新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究

李愛民

摘 要：信息技術是當前管理工作發展的新趨勢，相比傳統管理模式而言，更加高效快捷，管理功能也更加多樣化。對于事業單位檔案管理而言，加強信息化、智能化管理技術更新，深化管理改革創新，不僅可以提升檔案管理的效率，還可以提升管理質量，為事業單位發展提供優質服務。在此基礎上，本文將重點分析新趨勢下事業單位檔案管理的創新發展趨勢，不斷加快改革步伐，為事業單位發展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位檔案管理;服務模式;改革創新

檔案管理工作是事業單位管理內容之一，直接關乎員工的個人信息、調度情況，是一項保密性較高的工作。但是，隨著事業單位的不斷發展，傳統檔案管理模式已經無法滿足管理需求，甚至還會影響管理工作的正常開展，導致管理質量不高。因此，為了推進事業發展的健康發展，需要加快檔案管理創新工作，積極順應時代發展趨勢。

一、檔案管理創新的作用與意義

隨著互聯網技術的發展，計算機技術已經深入到管理工作的各個領域，充分利用著智能化的優勢，逐漸實現了人力資源的解放。新時代趨勢下，檔案管理工作更加趨向信息化，這樣的管理模式不僅有利于檔案信息的查詢、錄入以及儲存，還優化了各部門之間的溝通方式，簡化了一些繁瑣的管理流程。檔案管理工作的創新極大限度地減少了人力成本投入，工作效率和質量都有明顯提升，對事業單位發展具有不可估量的作用。同時，事業單位正在面臨體制改革，推動“檔案管理+互聯網+計算機技術”的發展趨勢，可以實現現代化管理，緊跟時代發展的步伐。例如，部分事業單位已經建立了信息化檔案管理系統，將檔案信息內容全部歸納在系統之中，從而使得大部分管理工作都可以在電腦上進行操作，進一步促進了管理模式和服務模式的革新，這也是事業單位改革發展的重要內容。此外，根據檔案管理的現狀問題來看，檔案資源不健全、管理模式陳舊是優化服務模式的阻礙，也是事業單位檔案管理的普遍難題。例如，在檔案管理中，一旦員工錄入信息出現錯誤，就會影響檔案信息的真實性，為后期查閱檔案帶來麻煩。再或者，紙質檔案管理受到外界因素影響較大，如果發生地質災害或者大雨天氣受水侵濕，都會對紙質檔案造成損害。因此，事業單位推動管理創新和服務優化，可以充分利用信息化檔案管理的功能，提升系統的應用價值。

二、檔案管理的現階段狀況分析

（一）對信息化檔案建設工作重視程度不足

檔案不僅記錄了員工的基礎信息，還會跟隨員工工作變動而變化，是對員工個人信息、工作情況的詳細記錄。因此，如果檔案管理工作存在問題，不僅會影響員工個人信息安全，還無法保障檔案管理質量，不利于事業單位穩定持續發展。但是，大部分事業單位對工作認知更加偏向于社會服務，忽視了檔案管理的重要性，導致其管理體系不健全、監督管理工作不到位，甚至還減少了對信息化檔案建設的資金支持，嚴重影響了管理效率的提升。同時，由于缺乏規章制度的規范，導致檔案管理工作繁雜瑣碎，管理工作分散，這都不利于管理工作效率和質量的提升。

（二）部分工作人員專業能力有限

在新時代趨勢下，傳統管理模式已經無法適應企業發展需求，甚至還會阻礙管理工作的正常開展。信息化檔案管理工作對人才專業能力、管理能力以及學習能力要求較高，但是當前檔案管理人員缺乏專業的信息技術知識，導致無法靈活運用信息化檔案管理系統，管理效率和質量都受到了限制。同時，檔案管理人員自身素養也是影響工作質量的重要因素，如果工作人員態度不端正、工作行為懶散、保密意識不強，可能會造成一些隱患問題，如：信息檔案遺失、信息錄入出錯等等，不僅會影響檔案信息安全，甚至還會阻礙事業單位的發展。

（三）檔案管理方法有待優化

互聯網通信技術的發展加快了檔案管理創新步伐，也推動了社會發展和革新。雖然大部分事業單位已經開展信息化檔案管理，但是由于技術局限、重視程度等因素，無法實現較好的管理效果，也影響了信息化管理的應用價值。傳統管理方式與創新管理技術相互之間缺乏協調和配合，甚至還存在一定矛盾的地方。例如，傳統管理方式程序比較復雜，無論是檔案存儲方面、檔案建設方面，都有相應的規范制度。但是信息化管理模式不僅流程簡略，還具有檔案信息錄入、檔案存儲的優勢，適用于批量化檔案管理工作。

三、檔案創新管理和服務模式的發展策略

（一）重視信息化檔案管理建設工作

根據檔案管理發展現狀來看，事業單位對員工的工作態度、工作狀況以及工作能力都有較高的要求，這樣的工作模式可以及時發展檔案管理的問題，規范員工工作行為和態度，保障檔案管理的品質，打造良好的工作環境。但是，在新形勢下檔案管理工作需要加強創新改革，不僅需要優化對新時代發展需求的認知，強化員工的信息化管理培訓和教育工作，明確服務優化的方向，還可以健全獎懲制度，激發員工的責任感，推動事業單位的發展。例如，事業單位可以加大管理系統建設的資金投入，建設檔案管理基礎設施，如：電腦設備、技術管理人員、系統優化等基礎設施，為檔案管理發展提供保障。通過這樣的方式，不僅可以打造優質的管理環境，確保管理工作順利開展，還可以推動管理模式不斷更新。

（二）注重信息化管理人才培養工作

人才是企業發展的基礎動力，重視人才管理和培訓工作不僅可以保障事業單位穩定發展，還可以為檔案管理注入新鮮動力，為管理服務創新發展添磚加瓦。為了推動檔案管理工作創新發展，事業單位可以積極吸納管理人才，將有經驗的老員工和技術型新員工進行融合，實現傳統管理模式與信息化管理的相輔相成，促進員工檔案管理能力的提升，全面優化檔案管理效率和質量。例如，事業單位可以根據員工的實際能力，定期開展培訓工作，將檔案管理系統的新功能、重點管理技術、先進管理理念等內容傳授給員工，不僅可以加強員工之間的交流和溝通，拉近員工之間的距離，還可以不斷優化員工管理理念，提升員工的管理能力，促進員工職業素養的發展。在這樣的人才培訓活動中，可以營造良好的企業氛圍，員工也可以體會到工作的福利，從而激發員工的責任意識，對打造健康的企業文化具有積極意義。通過這樣的方式，可以提升檔案管理員工的信息化實力，為事業單位發展提供人才動力，還可以保障事業單位穩定發展。

（三）構建優質的檔案管理體系

檔案管理是一項系統性工作，既包含檔案錄入、查詢，又涉及檔案存檔、調度，所以需要建立完善的管理體系，才能確保各項工作的完整性，才能提升管理質量。根據當前檔案管理需求，事業單位可以健全監督管理制度、獎懲制度、責任制度以及行為規范制度，從多方面優化員工的工作行為，既可以優化工作環境，還可以為員工提供廣闊的發展空間，激發員工的工作積極性，強化檔案的質量管理。除此之外，還可以加強員工創新意識培養，積極收集員工意見和建議，創新檔案管理的模式和方法，改善管理制度的不足之處，創造人性化管理體系。這樣不僅可以逐步改善檔案管理的不足，建立更加完善的管理體系，還可以確保管理工作高效運轉，提升檔案管理服務質量。

總而言之，在新時代環境下，對于事業單位而言，明確檔案管理的發展目標，緊跟時代發展趨勢，可以推動管理模式創新。因此重視信息化管理系統建設是事業單位檔案管理工作的發展趨勢，也是提升管理效率和質量的重要途徑。通過分析當前檔案管理的不足之處，明確信息化檔案管理系統建設的重要性，制定出重視檔案管理工作、加強信息化人才培訓以及完善管理體系等方式，從多方面克服了傳統管理模式的問題和不足，也逐漸推動了檔案管理的改革創新進程。

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