基層學院電子檔案單套制管理探析

曲思偉 張衛東

摘? 要：本文從電子檔案單套制的內涵出發，分析了高?；鶎訉W院開展電子檔案單套制管理的基礎條件和主要工作，并提出在未來實踐過程中應加強制度、技術、人才、頂層設計等方面的工作，以期為基層學院實現電子檔案單套制管理提供有益借鑒。

關鍵詞：電子檔案;單套制;基層學院

高?；鶎訉W院不是立檔單位，每年按規定向學校檔案館移交需永久保存的檔案?；鶎訉W院對檔案工作普遍缺乏系統的科學認識，紙質檔案根據業務流程分散在各個業務部門，電子文件缺少妥善保管?；鶎訉W院依托數字化辦公環境，做好重要檔案材料單套制管理，對于有效改善當前檔案管理分散、無序的現狀具有重要意義。

1 電子檔案單套制的內涵

電子檔案單套制是相對于雙套制提出的。雙套制是同一份文件的電子和紙質版本共同處于儲存和可利用狀態[1]，而單套制指僅以電子形式保管文件，不再生成紙質檔案。

2 基層學院開展電子檔案單套制管理的基礎條件

2.1 基層學院對檔案管理工作的重視程度得到加強。基層學院檔案管理工作不受重視的原因之一是由于基層學院非立檔單位，且學院生成的檔案對學校整體工作來說價值不大，因此相關人員對檔案的管理積極性不高，存在倦怠情緒。近年來，隨著高校各項工作標準化、規范化要求日漸提高，基層學院逐漸意識到除移交檔案館的檔案外，其他檔案對學院的信息化建設工作和日后的查考利用同樣具有重要價值。同時，“十三五”規劃中明確提出要加快電子檔案管理水平，在有條件的部門開展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點[2]，這預示著單套制將成為未來檔案管理的發展趨勢。

2.2 原生電子檔案的大量產生。隨著國家對電子政務和無紙化辦公的廣泛推行，基層學院在財務管理、教學管理、科研管理、資產管理等工作中生成了大量的原生電子檔案，將這些電子檔案全部紙質化是不科學且不現實的，而且檔案在流轉過程中也基本依靠數字信息系統，不再有紙質檔案的產生。在此環境下實行雙套制是人力、物力和財力的極大浪費[3]，單套制管理已經成為一個必然選項。

2.3 信息管理技術不斷完善。隨著科學技術的發展，基層學院辦公信息化水平取得顯著進步，信息管理系統、計算機軟硬件設備、外存儲設備的功能和性能不斷提高，電子文件之間的流轉、備份、格式轉換和存儲利用規范化、信息化程度持續提升。此外，信息加密、身份認證、防火墻等技術的廣泛應用，為檔案的長期可用創造了條件，實行單套制管理的技術條件已經成熟。

3 電子檔案單套制管理的主要工作

3.1 完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度建設。制度建設是實現單套制管理的前提?；鶎訉W院應參考最新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中對單套制管理的相關規定，結合本學院的實際情況，確立單套制管理的相關細則，明確電子檔案歸檔的時間、范圍和具體要求、元數據收集標準、鑒定標準、安全管理等內容，保證電子檔案與紙質檔案地位平等。還應根據學院電子檔案的特性，考慮是否需要擴大歸檔范圍、縮短保管期限等，為電子檔案單套制管理的實現提供制度支撐。

3.2 將電子檔案管理系統嵌入到數字化辦公系統。技術是實現單套制管理的手段。要將電子檔案管理系統嵌入到數字化辦公系統，用一套系統既實現辦公，又實現電子檔案的全程管理。在這一過程中，首先應保證系統之間的無縫銜接，讓檔案在收集、整理、保管、利用的各個環節都能通過數字化辦公系統直接對接到電子檔案管理系統，省去系統之間的轉換過程，確保檔案來源真實、結構完整、安全可靠;其次要利用數字簽名、電子印章、管理日志等技術，明確權責范圍，增強各部門對檔案的信任和認同，實現對電子檔案整個生命周期的全程管理;此外，要定期對檔案的數量、質量等指標進行審查、監控和修正，確保檔案能夠長期利用[4]。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設。人才是實現單套制管理的保障。基層學院一方面要轉變檔案工作者的管理意識，讓其認識到單套制管理的價值和意義，養成單套制管理習慣;另一方面要提升人員的技術水平，定期開展職業技能培訓，學習信息系統管理辦法，培養出適應學院檔案管理工作的高水平人才。

4 未來實施中應注意的要點

4.1 從技術、制度和人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。要從技術、制度、人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。技術上，要建立完善的電子檔案保管鏈。為實現電子檔案的長期可用性，需要采用開放性的描述語言對檔案進行封裝，并完成格式轉換和數字遷移，防止因技術、格式的問題讓檔案失效。電子檔案對系統具有高度依賴性，易受到設備老化、黑客攻擊、木馬病毒等威脅，引進國內外先進的安全技術、容災技術和存儲技術，與專業技術團隊展開合作，是保證電子檔案真實、完整、可用、安全的有效手段。制度上，除上文提到的建立完善的歸檔與管理辦法外，還應建立風險管理制度，明確各部門的主體責任，對可能出現的安全問題、知識產權問題等風險進行有效防范，保證在系統出現問題時能找到有效的解決方案，防止檔案的丟失或損毀。人員上，檔案管理者要明確電子文件與電子檔案的區別，在歸檔過程中要注意識別，不能將所有文件都納入歸檔范圍，這就對管理者的鑒定能力提出了更高的要求。

4.2 做好頂層設計，先試點后推廣?；鶎訉W院應立足本單位實際情況，統籌考慮電子檔案單套制管理在具體工作中可能出現的問題，并擬定相應的解決方案。可以結合諸如美國、澳大利亞、日本等國實踐做法，以及我國上海自貿區單套制管理項目實踐經驗，制定項目規劃，構建管理體系，明確管理過程中的主體對象、實施辦法、工作流程、平臺建設、資金投入、風險控制等內容。以此為基礎，再以某一類電子檔案為試點對象，分階段、分步驟展開實踐，總結經驗及不足，修正管理模式，積累工作經驗，最終找到適合本學院的電子檔案單套制管理模式。

4.3 加強業務部門與檔案部門之間的協同合作。基層學院的業務部門主要包括師資、科研、教學、招生等，是電子檔案的形成部門，通過辦公系統隨時向檔案部門傳輸文件。檔案部門應及時與業務部門溝通交流，參與歸檔前工作，了解業務部門在檔案形成過程中存在的問題和在單套制管理中的立場與訴求[5]，及時修正相應的規章制度，適應實際工作需要。檔案部門要加強對業務部門檔案的監督和考核，保證歸檔檔案的完整與可靠，必要時可以制定相關的激勵制度，增強業務部門參與單套制管理的積極性。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2003 （12） ：40-42.

[2]國家檔案局.國家檔案局關于印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的通知.[2019-4-11].http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[3]劉家真.電子文件管理導論[M].武漢：武漢大學出版社，1999：188.

[4]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）：63-64.

[5]聶勇浩，陳俊恬.部門間協同視角下的電子文件管理[J].中國檔案，2013（08）：56-57.

（作者單位：吉林大學預科教育學院? ? 來稿日期：2019-08-18）