新時期機關檔案管理工作實踐探析

徐紅

摘 要：新形勢下，機關單位在檔案管理工作中存在的不足，逐漸顯露了出來，傳統機關單位在檔案管理方面的理念以及形勢等，在時代發展的過程中難以推動單位實現較好的發展，對此我國機關單位需重視檔案管理工作，積極探尋科學的檔案管理方式，進而讓我國機關單位可以在新時期實現穩定、持續的發展。

關鍵詞：新時期;檔案管理;機關單位

檔案管理屬于機關單位管理工作的主要內容，對機關單位的成長和發展歷程予以了記錄，有利于促進機關單位效益提高。在新形勢下，傳統機關檔案管理工作已經不能使現代化的發展需求得到滿足，進而積極革新檔案管理工作己成為新時期進行檔案管理的重要研究課題。

1 機關單位檔案管理的發展趨勢

其一，檔案信息電子化。現階段，快速發展的網絡技術、數字技術與計算機技術推動了我國檔案管理工作的革新，同時也讓檔案信息載體與傳統紙質檔案的管理局面被改變，很多時候都是通過電子錄入的方式存儲信息與數據，使得檔案管理的內容越來越豐富，檔案管理的內容以各種語音、視頻以及音頻等資料為主，檔案管理的電子化發展，一方面能夠使檔案管理的成本的有效降低，促進檔案管理效率的提高，另一方面也有助于檔案管理內容更加豐富。

其二，檔案查閱形式變化。不斷創新與發展的技術，讓電子檔案的管理方式發生了很大改變，立足于此，檔案查閱形式也發生了改變，人們查詢檔案信息，只需對檔案的電子編碼進行搜索，無須再進行紙質檔案的查詢，這無疑是大大方便了人們查閱檔案，也讓檔案查詢不再受限于時間與空間。

2 新時期機關單位檔案管理工作的創新

2.1 增強檔案管理意識

新經濟常態下，單位或企業在管理事務方面愈加復雜，由此也就凸顯出機關管理工作中檔案的重要作用[1]。為了能夠高效開展整個機關檔案管理工作，就一定要將機關領導的檔案管理意識不斷提高。鑒于此機關可以運用開展宣傳活動、知識講座等活動，又或向各部門領導發出邀請，讓其積極投入其中，將檔案管理工作的重要意義了解到。

為了有效開展新時期的機關檔案管理工作，就必須依賴于專業化的管理隊伍。著重對管理人員的業務技能和綜合素質予以培養，提高其工作效率和管理水平。在日常工作中，應將在職管理人員的繼續教育工作做好，確保其知識結構的完善性，并在實踐工作中更好地應用。同時，也需全面了解現有管理人員的綜合素質，立足于實際需求，定期開展各項專業技能培訓，涉及學歷、操作技能、計算機知識等，將其工作層次不斷提高。

2.2 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的基準就是檔案管理制度，且也是保證檔案管理工作標準化、規范化發展的一項重要條件，只有對檔案管理制度予以不斷完善優化，方可與機關單位的發展相適應[2]。在實際工作中，機關單位檔案管理部門需以單位業務管理特點為中心，對科學合理的檔案管理制度予以制定，同時結合單位工作重點不斷的進行修訂與完善，讓其契合單位的業務發展。第一，機關單位的檔案管理人員需充分了解與認識這項工作，在此基礎上將檔案管理工作制度建立起來，并把結合信息化技術和檔案管理工作的創新方向指出。第二，在檔案管理工作當中融入創新理念，既要借助相應的制度來約束工作人員的行為，也需對機關單位的領導進行約束。比如，單位內部的工作人員和領導在借助檔案管理部門進行檔案的查閱時，應出示相關證件，若是在網絡系統中查閱，則必須以自己的賬號和密碼登錄。這樣做能夠讓檔案管理工作的獨立性以及合理性得到保證。第三，為有效落實檔案管理制度，檔案管理部門應通過有效措施進一步約束與規范資料收集、歸檔部門，處罰未有效落實制度的部門和人員，讓相關部門進一步重視與支持檔案管理工作。

2.3 提高檔案管理的數據提供服務能力

開發和利用檔案是檔案管理的重要價值體現，如果只是為了做檔案而做檔案，檔案工作就毫無意義可言[3]。在開展檔案管理工作的過程中，可以開發的檔案服務內容較為豐富。當前，機關管理日常工作中，經常會對各種突發問題進行抽選，在此過程中需要提供檔案資料原始數據。如，退休多年的單位干部要想辦理社保手續，但社保卡遺失，就需要由檔案管理部門調出原始資料，之后展開認真核對。如果不在本地辦理，需要通過諸多審批程序，會花費諸多人力和時間。而檔案管理將信息化聯網實現后，只需注冊信息，便可以在檔案管理網絡中對相關信息數據予以自行查閱，并對掃描件進行下載，進而使檔案管理工作量有效減少，實現最佳化的服務質量和效率，科學合理運用檔案資料。就大數據技術而言，其屬于運用云計算功能將既定分析目的達到的一種科學技術，檔案管理可以將基本數據庫提供給大數據分析，如此便可以使機關單位在今后管理中，對發展方向進行模擬，針對學術研究成本科學性展開合理分析，并對人員成本等進行分析，完善檔案資料數據的綜合利用。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作涉及收集、整理、保管以及鑒定等相關方面，增強檔案管理工作人員專業能力，可確保新時期機關單位檔案工作開展的有序性。加強機關單位檔案管理工作的過程中，相關負責人員需要發揮眾人的智慧，建立健全檔案管理體系，對檔案管理培訓機制予以完善，并注重互聯網作用的發揮，加大檔案管理信息化建設力度。

參考文獻

[1]張劍橋.對當前事業單位檔案管理的實踐性建議[J].卷宗，2017（16）：55-56.

[2]孫麗.新時期政府機關檔案管理工作實踐思考[J].人力資源管理，2018（1）：213-214.

[3]王克偉.新時期的機關檔案管理工作分析[J].勞動保障世界，2016（15）：44-45.