對檔案管理工作的幾點思考及對策

任建鵬

摘 要：檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，新時代背景下的檔案管理工作重要性不言而喻，檔案管理工作過程中，重視優(yōu)化檔案管理工作理念，提升檔案管理工作人員素養(yǎng)，從意識上和實踐上為檔案管理工作注入活力，提升檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量，發(fā)揮檔案這一原始記錄的真正價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理理念;思考

檔案是每個組織對過往活動和歷史的精準、完整記錄，是一種重要的信息載體，檔案能夠通過文字、圖片和視頻等再現(xiàn)某些歷史場景，讓信息需求者了解過去，展望未來。新時代的檔案管理工作要狠抓，重視這一有價值的資源。本文的研究從個人的工作經(jīng)驗著手，提出幾點與檔案管理工作相關(guān)的思考和對策，供同行人士們參考。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 作為考察依據(jù)的作用

企業(yè)單位也好，事業(yè)單位也罷，檔案管理都是過往大大小小事項的真實記錄，檔案管理工作的有效性對于本單位發(fā)展有關(guān)鍵作用，影響著各個部門的工作效率。正如前文中所言，檔案本質(zhì)上是歷史的鑒證，這是它區(qū)別于其他文件的本質(zhì)特征，因檔案的特殊性和檔案形成方式的特殊性，檔案中包含的信息更加客觀，更有信服力。

1.2 作為參考的作用

檔案本質(zhì)上是屬于機密性質(zhì)的紙質(zhì)文件或電子文件，新時代背景下，與時俱進，重視檔案管理，能夠為工作開展提供信息儲備，為本單位長遠的發(fā)展發(fā)揮關(guān)鍵作用。檔案是可靠度極強的參考資料，對于現(xiàn)階段或未來工作的開展能夠起到參考作用，是工作有序開展的基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作的幾點對策分析

2.1 更新檔案管理理念

檔案是一個部門重要且珍貴的財富，及時更新檔案管理理念能夠適應飛速發(fā)展的當今社會，提升檔案管理質(zhì)量。鑒于檔案管理中存在的種種不足，要先從理念方面著手，汲取傳統(tǒng)檔案管理工作之優(yōu)點，融入新的檔案管理理念，在新老結(jié)合中創(chuàng)建與本單位相適應的檔案管理模式，檔案管理本身就是冗雜又繁瑣的工作，單位的領(lǐng)導與檔案管理工作人員要保持積極向上的理念，為檔案管理工作貢獻個人的力量。

2.2 加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

社會發(fā)展、技術(shù)進步也為檔案管理工作提供了新的可能，但由于很多檔案管理人員思維上的限制，過往工作經(jīng)驗的影響，他們并沒有提升檔案管理現(xiàn)代化水平。縱然企業(yè)給檔案管理部門提供了現(xiàn)代化的設(shè)備，管理人員也沒有真正將其應用到新式的檔案管理工作體系里。基于此，做好檔案現(xiàn)代化建設(shè)要從設(shè)備上，從體系上著手，在檔案管理工作中貫徹落實，實現(xiàn)信息化的管理模式。工作實踐中，借助先進的檔案管理技術(shù)能夠優(yōu)化檔案開發(fā)和應用，實現(xiàn)檔案管理的價值。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)影響著實際工作效率，在環(huán)境不斷優(yōu)化，檔案的價值越來越高的大背景下，檔案管理人員素質(zhì)的提升也是必然。面對自動化、高技術(shù)含量的檔案管理工作，相關(guān)負責人也要熟練操作，掌握必要技能。提升這類員工的綜合素養(yǎng)主要有兩種途徑，第一，直接從員工招募環(huán)節(jié)加以把控，從源頭上控制質(zhì)量，選擇大學階段學過相關(guān)課程的學生，在崗前加強培訓力度，強化員工們對檔案的正確認知，為檔案管理部門注入新鮮有活力的血液，第二，針對老員工進行的人員能力培訓工作，通過定期、按批開展工作，能夠改善員工們的思想觀念，提升其在新形勢下利用信息設(shè)備進行檔案管理工作的能力，保證其工作效率。最重要和不容忽視的一點是，檔案關(guān)乎一個單位的高級機密，員工們要有責任感、歸屬感和職業(yè)操守，堅決杜絕泄密現(xiàn)象出現(xiàn)，才能發(fā)揮檔案的正面價值。

2.4 創(chuàng)新的檔案管理思路和模式

檔案管理主要工作就是整理檔案，這是一項比較枯燥乏味的工作，員工們在漫長又單一的工作中很容易喪失工作的積極性。誠然，檔案管理工作是直接為整個單位服務的，檔案管理思路和模式的創(chuàng)新和優(yōu)化能夠調(diào)整檔案工作原先的不足，積極借鑒其他企業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，融入到本單位的實際情況中，將檔案管理的作用最大化。伴隨著市場化進程的發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要載體的檔案管理模式既耗時又耗力，是對人力、物力和財力資源的浪費，優(yōu)化檔案管理模式，能夠推動檔案管理和信息時代相適應。新時代背景下的檔案管理，要有針對性的創(chuàng)新檔案管理模式：第一，從檔案管理程序的優(yōu)化著手，盡可能用電子檔案完善原先的檔案材料，將紙質(zhì)檔案通過掃描、傳真或照片的方式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，防止紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。優(yōu)化檔案管理模式，不是單純僅依靠紙質(zhì)檔案或只依靠電子檔案，而是借助混合檔案管理模式，提升檔案管理的效率和安全性，簡化檔案管理模式的難度。

2.5 實現(xiàn)信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式在現(xiàn)階段的檔案管理工作中扮演著重要角色，科技的發(fā)展進步使得檔案管理工作也要走向信息化的趨勢。為順利實現(xiàn)檔案管理傳統(tǒng)到現(xiàn)代的跨步，第一，要引進并不斷強化檔案管理的硬件設(shè)施，在管理實踐中引入一些信息設(shè)備，通過資金投入，精力投入，使得管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。第二，電子設(shè)備并非萬能的，檔案管理部門要通過備份或永久存儲設(shè)備將關(guān)鍵信息、易損信息保存其中，例如，電子化檔案貯藏柜，增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲硬件柜等等。第三，重視檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)共享，為內(nèi)部的信息需求者提供便利和支撐，不斷提高單位的檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)又關(guān)鍵的工作，對于各部門經(jīng)驗總結(jié)、未來發(fā)展都有關(guān)鍵意義。新形勢下，檔案管理工作的開展意義非凡，管理者們要明確個人肩負的重任，提升個人綜合素養(yǎng)，及時更新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，同時促進檔案管理質(zhì)量提升。新時期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型的檔案管理技術(shù)，引進先進的設(shè)備，以保證檔案管理工作的先進性，為檔案信息需求者更好的服務。

參考文獻

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