對實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理信息化的若干看法

梁華崢

摘 要：闡述傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題以及檔案管理創(chuàng)新走信息化發(fā)展道路的正面積極效果。檔案管理信息化雖然能解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題，但是新事物也會產(chǎn)生新問題，檔案管理模式信息化工作需要檔案管理工作人員實(shí)事求是、因地制宜，不斷探索最適合檔案管理信息化的方式方法，保證檔案管理信息化過程順利開展。

關(guān)鍵詞：小學(xué);檔案管理;信息化

一、對小學(xué)檔案管理信息化的幾點(diǎn)看法

1.與傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式之比較

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案收集工作是與教育教學(xué)活動相互分離的，一般情況下是在階段性教學(xué)任務(wù)比如一個學(xué)期或者學(xué)年完成后，檔案管理人員定期向相應(yīng)的班級教師、教研室、教務(wù)部門、教學(xué)保障部門、學(xué)生管理部門收集原始材料，經(jīng)過整合、加工后編撰完成。素材的多頭提供及人工采集存在失誤及疏漏使檔案信息缺乏系統(tǒng)性，準(zhǔn)確性也經(jīng)常無法保證，并且每個教學(xué)階段都會采集大量的檔案素材，這些素材要經(jīng)過檔案人員加工、整理、編撰，會消耗大量的人力、時間成本。

檔案管理模式信息化更新后，檔案工作人員依據(jù)對應(yīng)權(quán)限可以直接通過校園網(wǎng)調(diào)取教師及其他工作人員填寫的檔案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、編撰工作，這大大減輕了檔案工作人員的工作量。例如，教師在校園網(wǎng)上把學(xué)生需要存檔的最終版本期中考試成績直接上傳到本班級成績統(tǒng)計欄目下，教師的教學(xué)計劃、教學(xué)目標(biāo)、完成情況等也可直接在校園網(wǎng)工作記錄欄目下填寫，提交后系統(tǒng)自動形成記錄。檔案管理人員直接從校園網(wǎng)調(diào)出階段性檔案材料利用電腦辦公軟件整理、整合入歷史檔案。

這種依托數(shù)字化校園網(wǎng)平臺的檔案管理工作大大減輕了檔案工作人員的工作量，幫助檔案工作人員從大量繁重的紙質(zhì)材料整理、編撰工作中解脫出來，提高了工作效率，同時也大大減少了檔案編撰的錯誤率。

另外，檔案管理模式信息化更新后可大大提升檔案部門的服務(wù)水平，提高檔案再利用效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是記錄檔案材料名稱，建立索引及記錄存放位置。如果有人需要查閱一份檔案，需要通過檔案索引先找到對應(yīng)的文檔名稱，然后再確定存放位置，最后去對應(yīng)存放位置取得檔案。這一過程需要消耗大量的時間，而且經(jīng)常會遇到在索引上能找到該檔案材料的記錄及存放位置，但是去實(shí)地找的時候卻找不到的現(xiàn)象。由此，大家對去檔案部門查資料產(chǎn)生海底撈針，有去無回的印象，造成了檔案資料再利用的效率極低。而且，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一般情況下只有一份，如果這份材料別人正在查閱或被借出時那其他人就無法再查閱利用，檔案的實(shí)時共享率特別低。

電子檔案能做到對檔案的實(shí)時查閱、調(diào)取，大大提高了檔案的再利用率，而且一份檔案材料可供多人同時調(diào)取查閱，大大優(yōu)化了檔案管理部門的服務(wù)水平。

2.檔案管理工作信息化過程中出現(xiàn)的問題

檔案管理信息化確實(shí)減輕了檔案工作人員的很多工作量，大大提高了檔案工作效率。同時，建立的電子檔案可實(shí)現(xiàn)實(shí)時在網(wǎng)絡(luò)上被查閱，可同時供多人閱覽，大大提升了檔案的再利用率和檔案部門的服務(wù)功能。但在檔案管理信息化過程中也出現(xiàn)了一些問題：

（1）檔案管理人員從數(shù)字化校園中取得的教育教學(xué)材料往往不能完全滿足檔案管理對材料的要求，比如精度不夠或者對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計缺少一個項(xiàng)目等;

（2）檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案長期交織并存，紙質(zhì)與電子版本需要在不同的檢索模式下被檢索、再利用。

針對檔案管理信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，檔案管理工作人員要發(fā)揮創(chuàng)新思維、實(shí)事求是、因地制宜地探索適合檔案管理信息化的方式方法，保證數(shù)字化背景下的檔案管理工作順利開展：

針對問題（1），由于檔案管理工作內(nèi)容相對來說比較固定，每年要收集的材料及相關(guān)指標(biāo)基本不變，檔案管理人員可把階段性教學(xué)需要收集的材料整理成表格，標(biāo)注出需要特別注意的點(diǎn)，比如數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)來源方式等，在每個教學(xué)階段開始時拿出來與材料填寫方，比如教師代表、教研室、教務(wù)部門、教學(xué)保障部門、學(xué)生管理部門工作人員代表，討論后最終定下來在接下來的教學(xué)階段需要在校園網(wǎng)上實(shí)時填寫、申報、記錄的材料。通過這種前期碰頭會的方式保證了教學(xué)階段結(jié)束后檔案管理人員可以得到符合要求的電子檔案材料。

針對問題（2），可以逐步把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)和電子檔案檢索系統(tǒng)合并成一個統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng)。針對一份檔案材料如果既有電子版也有紙版蓋章原版，那就在檢索系統(tǒng)中標(biāo)注，有需要借閱紙版蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案，只能以紙質(zhì)的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統(tǒng)中建立該材料的索引，標(biāo)注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

二、總結(jié)

檔案管理模式走信息化提升道路在互聯(lián)網(wǎng)大背景下是大勢所趨，在更新過程中檔案管理工作走信息化道路顯示出了很多優(yōu)勢，但同時也面臨一些問題，檔案管理工作人員需要因地制宜、發(fā)揮創(chuàng)造性思維逐個解決出現(xiàn)的問題，保證檔案管理信息化進(jìn)程順利開展。

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編輯 張佳琪