信息化在石油企業物資采購管理中的應用研究

丁婕

[摘要]隨著我國市場經濟的不斷發展，石油企業在運營、技術方面也得到了相應的提升。石油企業作為國家特大型企業，信息化條件下的石油企業物資采購，應建立更為規范化、合理化、高效化的應用模式。物資采購作為石油企業的重要組成部分，關系到成本控制方面，影響著企業的經濟效益。信息化時代的到來，催生了許多新興產業，對石油企業的生存環境具有較大沖擊，當今石油企業發展存在盈利不足問題，究其原因與物資采購信息落后以及導向性差有直接關系，制約了企業盈利，增加了采購成本，不能完全保證采購過程的透明度，石油企業要想在信息化背景的經濟社會中站穩腳跟，就要做出改變，實現信息化工作流程。文章以當今石油企業物資采購現狀為切入點，對石油企業物資管理現狀信息化制約因素進行分析，并提出詳細的信息化購買手段與實施措施。

[關鍵詞]信息化;石油企業;物資采購管理;應用研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc201930157

中國在21世紀實現了騰飛式的經濟發展，受到國際的矚目，成功加入WTO（國際貿易組織），中國經濟發展領域的進一步擴大。石油作為珍稀資源，一直以來都是國際問題的焦點，石油行業變幻莫測，其經濟形勢常與國際政策相關聯，一般由國家直接進行管理，經濟全球化推進國際石油企業的兼并與聯合，在為中國石油行業提供新機遇的同時，也帶來了巨大的挑戰。[1]為了保證石油行業的蓬勃發展，政府對相關政策進行不斷革新，新法案把在新時代背景下如何進行物資采購，保證企業盈利提出了更高要求。物資采購涉及采購計劃、詢價、選商、招標談判、付款、物流運輸、倉儲管理、物資分配等多個環節，整個采購過程工作較為龐雜，具有一定的分散性和波動性。傳統的工作手段過于簡單、粗暴，缺乏整體統籌與相應的細化環節，已經無法適應現代石油企業要求，執行、反饋、共享手段的缺乏，極大制約了企業的進一步發展。在信息化條件下的石油企業物資采購管理，要求更為暢通的信息傳遞渠道，能夠提供更為全面的信息，利用信息化平臺進行分析與管理，為企業物資管理水平提供保障。

1石油企業物資管理現狀

11工作缺乏針對性，供求信息綜合水平不高

油田企業物資采購具有特殊性，不同于其他行業，由于石油企業物資采購信息傳遞不具有時效性，造成企業物資采購管理者與生產單位物資使用者無法協同，浪費生產材料，企業盈利虧損。一方面，由于石油工作相對復雜，體系龐大，相同的物資一般是多家供應商一起進行供應，信息整合工作較為困難，綜合性差，導向不夠明確。[2]另一方面，由于采購結果的不確定性，供應商檔案管理方面工作不夠完善，經常發生變化，導致石油企業無法與其他材料供應商建立長期合作伙伴關系，不同廠家生產的物料會有所差異，信息資源需要進一步完備，才能實現物資信息平臺和物資運作環節的有效銜接，保證信息的可靠性、完整性、時效性實現配置資源的最大化利用。

12供求雙方信息溝通效率低

采購過程就是供應商選擇過程，要想在諸多供應商中挑出與石油企業需求契合度高的商家具有一定難度，企業為了自身發展，通常會在采購過程中刻意隱瞞一些需求信息，防止供應商因為了解信息過多而“就地起價”，造成材料購買經費過高。供應商為了在競爭中保持優勢，也會隱藏部分信息，導致交易雙方無法對彼此進行深入了解，缺乏有效溝通，交流信息過于呆滯，脫離供應市場需求。

13供求信息分離

后期保障部門與生產單位缺少溝通。由于油田企業的工作特性較為復雜，后期保障部門跟生產單位缺少及時的溝通，導致后期保障部門盲目采購材料，以大庫存來保障生產的順利進行，就容易出現物資積壓的問題，從而導致資金被購買材料過度占用，成本增加。

14信息傳遞失真，牛鞭效應加劇

石油企業因其工作特性，所以物資需求種類較多，而生產單位所需物資申報的流程又十分復雜。且由于不同單位行政隸屬不同，導致信息缺乏時效性和共享性，物資的調劑平衡因而出現困難。[3]以上問題都會導致時間和資金上的浪費，并造成一方物資短缺而另一方積壓的問題出現。這對物資市場的動態跟蹤產生了巨大的影響，進而會造成經濟損失。

2信息化物資采購管理

數字化采購就是電子商務，采購的基礎階段應根據事物的屬性進行制定。數據化信息處理資金信息通常使用電腦、云平臺等終端設備，是指將事物通過數據進行表示，并加以分析與應用，對于采購工作具有實際作用，能夠為采購者提供準確的資金、訂單和供應商信息。[4]資金信息采購的數字化應用主要是指財務，財務的數字化管理與人工清算比較而言，更具有準確性與時效性。資金作為企業運營的基本物質保障，是企業營業的最高目標;供應商信息的數字化能夠為企業采購節約成本，保證材料來源的可靠性，供應商信息在與企業達成合作時，就會全部錄入電腦，包括報價、質量、誠信指標等，最常見的為SRM管理系統;訂單信息的數字化管理是石油企業信息采購的基本單元，包含產品、供應商和資金三大方面信息，相對比較完整;產品信息的數字化主要是為了保證商品采購的高質量，是商品采購中最重要的一環，具有種類多、數據系統龐雜等特點，目前采用無限射頻（RFID）技術實現信息化管理。[5]采購管理一體化即能實現滿足以下需求：精細化控制和跟蹤供應商，來源、詢價、采購、質檢、退貨等業務，采購流程高效透明。支持隨機出庫或調撥，支持多次出庫、發貨，多倉庫聯合出庫，全面提升倉庫管理水平。自定義產品名稱、編號、MRP參數、圖片、主輔單位、提醒等。[6]ERP系統實現供應商、詢價、預購、采購、到貨、質檢等自動關聯，洽談進展完整記錄。

3信息化在石油企業物資采購管理中的應用研究

31加強采購過程數字化的應用

對于需求信息的調查應該深入淺出，最高管理部門決策要根據生產一線的實際情況進行制定，建立完整的信息反饋機制，保證需求與生產的統一;建立供應商檔案化管理機制，數字化的最大優點是其信息的準確性，石油企業在與供應商達成合作關系后，應及時記錄交易的數量、價格、供應商信息、信譽度等指標，長此以往，就會形成自己的動態管理系統，方便與企業選擇優質供應商，爭取穩定、優質貨源，形成長期合作的伙伴關系，避免因為對供應商不了解造成的計劃脫離實際，產品質量差、價格不合理等問題;建立物資信息動態跟蹤管理平臺，石油企業的物資采購工作環節眾多，是需要在具有統籌規劃的前提下按部就班地進行，從選擇到采購到管理環環相扣，為了保證計劃的時效性，就要建立物資信息跟蹤平臺，保證材料來源的穩定性與及時性，建立從驗收入庫、領用出庫、途中運輸等信息的跟蹤平臺，方便集中管理與單據、庫存、合同查詢，一旦出現問題，能夠及時地找到責任人，提前預備虧空物資，提高物資管理水平;整合市場供應信息，長期與固定供應商合作能夠保證物資的穩定性，但這不意味著企業選擇具有局限性，市場競爭日新月異，企業要做好市場調研工作，準確把握物資在本企業需求和市場價格走向，對考察合格的供應商要給予一定程度的約束，在合作的同時，石油企業應在企業內部進行定期供應商考評，將考評結果在采購信息平臺上進行動態公示，對于考評不合格的供應商應在物資采購系統中做限制性采購措施，以此避免企業盲目采購現象。

32推進采購一體化管理

ERP系統管理著企業的人、財、物、產、供、銷，給企業提供了高度集成的管理平臺，是企業信息化建設的重要組成部分;條碼技術是物流管理現代化的重要技術手段，包括條碼的快速識別技術、編碼技術和計算機管理技術，它是實現計算機管理和電子數據交換不可缺少的前端采集技術。[7]很多企業在建設實施ERP系統的時候也同時考慮如何應用條碼技術來提高ERP系統中生產、物流、表單傳遞管理的效率，以達到生產過程精確管理、快速出入庫、表單快速識別、產品快速跟蹤、快速出入庫等目的。

33加強供求系統的監督與管理

預測物資市場價格變動趨勢。要想使采購基金得到充分應用，就要時刻關注國家宏觀政策的出臺，并結合歷史采購記錄，對物資明細表中長期的價格走勢進行預測。石油企業采購具有購買基金數量龐大、采購物資種類繁多等特點，關注市場變動趨勢，能夠幫助石油企業及時了解市場價格波動，在交易時提出更為合理的價格，促進供應商與企業的合作;對油田物資需求進行預測，石油企業有其自身相對完整的內部生產計劃，材料消化相對規律，因此當年的采購計劃可以用往年信息作為依據，進行計劃安排發放，并結合物資消耗單位的實際領用歷史記錄，預測變化趨勢。[8]合理的預測能夠幫助企業減少鋪張浪費現象，保證物資的合理應用，避免造成有的生產單位材料領取過多而造成囤積，而有的生產單位物資緊缺影響工作進度;預測不同時期庫存的最小存量，物資需求具有一定規律，要維持物資庫存穩定，就要計算出最低安全庫存量，并進行動態監測，在庫存達到最低安全庫存值時，就要及時地進行物資購進與補充;預測最佳采購時機與合理庫存量，根據以上的預測，能夠完成物資消耗的動態跟蹤過程，包括物資消耗、庫存水平等。方便計算出各種物資的最佳采購時間，保證最合理庫存數量，保證購進資金的合理運用，為企業帶來最優的經濟效益。

4結論

通過搭建新的信息平臺，石油企業得到了更好的發展，形成了手段先進、管理規范、生產高效的物資管理系統。[9]信息化手段的應用，在石油企業物資采購前提供了信息資源，采購中提高了交易效率，并為以后的采購保存了歷史記錄，使信息化條件下的石油企業物資采購更為規范化、合理化、高效化，保證了企業采購資金的充分運用，為石油企業穩定發展奠定了物質基礎。

參考文獻：

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[作者簡介]丁婕（1984—），女，重慶人，本科，川慶鉆探工程有限公司，經濟師，研究方向：石油企業物資倉儲管理。