論基于“黑天鵝”與“灰犀牛”理論的檔案安全風險防范

徐黎娟

摘? 要：基于“黑天鵝”與“灰犀牛”理論的檔案安全風險包括自然災害、突發事件、病毒入侵帶來的檔案安全風險，也包括無力改變的檔案館舍建設、設施設備管理不善、制度不完善、制度落實不力、人員培訓不能滿足工作需要等帶來的檔案安全風險，因此，要樹立預防為主的理念、居安思危的意識，具備化危為機的能力、按照防治結合的原則，構建開放合作的格局進行防范。

關鍵詞：黑天鵝;灰犀牛;檔案;安全風險;風險防范

1 “黑天鵝”與“灰犀牛”理論

所謂黑天鵝，是指事前無法預知、但是具有重大影響力的不確定性事件。意思就是指那些小概率、風險高、完全不可提前預知的風險事件，像恐怖襲擊、東南亞的海嘯、“9·11”事件或是泰坦尼克號的沉沒，這些事件來得很突然而且莫名其妙，但是一旦出現就會給人們帶來巨大傷害。巴黎圣母院火災事件就是這樣的典型。從心理學層面看，我們的心理機制讓我們認知不到黑天鵝事件。這些心理機制包括敘述謬誤、證實謬誤、幸存者偏差等等。從認知方法看，錯誤的知識地圖讓我們低估了黑天鵝出現的概率。目前研究不確定性的工具，比如鐘形曲線，只能處理平均值的不確定性，而不適于極端事件的黑天鵝。只有承認我們無法預測黑天鵝事件，只能想辦法去增強自身的抗打擊能力。

所謂灰犀牛，是指事前已經預知、并具有重大影響力的確定性事件。意思就是指那些大概率、風險高、造成的破壞也很大的風險事件。像明明知道颶風和暴雨要來，偏偏不聽;明明知道建筑質量很差，但就是遲遲不修，直到出事。巴西國家博物館事件就是這樣的典型。這類事件絕大多數不是我們看不到危險，而是明明看到危險卻無動于衷。先是否認事實，而后得過且過，再是爭吵不休，接著是恐慌，最后匆忙應對。只有意識到我們的盲區所在，時常檢視我們固有的思維模式，建立起讓人無法忽視的預警系統，設置反應機制，我們才能及時看到沖過來的灰犀牛。

2 “黑天鵝”與“灰犀牛”視角的檔案安全風險

2.1 “黑天鵝”視角的檔案安全風險

2.1.1 自然災害造成的檔案安全風險。2008年5月12日的汶川地震中盡管有不少檔案館嚴重受損，但真正倒塌的僅北川檔案館一家，該館不是獨立的建筑物，而是與政府辦公樓在一起。[1]檔案資料具有稀缺性、唯一性等特點，一旦在災害中發生損毀或受到嚴重損壞而失去利用價值，將造成無法彌補的損失。

2.1.2 突發事件帶來的檔案安全風險。突發事件具有類型復雜、不易控制，猝不及防、難以預測，長期潛伏、危害嚴重，連鎖共振、波及廣泛的共性特征。以北京市西城區檔案館館藏的2002-2016年區應急辦移交進館的突發事件檔案為例，可分為4大類：涉及3類自然災害、5類事故災害、5類公共衛生事件、6類社會安全事件。突發事件的不確定性和應對工作的時間緊迫性，使許多珍貴的文件資料極易丟失。[2]

2.1.3 病毒入侵帶來的檔案安全風險。病毒入侵帶來的檔案安全風險可能是全局性、爆炸性的。病毒入侵導致的數據丟失、系統無法正常使用等不僅給正常的工作帶來不便，更可能導致多年的工作成果毀于一旦。

2.2 “灰犀牛”視角的檔案安全風險

2.2.1 無力改變的館舍建設引發的檔案安全風險。隨著《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》施行，新建、改擴建的檔案館建筑質量較之前有了較大提高，較高質量的檔案保管條件最大限度地保護了檔案的安全。如西部某地區曾發生過一次6級地震，由于該地區的檔案館在建筑設計時，已考慮了地震的因素，所以震后的檔案庫房，盡管周圍的磚墻體受到損壞，但整個庫房的框架和樓板受損程度較輕，從而較好地保護了檔案的安全。[3]受經濟發展水平、城市規劃編制、重視程度、檔案館協調能力等因素影響，無館庫、不符合標準的檔案館庫依然存在并可能長期存在。館舍自身建設不符合有關標準和規范，不僅影響其應有功能的發揮，甚至連基本的檔案安全保管都達不到，由此引發的檔案安全風險不言而喻。

2.2.2 設施設備管理不到位引發的檔案安全風險。《檔案館安全風險評估指標體系》將各種各類的館庫設施設備分為檔案裝具、防塵防污染和防有害生物及消毒、采暖通風和空氣調節、消防、安防、給排水、電梯、防雷等設施設備，并要求按照《檔案館建筑設計規范》《火災自動報警系統設計規范》《電梯使用管理與維護保養規則》等標準進行設施設備安全風險排查。檔案館庫設施設備本身是用于檔案安全防護及便于日常管理使用的，但其自身質量、購置、安裝、運行、使用、維護、更換不當也會給檔案安全帶來威脅。“近年來檔案館發生的幾次檔案安全事故起因都集中在消毒設備、消防氣體鋼瓶及UPS等檔案設施設備安全隱患問題上。”[4]

2.2.3 制度不完善引起的檔案安全風險。檔案館工作環節較多，涉及接收、征集、整理、編研、統計、利用、保管等，每一項工作的開展都需要完善的制度進行約束與管理。以檔案利用為例，根據利用人員所屬單位不同，可以分為館內人員利用和館外人員利用;根據利用時間長短不同，可以分為短期利用與長期利用;不同利用主體、不同利用時間、不同利用載體、不同利用方式應該有不同的利用制度，在借閱登記、審批、清點核對、出入庫管理等方面應有不同的規定。制度不完善帶來的必定是管理不精細，進而導致檔案安全風險。

2.2.4 制度落實不到位引起的檔案安全風險。制度建立與完善后重在落實。以征集檔案的管理為例，征集的檔案大多具有鮮明的時代性、地域性，有特殊的價值，對當地歷史的研究、文化的傳承、檔案館教育功能的發揮等有特殊的作用。如蘇州園林檔案館在建館時間短，規模較小，相對來說“家底”略薄，也缺乏鎮館之寶的情況下，創新思維，加大征集力度，拓展收集渠道，名園名人檔案、園林門票檔案、古籍舊刊影照、園主手稿信札等收獲頗豐。[5]

2.2.5 人員培訓不能滿足工作需要所引起的檔案安全風險。在檔案工作環節中，人的作用是第一位的。2019年1月1日，《檔案專業人員繼續教育規定》施行，第三條規定：檔案專業人員繼續教育是建設高素質檔案人才隊伍的基礎性、戰略性工作。檔案專業人員繼續教育必須全面貫徹黨和國家對檔案事業發展的部署要求，培養造就有理想信念、有職業操守、有創新意識、有專業能力的檔案專業人員，為檔案事業發展提供人才保證和智力支持。[6]在檔案安全體系建設、檔案安全風險防范方面，檔案人員的專業能力不容輕視。

3 基于“黑天鵝”與“灰犀牛”理論的檔案安全風險防范

3.1 預防為主的理念。隨著檔案館館舍建筑質量的不斷提高，檔案安全保障體系建設研究的不斷深入，檔案安全風險評估的逐步開展，檔案人員防范安全風險的意識不僅不能淡化，反而應該加強。“預防為主的可持續發展理念的確立是檔案安全保障體系是否得以實施和實現的標志之一，是實現檔案安全保障體系可持續發展必須具備的理念。”[7]

3.2 居安思危的意識。彭遠明提出了檔案全過程安全管理。他認為，檔案全過程管理一般有三個階段，檔案的前端管理（檔案的形成、接收、整理）、檔案的庫房保管（有序、庫房調控）、檔案的后程監管（檔案的借閱、編研、展覽等利用，檔案修復、備份、轉移等保護），將檔案在庫房內的安全和庫房外的安全統籌起來，將安全管理活動涵蓋了“收、管、用”的各個環節，不僅確保檔案在工作活動中的安全，也注意消除檔案工作中存在的、潛在的不安全因素。[8]在檔案管理活動中，沒有一勞永逸的安全，也沒有一成不變的安全，更沒有萬無一失的安全，只有牢固樹立居安思危的意識，采取全過程安全管理的措施，才能最大程度地保障檔案的安全。

3.3 化危為機的能力。原故宮博物院院長單霽翔在改善文物保管條件方面的做法很值得檔案部門學習。故宮的地下庫房里，存放著乾隆85歲高齡退休時給自己刻的大印章，這是全世界最大的印章，一個人都抬不動。但是，因為長久以來老化的設施以及不妥善的保管，印殼裂了。單霽翔就帶著前來視察的領導參觀這枚壞掉的印章。最終，故宮博物院拿到了巨額經費，越來越多的文物得以妥善安置和展出。危，是客觀存在，其有害性甚至破壞性是顯而易見的，任其發展導致的結果必然是險，無能為力的最好結果也不過是盡量維持原貌，出險招展現危險所在也許能出現轉機，進而脫離險境。化危為機，考驗著檔案部門領導者的智慧、勇氣與擔當。

3.4 防治結合的原則。面對存在的、潛在的檔案安全風險，防是必須的，但不應也不能是唯一的理念與行動。防治結合，才能最大程度地減少隱患、消除隱患，才能將損害降到最低，進而最大限度地維護檔案的安全，延長檔案的壽命。如紙質檔案的安全保管，對庫房的溫濕度管理有嚴格的規定。嚴格控制庫房的溫濕度，可以有效地維持檔案的原貌，確保檔案的可用性。但是，檔案畢竟不是脫離別的事物孤立存在的個體，受檔案所用紙張、書寫材料、裝訂情況、裝具的影響，受庫房管理人員、利用者的影響，受當地氣溫、空氣濕度的影響，受庫房內設施設備運行情況的影響，個別檔案難免出現紙張老化、字跡褪化、頁面破損甚至發霉、生蟲等情況。因此，檔案工作者要采取切實有效的措施，將防、治結合起來。

3.5 開放合作的格局。檔案安全風險點多面廣，僅靠個人、科室乃至部門不僅是不現實的，也是遠遠不夠的。面對日益嚴峻的檔案安全風險挑戰，只有構建開放合作的格局，充分發揮物業的安保、水電暖通維護等優勢，檔案工作人員的專業技術優勢，消防部門的培訓及實踐優勢，信息技術人員的網絡安全優勢，協同作戰，才能有效防范、應對檔案安全風險。

4 結語

在檔案館安全問題上，有兩點要特別注意。一是主體責任問題;二是檔案接待利用中的安全問題。在檔案館日常工作中，檔案安全漏洞信息的搜集、判斷、應對舉措的提出，都由工作人員完成，具有主體責任。檔案法律法規既規定了公民查閱利用檔案的權利，也規定了檔案利用中的違法行為應負的法律責任。在查閱檔案前，要通過口頭告知、書面閱讀、簽字等形式讓利用者知曉有關法律法規條文，依法依規利用檔案。[9]

前不久，國家檔案局印發了《檔案館安全風險評估指標體系》，并要求各地各級檔案部門，結合實際遵照執行。再一次將檔案安全風險問題擺在我們面前。檔案安全風險的防范，需要知道什么是、怎么防、誰來防。知道什么是風險，解決的只是防什么的問題，更重要、更緊迫、更棘手的是要解決怎么防、誰來防的問題。[10]

怎么防問題既是防范意識問題，也是措施落實問題。如現實中設備空置、器材短缺、風險上報未果[11]等問題，只有檔案從業人員人人皆懷有強烈的敬畏之心，視檔案風險隨時可能發生，才能使那些既有的防范設備、完備的防范預案、具體的防范措施得到落實。[12]

誰來防問題既是責任劃分問題，也是責任意識問題。檔案安全應當層層負責、人人有責，如果心里沒有“舍我其誰”的最后一關意識，每個人都想著上還有領導、下還有部屬、左右還有同事，那么檔案安全風險防范可就防線盡失，安全風險便會暢通無阻、長驅直入，后果將不堪設想。[13]需要每一個檔案從業者，都樹立起“我是最后一關”的意識。只有每個檔案從業者都樹立起“我是最后一關”意識，將看到的安全風險阻止于眼前，才能夠保障檔案的長治久安。[14]

參考文獻：

[1][3]馬淑桂.檔案館災害防治策略——以汶川地震災區檔案搶救為例[A].中國文獻影像技術協會、中國檔案學會.2009年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集[C].中國文獻影像技術協會、中國檔案學會：中國檔案學會，2009：6.

[2]李茂福，邢晶晶.突發事件檔案管理的現狀及對策研究[J].中國檔案，2019（04）：62-63.

[4]黃麗華，宋華.開展安全風險評估 提高檔案安全防控能力——《檔案館安全風險評估指標體系》解讀[J].中國檔案，2019（04）：41-43.

[5]包蘭.蘇州園林檔案館征集實踐[J].中國檔案，2017（02）：38-39.

[6]政策法規研究司.檔案專業人員繼續教育規定.[EB/OL].[2019-01-08].http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201901/647c59f2366b406e8fc8947426d78fce.shtml.

[7]于海燕.檔案安全保障體系的可持續發展研究[J].檔案學通訊，2018（05）：78-81.

[8]彭遠明.檔案全過程安全管理中的風險控制研究[J].檔案學研究，2017（01）：57-60.

[9][10][11][12][13][14]管先海，李興利.新時期檔案館的安全風險與防控[J].檔案管理，2019（03）：73-74.

（作者單位：河南省圖書館學刊編輯部? ?來稿日期：2019-08-20）