新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

藺彥梅

摘 要：隨著社會(huì)信息化的發(fā)展和普及，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們的生活水平和方式也變得截然不同，科學(xué)技術(shù)更是成為推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的主要?jiǎng)恿Γ藗兊墓ぷ骱蜕钜呀?jīng)能夠越來越離不開科學(xué)技術(shù)。其中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是人們生產(chǎn)生活中應(yīng)用最廣的也是最實(shí)用的一門技術(shù)，已經(jīng)變成現(xiàn)代化信息化社會(huì)的重要象征。在社會(huì)各種組織形式中，人事檔案管理工作是不可缺少的一項(xiàng)工作，管理的質(zhì)量水平影響著組織的發(fā)展和管理水平質(zhì)量的高低，所以在經(jīng)濟(jì)社會(huì)和現(xiàn)代化社會(huì)大環(huán)境下，人事檔案管理工作也必須向著現(xiàn)代化信息化邁進(jìn)，讓先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作得到充分發(fā)揮，讓人事檔案管理工作更進(jìn)一步。本文主要講述為什么要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化、信息化過程中的阻礙以及如何實(shí)現(xiàn)等三個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，希望能對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;管理質(zhì)量;管理水平;信息化建設(shè)

當(dāng)前時(shí)代屬于知識(shí)信息技術(shù)共同發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，無論是從政治、文化還是經(jīng)濟(jì)層面都迎來了信息化現(xiàn)代化發(fā)展的重要機(jī)遇，每個(gè)層面都在為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化而不斷進(jìn)步，社會(huì)面貌更是日新月異。在如此時(shí)代背景下，人事檔案的管理工作也由以往傳統(tǒng)管理方式向著信息化管理的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。但是因?yàn)槿耸聶n案的管理信息化起步較晚，進(jìn)程較慢，經(jīng)驗(yàn)不足，在探索過程中難免會(huì)遇到阻礙和難題，對(duì)工作的正常進(jìn)行形成阻礙。對(duì)此，人事檔案管理工作的各級(jí)人員應(yīng)該引起足夠的重視，提高信息化意識(shí)，不斷創(chuàng)新和研究，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的益處

1）現(xiàn)代化管理提高管理效率。在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)家喻戶曉的今天，信息資源極度發(fā)達(dá)，其價(jià)值也是與日俱增，這對(duì)人事檔案的信息化管理提出了迫切要求。我們必須順應(yīng)時(shí)代大潮流，盡快實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，同時(shí)信息化管理也能大幅度提高人事檔案的歸檔效率和管理效率。

2）有利于將人事檔案作為共享信息資源。在當(dāng)前時(shí)代，信息化資源極具戰(zhàn)略性，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步已經(jīng)是必不可少了，所以，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化和管理模式的現(xiàn)代化，有利于將人事檔案作為信息資源和戰(zhàn)略資源，在網(wǎng)絡(luò)上共享，為現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)一份力。

3）方便后期的檢索、查閱和調(diào)用。人事檔案管理信息化的最終形式就是將文本檔案加以編輯整理，進(jìn)行網(wǎng)上錄入或掃描等方式形成數(shù)字電子文件，即使用計(jì)算機(jī)或者專門的系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工、編輯轉(zhuǎn)化為電子檔案，以方便存儲(chǔ)，從而方便后期的檢索、查閱和調(diào)用。

4）可以將檔案作為資源更好地開發(fā)和利用。人事檔案設(shè)立的作用就是為了將人事工作做得更好，這對(duì)人事檔案的要求是極高的，需要建設(shè)多元化、層次化、立體化的人事檔案管理體系，以適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代對(duì)人事檔案的高要求。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)為人事檔案管理的模式帶來了巨大變革，信息化管理模式大大提高了人事檔案管理的效率，極大程度上提高檔案資源的開發(fā)和利用效率，對(duì)管理水平的提高和社會(huì)的進(jìn)步起到了應(yīng)用的作用。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的阻礙

1）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)置不齊全。要完成人事檔案的信息化建設(shè)，首先需要有現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備和操作系統(tǒng)或程序等軟件部分作為后盾，保障人事檔案的信息化管理和開發(fā)利用。但是就目前社會(huì)現(xiàn)狀來看，多數(shù)組織內(nèi)部的人事檔案管理部門硬件設(shè)備并不齊全，軟件系統(tǒng)也很落后，這在一定程度上阻礙了人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2）對(duì)于信息化建設(shè)程度沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該有一個(gè)最終目標(biāo)或者建設(shè)程度的約束，各組織都要朝著這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，以標(biāo)準(zhǔn)來檢驗(yàn)自身的建設(shè)效果和質(zhì)量。然而在實(shí)際建設(shè)活動(dòng)中，各組織均根據(jù)自身發(fā)展來制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了在人事檔案管理體系內(nèi)不能形成統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，檔案信息不能實(shí)現(xiàn)共享，信息化管理也失去了應(yīng)有的意義。

3）人事檔案管理人才缺乏。在當(dāng)下，各單位人事檔案管理體系中都有固定的人事檔案管理專職人員，但是普遍學(xué)歷低，文化低，缺乏專業(yè)技能，在信息時(shí)代的大環(huán)境下無疑是拉低了管理人事檔案的水平，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不能進(jìn)行文書檔案管理工作的信息化深度研究，缺乏專業(yè)技術(shù)水平高的現(xiàn)代化信息人才。

3 如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化

1）基礎(chǔ)設(shè)施的全面配置。先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的必要保障，是人事檔案能夠進(jìn)行信息化建設(shè)管理的物質(zhì)條件，是開發(fā)和利用信息資源的媒介，也是網(wǎng)絡(luò)共享和信息轉(zhuǎn)移的主要形式。所以在新形勢(shì)下要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)就要在基礎(chǔ)設(shè)施上加大投入，采購先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保障設(shè)備的更新和技術(shù)革新，設(shè)立符合組織內(nèi)條件的最優(yōu)網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，加快人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提高工作效率。

2）加快人事檔案文本化到信息化數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)，導(dǎo)致在以往的純文本檔案形式中出現(xiàn)了大量的電子文件，對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)該同時(shí)對(duì)兩種形式的文件加強(qiáng)收集，共同管理，并將工作重點(diǎn)放在文件的有效存檔和二次開發(fā)上，這項(xiàng)工作需要一個(gè)更加專業(yè)的人事檔案信息化系統(tǒng)，同時(shí)還要滿足標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和科學(xué)高效管理兩方面要求，并通過端口將檔案文件和記錄資料等錄入系統(tǒng)，成為全國(guó)性的人事檔案信息大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的全面信息化和數(shù)據(jù)化，方便共享和管理。

3）保證人事檔案資料的安全。在人事檔案管理信息化到一定程度之后就可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這是一定要注意保證人事檔案資源信息的安全，避免因?yàn)樾畔⑿孤稁淼膰?yán)重問題。為確保信息安全，人事檔案管理部門在信息化建設(shè)中要充分考慮各方面的安全因素，并付諸信息化管理中去，在信息資源共享時(shí)采取嚴(yán)密的安保措施，保障信息不被非法利用、不被篡改、不失真。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，提高綜合素質(zhì)和綜合管理能力，提高計(jì)算機(jī)操作能力和應(yīng)用水平等。在平時(shí)工作中領(lǐng)帶應(yīng)該要求管理人員及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和更新，設(shè)立管理章程和操作章程和細(xì)則，嚴(yán)格執(zhí)行，多方便保障人事檔案的安全。

4）增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)性。人事檔案的管理工作有很大一部分是為對(duì)檢索查閱人事檔案有需求的人員服務(wù)，所以在信息化建設(shè)過程中要增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)性。這要求在信息化建設(shè)中投入更多的時(shí)間和精力做檔案信息的細(xì)化分類，如深度提取和加工檔案中的文字、圖片信息、音頻、影像資料等中的關(guān)鍵信息，在信息化系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)鍵字檢索，通過計(jì)算機(jī)將人事檔案數(shù)字化儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸，滿足不同人對(duì)人事檔案資源的各種需求，以此增強(qiáng)服務(wù)性。

4 總結(jié)

在當(dāng)今時(shí)代，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，需要加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全管理，加快挖掘人事檔案文本化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，同時(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作者的服務(wù)性意識(shí)，全面加快人事檔案管理的信息化建設(shè)。

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