供社會服務具有重要意義，使其最大限度地發揮應有的社會價值和歷史價值。

四、檔案移交進館之難題

我院檔案移交進館有兩大難題：一是我院在2003年由湖南省建筑學校和湖南省建材工業學校兩所中專學校合并重組而來，這次檔案移交，主要是移交合并前兩所中專學校的檔案。雖然湖南省建筑學校在1997年被評為國家二級檔案室，但仍需對所有要移交的檔案按照省檔案局移交進館標準進行一次規范的整理。因原兩校的檔案管理理念、管理模式等有所不同，故檔案工作的標準、規范也不一致，檔案工作人員業務能力也存在一定的差異，很多檔案與進館標準相差甚遠，例如湖南省建筑學校的檔案將外來文和本籍文件分開了，湖南省建材工業學校將學生錄取登記表和畢業生花名冊放入了文書檔案等，給檔案重新整理增加了不少難度。二是目前原兩所學校的檔案工作人員都已退休，現檔案室工作人員對原各校歷史都不了解，重新整理的過程中很有可能出現鑒定失誤，將永久檔案降級為長期或短期的，造成難以挽回的損失，或將保存價值不大的檔案升級為長期或永久的，造成檔案資源的浪費。

本著對歷史負責的態度，檔案室提出了依托社會力量，向專業公司采購檔案工作咨詢服務，同時聘請原兩所學校已退休檔案工作人員共同開展檔案整理工作。檔案整理公司專業水平高，工作經驗豐富，對移交進館標準非常熟悉，請他們為我們提供專業技術支持，確保檔案質量達標。老一輩檔案員對各校的歷史和檔案都非常熟悉，業務精、工作認真負責，對檔案資料的鑒定、保管期限的劃分都能把握得更加精確，請他們更新檔案理念，突破原有工作模式，按照新的、統一的規章制度和管理辦法進行實際操作，能為檔案質量提供保障。但他們信息技術應用水平欠佳，這就需要檔案室現有工作人員與他們分工合作，取長補短，完成目錄及檢索工具等工作。同時，邀請省檔案館征收科領導親臨現場，給予指導，層層把關，確保各個環節緊緊相扣，不做重復工作，避免浪費人力財力物力，保證整理工作順利開展。

五、檔案移交進館之契機

（一）在檔案借閱利用過程中，我們發現有些資料在檔案室查不到，在基層單位能查到的現象。這主要有三個原因：一是檔案收集工作不到位，檔案室經常被看成養老的部門，對學校很多工作都不了解，每年檔案收集時只要常規的資料交了，就不再追收其他資料了，很多兼職檔案員也認為檔案室沒有要求的資料就不屬于檔案，不需要移交。二是兼職檔案員檔案意識薄弱。學院人事調動頻繁，這名兼職檔案員剛熟悉檔案業務，又被調往其它部門或負責其他工作，而檔案工作具有滯后性，如新、老兼職檔案員交接工作不到位，老檔案員草草交接，新檔案員不熟悉業務，容易造成檔案資料的積壓，年久被當成廢品賣掉。還有個別檔案員認為檔案移交后查閱起來較麻煩，不按規定移交檔案，這一做法不符合檔案集中統一管理原則。三是部門領導不重視檔案工作。有的部門領導沒有安排兼職檔案員，采取“誰負責，誰歸檔”的辦法，有沒有歸檔移交也不過問，學院組織的檔案培訓也是隨便安排人員來參加，嚴重影響了檔案收集工作的推動。針對這一現象，我們抓住時機，多管齊下。首先，制定工作方案，成立工作領導小組，部門負責人擔任組員，明確責任分工，將檔案工作列入年度考核范圍，對不交、遲交檔案的部門和兼職檔案人員予以追責懲罰。其次，要求各基層單位對現存于各部門和個人手中的文件資料進行一次全面清理、鑒定，對需要歸檔的資料移交至檔案室;檔案室工作人員要下到各基層單位，給予指導，加大催收力度，確保應移交檔案齊全完整，杜絕漏交隱患。再次，開展檔案知識宣傳工作，提高全院教職工檔案意識。我們在收集過程中提醒各位檔案員，資料保存最安全的辦法就是移交至檔案室，即使人員頻繁更換，需要的資料檔案室都能查到，個人無需承擔任何責任，也利于學院工作的開展。現在基層單位檔案移交入室工作得到了教職工的大力支持，移交率越來越高，檔案員的責任心也越來越強。

（二）此次檔案移交進館工作主要針對永久和長期的檔案，短期檔案留各單位自行保管。實際上，原兩校部分長期檔案和短期檔案保管時限已到，應重新鑒定是否銷毀，因之前檔案室兩位工作人員即將退休，而鑒定工作量較大，故此項工作一直未啟動。利用此次檔案移交進館之際，我們將短期檔案一起鑒定，對保管期限劃分錯誤的檔案重新整理歸檔，防止了檔案資源的流失。同時，對鑒定完畢需要銷毀的檔案啟動銷毀流程，讓短期檔案有“家”可歸。

（三）檔案移交進館工作規模大、耗時長、任務重，對培養青年檔案員的耐心、細心、專心品質具有重要作用。檔案整理是個細致活，一個小差錯都會造成大量返工，這就要求檔案員認真仔細對待每一個環節。我院專職檔案員每年都參加校內外檔案專業培訓，但理論與實際操作差距較大，此次檔案移交進館工作能鍛煉并大幅度提高檔案員的業務工作水平，為之后的檔案整理工作順利開展打下堅實的基礎。

六、結語

依法向國家綜合檔案館移交檔案，是我院的責任也是義務。按照文件精神，完成相關工作的過程中，我們有很多顧慮，但都逐步消除;我們遇到了很多難題，但都迎刃而解;我們發現了很多問題，但都成為推進我院檔案工作進一步發展的契機。

【參考文獻】

[1]嚴永官.論檔案提前進館[J].中國檔案，2005（04）：52-53.

[2]李小霞.淺談怎樣進行檔案移交工作[J].山西檔案，2008 （08）：26.

[3]上海市監獄管理局.扎實推進檔案移交進館準備工作[J].新上海檔案，2016（02）：9-10.