信息化背景下高校干部人事檔案的安全管理

吳偉瑩

[摘 ? ?要] 檔案既是信息，也是一種記錄方式。很多高校干部人事檔案工作仍處于邊緣地帶，信息化程度低，存在重視不夠、投入不足、實(shí)力不硬等問(wèn)題，都對(duì)檔案安全構(gòu)成了威脅。為解決這些問(wèn)題，必須提高管理人員素質(zhì)，規(guī)范信息利用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，實(shí)行電子檔案異地異質(zhì)備份，建立完整的檔案安全體系，從而確保檔案安全。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案;信息化;檔案安全;現(xiàn)狀;對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 055

[中圖分類號(hào)] G271 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2019）19- 0127- 02

0 ? ? ?前 ? ?言

檔案安全是檔案工作的生命線。高校干部的人事檔案作用廣，利用率高，不僅關(guān)系到選拔聘任、薪酬分配、職稱評(píng)定，還為離退休等工作提供了重要依據(jù)。信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得高校也開(kāi)始重視檔案信息化管理。高校檔案管理也呈現(xiàn)出管理觀念現(xiàn)代化、管理渠道多元化、管理方式數(shù)字化、信息載體多樣化等特征。因此，加強(qiáng)高校檔案安全管理勢(shì)在必行。

檔案安全工作就是 “預(yù)防結(jié)合”，做到積極預(yù)防、綜合防范，這是一種長(zhǎng)效的安全機(jī)制。這種長(zhǎng)效的安全機(jī)制是在相關(guān)部門(mén)的支持下基于制度體系執(zhí)行力及組織協(xié)調(diào)能力，根據(jù)具體的標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)估各項(xiàng)潛在的影響檔案安全的因素，制定防范措施，最終形成四個(gè)核心能力：檔案安全的基礎(chǔ)支撐能力、檔案開(kāi)放利用的駕馭能力、檔案安全的保管維護(hù)保障能力以及檔案安全保障的社會(huì)影響力，從而確保檔案安全[1]。

1 ? ? ?高校干部人事檔案安全管理的現(xiàn)狀

干部人事檔案利用率越來(lái)越高，不僅體現(xiàn)在職務(wù)晉升、職稱評(píng)審、退休工資核定等，在遺產(chǎn)繼承、房屋產(chǎn)權(quán)公正等方面也起著至關(guān)重要的作用，因此，人們對(duì)干部人事檔案的重視程度在提高，高校檔案安全管理工作也在不斷改善中，但仍存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.1 ? 檔案安全管理重視程度不夠

目前，大多數(shù)高校為了進(jìn)一步發(fā)展，將學(xué)校主要力量都集中在人才引進(jìn)、師資培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施擴(kuò)建等方面，對(duì)無(wú)收益的檔案工作關(guān)注甚少，致使干部人事檔案工作發(fā)展緩慢甚至處于邊緣地帶。此外，檔案管理人員以及分管領(lǐng)導(dǎo)等跟不上檔案信息化發(fā)展的步伐，對(duì)新理念理解不透徹，仍然采用舊思想、舊方法管理檔案，只注重紙質(zhì)檔案，忽視電子檔案，只注重實(shí)體管理，忽視軟件技術(shù)。此外，檔案安全管理制度不健全等都加大了檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 ? 檔案安全管理硬件投入不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作勢(shì)必要由實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相融合的方向轉(zhuǎn)變。部分高校還未成立專門(mén)的檔案館，檔案室?guī)旆烤驮谵k公室樓里，沒(méi)有齊全的防火、防霉、防盜設(shè)備，有的甚至沒(méi)有配備最基本的恒溫、抽濕系統(tǒng)，更不要提檔案信息化管理了。經(jīng)費(fèi)的投入影響著基礎(chǔ)設(shè)施的完整性以及信息化程度，從而影響紙質(zhì)檔案的保存，而且容易造成電子檔案泄露，無(wú)法有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案安全工作至關(guān)重要，要想把實(shí)體檔案與電子檔案都做好，必須加大對(duì)檔案安全管理的投入。

1.3 ? 檔案安全管理專業(yè)實(shí)力不硬

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性的技術(shù)工作，具有長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不僅對(duì)檔案工作人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)有較高的要求，而且對(duì)信息技術(shù)、軟件操作的要求也越來(lái)越高。但目前，大部分人對(duì)檔案工作存在誤解，仍認(rèn)為檔案工作無(wú)須專業(yè)技能、無(wú)須專業(yè)技術(shù)、無(wú)須參加培訓(xùn)，導(dǎo)致很多從事檔案工作的人員綜合素質(zhì)與崗位不相適應(yīng)，有些甚至兼職人員在處理檔案工作。檔案管理人員信息技術(shù)水平偏低，對(duì)檔案的安全管理意識(shí)淡薄，工作人員的流動(dòng)性高等影響了檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，使其產(chǎn)生滯后性，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)，大大增加了檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

2 ? ? ?影響高校干部人事檔案安全的因素

2.1 ? 外部環(huán)境方面的因素

外部環(huán)境因素主要包括自然環(huán)境以及基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境。自然環(huán)境多是指自然界發(fā)生的人力不可抗拒的因素，尤其是火災(zāi)、地震、泥石流等災(zāi)害。這些無(wú)法預(yù)測(cè)且不可抗拒的因素，都嚴(yán)重威脅著檔案安全。就地震而言，1976年唐山大地震以及2008年汶川大地震都使當(dāng)?shù)貦n案館遭到了毀滅性破壞[2]。基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境包括存儲(chǔ)檔案的庫(kù)房及庫(kù)房的設(shè)備配置。檔案室?guī)旆课蓓數(shù)姆烙暄┬阅?庫(kù)房墻壁的堅(jiān)固性、隔熱性、防潮性、防塵性;庫(kù)房地面防水防潮效能;檔案室溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備、防火報(bào)警器及滅火器、監(jiān)控錄像設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備是否配置齊全等，這些因素都會(huì)影響到檔案的安全管理。

2.2 ? 檔案自身方面的因素

檔案自身方面的因素指的是影響檔案實(shí)體以及電子檔案的安全隱患。很多檔案隨著保存年限的拉長(zhǎng)，原先用鉛筆、圓珠筆、藍(lán)水比等填寫(xiě)的字跡變得模糊不清，很難辨認(rèn)，而且紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中容易發(fā)生霉變，在利用過(guò)程中也容易發(fā)生破損，這些因素都容易造成檔案損失。電子檔案對(duì)軟件和硬件方面的要求比較高，它不是一成不變的，它需要與時(shí)俱進(jìn)，更新?lián)Q代，而大部分高校檔案部門(mén)并未形成規(guī)模化發(fā)展，因此電子檔案的安全隱患一方面體現(xiàn)在電子檔案的收集以及后期整理過(guò)程中易造成遺漏或缺失，甚至信息錄入到軟件系統(tǒng)也不能保證信息的正確率達(dá)到100%，另一方面，電子檔案的保存存在泄露及丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 ? 管理制度方面的因素

健全的制度是檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基石，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案安全的根本保證。經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，中國(guó)檔案事業(yè)已逐漸成熟，各種檔案法律法規(guī)，規(guī)章制度以及操作規(guī)范等都趨于完善，但關(guān)于檔案安全方面的法律法規(guī)卻比較少，電子檔案的安全管理制度更是缺少。信息化環(huán)境下適應(yīng)高校檔案管理特點(diǎn)的各項(xiàng)規(guī)章制度和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的不健全、不完善，使得檔案安全管理無(wú)法可依，無(wú)法追究責(zé)任，無(wú)法保障檔案安全，檔案事業(yè)無(wú)法健康發(fā)展。