醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法淺析

王艷

摘 要：應(yīng)用規(guī)范化電子檔案管理，可以顯著提高醫(yī)院信息化建設(shè)的實際水平，提高醫(yī)院對于信息存儲、檢索、傳遞的效率，為患者提供有效診療。基于此，本文主要分析應(yīng)用規(guī)范化電子管理，對于醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的意義，并探討醫(yī)院電子檔案管理當(dāng)中存在的一些問題，針對這些問題，探討有效解決對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院現(xiàn)代化;電子檔案;規(guī)范化管理

醫(yī)院的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的主要方向之一，如何對各種有效的文字、語音、圖片、影像、視頻等動態(tài)文件，進(jìn)行有效管理，是提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的關(guān)鍵問題之一。通過電子檔案，不僅可以顯著節(jié)約醫(yī)院管理的時間，還可以提高信息存儲以及檢索的效率，方便各種檔案的查、借、閱。

1 醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的作用

1）醫(yī)院每天處理到的檔案信息是海量的，包含病人的診斷信息、醫(yī)生的個人檔案信息，以及相關(guān)的文件資料等等，這些檔案通常以光盤、磁盤作為載體，記錄在醫(yī)院的電子管理檔案庫當(dāng)中。既可以解決了傳統(tǒng)人工抄錄存在的字跡不工整，信息丟失以及信息錯漏的問題，還可以進(jìn)行跨時空的資源傳輸以及共享，使得醫(yī)院的信息管理更加便捷。

2）進(jìn)行現(xiàn)代化電子檔案管理，可以顯著縮短醫(yī)院信息查詢的時間。節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管所占用的空間，方便信息管理的有效性，避免檔案管理受到濕氣浸染、蟲蛀等等，還可以顯著降低紙質(zhì)的使用節(jié)能環(huán)保。

3）規(guī)范化電子檔案管理可以提高整個檔案管理流程的規(guī)范性，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的制度建設(shè)，拓展辦公自動化軟件的應(yīng)用范圍，顯著提高信息傳輸?shù)陌踩裕奖闳伺c人之間、人與單位之間，進(jìn)行省時省力的安全信息傳輸，避免檔案傳輸過程當(dāng)中，出現(xiàn)延遲和丟失現(xiàn)象。

2 現(xiàn)在檔案管理過程當(dāng)中存在的問題

雖然應(yīng)用電子檔案進(jìn)行相關(guān)信息管理具有諸多優(yōu)勢，但是仍然有一些醫(yī)院在檔案管理過程當(dāng)中存在軟件應(yīng)用水平不高、密鑰丟失、管理人員信息化管理水平較差的問題，主要可以分為以下幾個類別：

1）一些醫(yī)院對于電子檔案信息化管理及安全管理方面不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院的電子檔案存檔格式不規(guī)范、信息載體的可轉(zhuǎn)換性不強。信息存檔之后，很可能受到黑客入侵，導(dǎo)致丟失損毀甚至被更改，這也就會造成整個通信系統(tǒng)受到嚴(yán)重?fù)p害。

2）電子檔案自身也具有一定的管理缺陷，由于整個信息的刪改可能會存在無痕現(xiàn)象，如果一些管理人員未經(jīng)相應(yīng)的操作批準(zhǔn)，就進(jìn)行了相關(guān)的軟件操作，使得原始的記錄丟失，也會影響醫(yī)院檔案管理的有效性。

3）信息收集不全面。一些醫(yī)院在電子檔案資料收集管理的過程當(dāng)中，只局限于行政文件、病人病歷等等，而忽視了醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療過程當(dāng)中形成的各種有價值的學(xué)術(shù)文件、研究文件、教學(xué)視頻等等。

4）電子檔案相關(guān)管理人員缺乏規(guī)范性管理能力。一些電子檔案的相關(guān)醫(yī)院管理人員，缺乏現(xiàn)代化管理意識，在進(jìn)行檔案存稿的過程當(dāng)中，沒有對存稿的規(guī)范性校正性進(jìn)行相關(guān)錄入，例如有一些醫(yī)院草稿與印稿之間沒有區(qū)別、正本和副本之間沒有區(qū)別、文件與檔案之間也沒有清晰的劃定，導(dǎo)致文件的整體改動比較頻繁，查找過程耗費的時間長，相關(guān)的醫(yī)院并沒有對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致整個電子檔案管理在排版上、信息安全上、專業(yè)病毒防治上，都缺乏相應(yīng)的專業(yè)化技術(shù)水平[1]。

3 提高電子檔案規(guī)范化管理程度的對策

我國醫(yī)院在現(xiàn)代化電子檔案規(guī)范管理當(dāng)中，雖然起步較晚，但是近些年來由于電子通信技術(shù)信息技術(shù)，以及智能化技術(shù)發(fā)展迅速，很多醫(yī)院都高度重視信息化管理的相關(guān)建設(shè)，促進(jìn)了電子檔案管理的水平。在未來，醫(yī)院可以采取信息系統(tǒng)建設(shè)、電子病歷檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、并應(yīng)用辦公窒統(tǒng)系統(tǒng)化集成，等玩法，顯著提高規(guī)范化電子檔案管理實際水平。

3.1 注重信息安全管理

醫(yī)院要不斷提高文件保管的現(xiàn)代化程度，為文件創(chuàng)造一個良好的電子保管環(huán)境，例如增設(shè)避光室等等，對于一些磁光介質(zhì)的文件檔案進(jìn)行相關(guān)管理，并且要控制好整個保存環(huán)境當(dāng)中的空氣，避免灰塵進(jìn)入或者機(jī)械磨損，造成電子文件的嚴(yán)重受損。

3.2 嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案管理制度

醫(yī)院針對電子檔案的管理辦法，要建立完善科學(xué)系統(tǒng)的電子文件管理制度，針對目前收集到的各項信息，對文件的制作形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄進(jìn)行分管，從而全面提高整個電子管理的規(guī)范程度。

在進(jìn)行電子檔案管理過程當(dāng)中，也需要配合紙質(zhì)媒介作為補充，避免違規(guī)刪改等現(xiàn)象，造成文字缺失。但是這種管理辦法主要是針對一些關(guān)鍵文件，要與紙質(zhì)檔案接力相對應(yīng)的查找系統(tǒng)對電子的安進(jìn)行歸類，詳細(xì)規(guī)定每一個文件所屬的名稱、主題詞、關(guān)鍵詞和邏輯結(jié)構(gòu)詞，以為后續(xù)的文件查找和文件補充提供便利。

3.3 明確歸檔范圍以及歸檔方法

醫(yī)院要想提高電子檔案管理的資料，收集全面性，就要對于電子文件類型進(jìn)行系統(tǒng)管理，對紙質(zhì)磁性載體照片等相關(guān)文件進(jìn)行系統(tǒng)分類。并針對不同檔案資料的實際創(chuàng)建、修改日期進(jìn)行相關(guān)針對性操作。

工作人員要按照系統(tǒng)文件當(dāng)中的指示，對于電子文書、電子圖像、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、程序文件，進(jìn)行分門別類的保管，并存儲在對應(yīng)的系統(tǒng)硬盤當(dāng)中，通過數(shù)碼相機(jī)掃描儀、打印機(jī)、聲音處理器、視頻整合編輯器等相關(guān)軟件，對于不同文件信息的版本信息進(jìn)行整合管理。

3.4 強化網(wǎng)絡(luò)化管理在電子檔案分類中的應(yīng)用

1）檔案管理室的相關(guān)管理人員要針對不同科室的實際工作情況，建立起分工明確指令系統(tǒng)的嚴(yán)格管理制度，按照集中管理辦法，由檔案是統(tǒng)籌整個管理工作，下設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)以及分管副院長，做到層層負(fù)責(zé)，層層把關(guān)[2]。

2）通過整個醫(yī)院相關(guān)協(xié)調(diào)機(jī)制的互相配合，將檔案規(guī)范化管理延伸到各個病區(qū)的分管當(dāng)中，提高信息收集的便利程度以及全面性，結(jié)合相關(guān)規(guī)范性管理文件，使得整個規(guī)范化管理有章可循、有據(jù)可查。

3）設(shè)立雙套拷貝機(jī)制。醫(yī)院電子檔案的管理要設(shè)立兩套機(jī)制，一套用于封存，一套用于借閱。這種雙套管理機(jī)制，可以方便醫(yī)生對于重大信息進(jìn)行查詢，詳細(xì)了解醫(yī)院的各種行政管理制度以及電子文件。同時，還可以避免文件在借閱出去之后出現(xiàn)刪改、存儲格式錯誤，影響文件的完整性再進(jìn)行借閱。歸檔過程當(dāng)中，要對文件的輔助認(rèn)證工作進(jìn)行通盤管理，盡可能選擇存儲質(zhì)量好、存儲路徑佳的相關(guān)存儲方式，進(jìn)行數(shù)字化分析。

4 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院電子文件檔案的現(xiàn)代化管理，是一項系統(tǒng)性工作，要從規(guī)范化角度入手，不斷提高電子檔案載體的安全性，加強辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。從本文分析可知，研究醫(yī)院規(guī)范化電子檔案管理，有利于提高醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平，為信息查找創(chuàng)造便利。因而，我們要適應(yīng)信息高速發(fā)展時代，進(jìn)行電子化以及自動化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]吳迪.醫(yī)院高值醫(yī)用耗材在醫(yī)保管理中存在的主要問題及規(guī)范化管理措施[J].醫(yī)療裝備，2019，32（16）：54-55.

[2]周偉.規(guī)范化護(hù)理管理在預(yù)防與控制醫(yī)院感染中的應(yīng)用效果評價[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019（70）：246+278.