貫徹落實電子檔案管理模式對單位發展的影響

王皓然

摘 要：隨著科技的進步和經濟發展水平的不斷提高，信息化的速度越來越快，單位發展對于信息化的技術提高要求更加普遍，電子檔案管理在大數據時代的背景下，對新經濟的發展做出重要貢獻，有助于提高單位管理模式的進步，優化技術條件，促進單位的可持續健康發展。

關鍵詞：電子檔案;管理模式;模式對比;發展影響

信息化的發展使得單位管理技術得到革新，電子檔案的出現提高了單位的行事效率，提高信息儲存的高密度性，實現信息與載體間的分離，與傳統檔案模式相比，更具有共享性、多樣性以及經濟環保等優點，貫徹落實電子檔案管理模式，正確處理同傳統模式之間的關系，提高對單位發展的效用。

1 發展背景的闡釋

1.1 經濟進步

經濟是社會進步與發展的基礎和前提，我國改革開放以來，經濟發展速度呈現直線上升狀態，經濟的繁榮發展有利于政治的穩定與科學技術的革新。在經濟全球化的浪潮中，提高經濟發展水平有利于國家的穩定與權力地位的保證。經濟的進步推動國家總體發展的提升，從而促進單位的多樣化多功能發展，推動電子技術的提高，為建立電子檔案管理模式提供經濟基礎性的保障與單位的健康持續發展。

1.2 政治發展

國家檔案局辦公室關于印發《電子檔案管理系統基本功能規定》的通知中提到“推進電子檔案科學管理，規范電子檔案管理系統建設，明確電子檔案管理系統基本功能”國家支持電子檔案管理模式的發展，大力促進電子檔案模式管理的應用，確保電子檔案的真實、完整、可用與安全。遵循國家有關法律法規和標準規范，推進單位對于電子檔案管理模式的應用發展，提高單位檔案的嚴密規范。

1.3 科技文化革新

電子檔案管理模式的發展離不開科技文化水平的重視與提高。科技的發展進步是保證的社會可持續性健康發展的重要保證，電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件，計算機的發展是當代大數據時代必不可少的主導因素，而電子檔案模式建立在計算機的發展基礎上，信息化的不斷發展變化推進電子檔案管理模式的進步。

2 管理模式的探究

2.1 管理要求

1）管理制度的要求。相關單位需要構建出一套完善的電子文件歸檔管理制度，對電子文件進行約束，保證電子文件與傳統紙質檔案相互依存、共同發揮各自作用[1]。完備良好的管理制度對于電子檔案管理模式實行的準確度與可靠性提供一定的保障作用。

2）管理人員的要求。管理人員是電子檔案管理模式的重要性角色，單位相關工作人員要遵循所制定的管理制度，做到恪盡職守，嚴格按照管理制度相關的準則與規范執行任務，保證電子檔案真實性，還原最本真的內容，培養管理人員綜合素質，推動管理人員對于制度的遵守性，利于單位良好氛圍的建立。

2.2 管理系統

管理系統指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。如果說管理要求是電子檔案的核心，那管理系統就是電子檔案管理模式的靈魂性呈現。確保系統結構的對外開放性與可擴展性，要支持電子檔案管理的業務模式，此外，在國家的相關規定中，系統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能和依據檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫等。完善電子檔案管理軟硬件設施。合理完備的管理系統利于電子檔案在單位中的應用，推進單位的信息化管理，繼而推動單位人事部的管理與內部人員制度的運作。

3 模式的對比

電子檔案管理模式是對舊有管理模式的開拓創新。電子檔案管理模式具有共享性的特點，通過電子設備便于傳輸分享，對于不同地點的操作辦公，電子檔案節省了空間時間，同時提高了單位的辦事效率。此外，電子檔案具有多樣性，不像傳統的紙張，電子類型多種多樣，可方便操作與靈活創新應用，不僅在該模式上具有創新，在單位人員操作的過程中有助于單位人員的思維意識的創新發展。電子檔案不用浪費紙張，需要的是電腦信息化的操作，具有經濟環保性，對于單位的綠色生態發展提供良好的助推作用。在傳統紙質檔案的管理工作中，檔案管理人員需要對檔案庫房環境進行 特別的關注，防止檔案資料由于受到一定的外部環境的影響所帶來的安全風險或因為管理疏忽而造成丟失，這些問題都將對檔案的完整性造成比較嚴重的影響。而電子檔案作為虛擬性的形式不會遇到這些問題，有利于保護信息的原件性[2]，保障單位信息的準確度與相對問題上的安全性。在運用電子檔案管理模式的同時，要關注其不穩定性的缺點，網絡信息化的形式要注重信號與網絡侵入的安全性問題，避免對單位的隱私造成不必要的威脅。作為電子檔案，主要依托電子設備來完成相應的操作，這在一定程度上造成了對設備的依賴性，因此更要關注到依賴性的問題。

4 對單位的影響

電子檔案管理模式具有信息化數據化的特點，在新經濟時代的帶領下，面對大數據的沖擊，電子檔案管理模式對于單位的發展有著不可或缺的作用，是在數據處理，信息整合方面的高效率操作，但電子檔案方向的發展有利有弊，不可盲目進行偏執一方的應用，根據單位的實際情況，實事求是，抓住單位管理模式的特色與管理制度的不同，通過電子檔案的管理模式進行單位不同層面的優化處理。電子檔案管理模式處理得當有助于單位的快速成長與發展，推動單位前進，繼而提高單位的經濟效益，開拓新發展。

5 結語

處于信息化時代，科技經濟發展速度日益加快，檔案管理也應順應時代潮流的發展變化，應用創新。找準電子檔案管理模式的方向，抓住管理模式的優勢，做好劣勢的防范，趨利避害，進行總結分析與論證，根據不同單位的性質類型，貫徹落實電子檔案管理模式，從而推動單位的進步，保障經濟的持續健康發展。

參考文獻

[1]陳平平.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].建筑工程技術與設計，2018，（24）：3758.

[2]阮潔.電子檔案與傳統檔案管理模式的差異與共性探討[J].魅力中國，2019，（24）：339-340.